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2026年跨境电商培训公司办公设备使用与维护管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司办公设备的申请、分配、使用、维护及报废等全流程管理，保障设备高效运转，延长使用寿命，降低运营成本，防范信息安全风险，支撑跨境电商培训业务有序开展，依据《中华人民共和国安全生产法》《数据安全法》等相关法律法规，结合公司实际制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体员工，涵盖所有办公设备，包括但不限于电脑（台式机、笔记本）、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、碎纸机、电话、网络设备（路由器、光猫等）、培训用摄像头及各类办公软件等。

第三条管理责任

行政部为办公设备管理牵头部门，负责设备采购、登记、调配、报废及制度监督执行；IT技术部负责设备技术支持、维护保养、系统安全及故障维修；各部门负责人为本部门设备管理第一责任人，监督员工规范使用设备；员工个人对所使用设备承担直接保管责任。

第二章设备申请与分配

第四条申请流程

员工因工作需要新增或更换设备，需填写《办公设备申请表》，注明设备类型、规格、用途及使用场景（如跨境电商课程直播需高清摄像头），经部门负责人签字审批后提交行政部。行政部核对库存，库存充足的直接调配，库存不足的纳入采购计划。

第五条采购与登记

行政部根据审批需求采购设备，优先选择性价比高、适配培训业务的型号，电脑配置需满足数据分析、视频剪辑等跨境电商培训需求（推荐英特尔酷睿i5以上处理器、8GB以上内存、256GB以上SSD硬盘）。新设备到位后，行政部联合IT技术部进行登记，记录设备型号、序列号、采购日期、价格及分配信息，建立电子台账实现可追溯。

第六条分配原则

设备分配遵循“按需配置、资源共享”原则，优先保障培训教学、课程研发等核心岗位需求。打印机、复印机等通用设备实行部门共享，减少冗余采购；培训用投影仪、摄像头等专用设备由行政部统一管理，各部门按需预约使用。

第三章设备使用规范

第七条通用使用要求

所有设备仅限工作用途，严禁因私使用。员工需按照操作手册或IT技术部指导正确操作，不得私自拆卸、改装设备或修改系统设置。设备使用完毕后，需关闭电源（长期不用时），清理设备周边杂物，保持使用环境整洁。

第八条专项设备使用规则

（一）电脑设备

电脑需安装正版操作系统及办公软件，IT技术部定期推送系统安全补丁及更新，员工需及时安装。严禁安装来源不明的软件或访问非法网站，禁止存储涉密培训资料（如未公开课程课件）在非加密硬盘。每日下班前需备份重要数据至云端或移动硬盘，防止数据丢失。笔记本电脑外出携带需妥善保管，返回后及时登记，丢失或损坏需立即上报行政部。

（二）打印与复印设备

使用前需确认打印/复印内容的必要性，严格控制数量，推行双面打印以节约纸张。打印/复印涉密文件（如跨境电商运营方案）后需即时取走，严禁遗留文件在设备旁。遇到卡纸时，需先关闭电源，顺着纸张走向小心取出，无法处理的联系IT技术部维修，禁止强行拉扯。耗材更换需使用原厂推荐型号，更换后将旧耗材交由行政部统一回收处理。

（三）投影与摄像设备

培训前需提前调试投影仪，清洁镜头（使用专用镜头布螺旋状擦拭，避免触碰镜头表面），确保投影清晰。使用完毕后关闭电源，待散热风扇停止运转后盖上镜头盖。摄像头需定期清洁镜头，拍摄课程视频后及时导出素材并删除设备内缓存，防止内容泄露。

（四）网络与碎纸设备

路由器、光猫等网络设备由IT技术部专人管理，员工不得私自更改网络设置或连接未经授权的设备。碎纸机使用时需按照纸张规格投放，避免超量导致卡纸，定期使用专用润滑纸保养刀具，禁止碎含金属、塑料的物品。涉密文件必须经碎纸机处理，不得随意丢弃。

第四章维护与保养

第九条日常自查与保养

员工每日使用设备前需进行基础检查，电脑查看运行状态、打印机检查纸张与耗材、投影仪检查散热情况等，发现异常立即停止使用并上报。每日工作结束后，用干燥软布擦拭设备外部，键盘可倒置拍打去除碎屑，鼠标清洁光学镜头以保证定位精准。

第十条定期维护

IT技术部每月对打印机进纸辊、扫描平台进行清洁，每季度检查电脑内部除尘（使用压缩空气罐吹去主板、散热器灰尘），每半年对投影仪防尘网进行清洗、检查灯泡使用寿命。行政部每季度核对设备台账，检查设备完好情况，更新使用状态信息。

第十一条故障报修

设备出现故障，员工需填写《设备故障报修单》，注明故障现象、发生时间及操作过程，经部门负责人签字后提交IT技术部。IT技术部接到报修后24小时内响应，小故障现场修复，需更换配件或专业维修的，及时告知行政部协调处理，维修进度定期反馈报修人。

第五章设备报废与处置

第十二条报废标准

设备符合下列情形之一的，可申请报废：使用年限超过5年且性能无法满足工作需求；维修费用超过设备