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2026年跨境电商培训公司发票管理制度

第一章总则

第一条为规范公司发票管理，防范发票使用风险，确保发票开具、取得、保管等环节符合国家税收法律法规及行业监管要求，结合公司跨境电商培训业务特点，制定本制度。

第二条本制度所称发票，包括国内增值税发票（含专用发票、普通发票）、境外合法票据（如境外服务费发票、形式发票等），适用于公司所有部门及分支机构的培训收费、业务支出、跨境合作等涉及票据的业务活动。

第三条发票管理遵循“合法合规、真实准确、全程管控、责任到人”原则，确保每一张发票都与实际业务对应，严禁虚开、虚收、伪造、倒卖发票等违法违规行为。

第四条财务部门是发票管理的责任部门，指定专人负责发票申领、保管、开具、核销等工作；业务部门需配合提供发票开具所需信息，确保业务真实性；全体员工需遵守本制度规定，对发现的发票违规行为及时上报。

第二章发票申领与保管

第五条发票申领：财务部门根据公司业务量及发票使用需求，向主管税务机关申请领购发票。申领前需核对现有发票库存，填写《发票领购申请表》，经财务负责人审批后，由发票管理员携带税务登记证件、经办人身份证明等资料办理领购手续。

第六条发票保管：建立“发票保管台账”，详细记录发票领购日期、种类、数量、发票代码、起止号码等信息。发票需存放于财务专用保险柜，实行“双人保管、分开钥匙”制度，防止发票丢失、被盗或篡改。

第七条发票库存管理：发票管理员每周核对发票库存与保管台账，确保账实相符；发现发票缺失、破损的，需立即向财务负责人报告，并及时向主管税务机关报备，按规定办理挂失、作废手续。严禁将空白发票带出公司办公场所，特殊情况需经总经理审批，并由专人陪同使用。

第八条发票核销：财务部门按主管税务机关要求，定期对已使用发票进行核销。核销前需整理已开具发票的存根联，核对开具金额、份数与税务系统数据一致，填写《发票核销申请表》，经税务机关审核通过后完成核销，核销资料留存至少5年。

第三章发票开具管理

第九条开具范围：公司开展培训业务收取费用、提供咨询服务、销售配套教材等经营活动，均需按规定向付款方开具发票；向境内单位或个人提供服务的，开具国内增值税发票；向境外客户提供跨境培训服务的，按国家税收政策开具对应票据（如免税发票、零税率发票等）。

第十条开具要求：开具发票时需准确填写付款方名称、纳税人识别号（境内单位需提供）、地址电话、开户行及账号（如需）等信息，确保与付款方提供的资料一致。发票内容需如实填写，注明业务类型（如“跨境电商培训服务费”“教材费”“海外师资合作费”等）、数量、单价、金额，大小写金额必须一致，不得涂改、挖补。

第十一条培训业务发票开具：收取学员培训费（含预收费）时，需在收费当日开具发票，特殊情况最迟不超过3个工作日。发票备注栏需注明培训项目名称、培训周期、收费标准，以及“退费需凭此发票办理”字样。跨期培训收费开具发票的，需在发票上标注“跨期培训，收入按进度确认”。

第十二条大额发票开具：单张发票金额超过公司设定标准（具体标准由公司根据规模制定）的，需经业务部门提供《大额发票开具申请单》，注明业务详情、付款方式，经财务负责人复核、总经理审批后，由发票管理员开具发票，留存申请单作为附件归档。

第十三条发票作废与红冲：已开具发票发现信息错误、业务取消等情况需作废的，需收回全部联次（含客户联），在发票上注明“作废”字样，留存作废发票备查；跨月发票需红冲的，需向财务部门提交《发票红冲申请表》，说明红冲原因，附原发票复印件，经审批后按税务规定办理红冲手续，重新开具正确发票。

第四章发票取得与审核

第十四条业务支出发票取得：公司开展业务活动（如采购教材、支付场地租金、境内外师资费、技术服务费等），需向收款方索取合法有效的发票。境内支出需取得增值税发票或其他合法票据；境外支出需取得境外机构开具的合法票据（如形式发票、服务费发票），并附翻译件（中文）。

第十五条发票审核标准：财务部门收到发票后，需从以下维度审核：发票种类是否符合业务性质；发票信息是否完整（如开票日期、收款方名称、纳税人识别号、金额等）；发票内容是否与实际业务一致；发票印章是否清晰、合规；境外票据是否附带符合规定的翻译件及外汇支付凭证。

第十六条审核流程：业务部门报销时需提交发票及相关业务资料（如采购合同、培训合作协议、费用明细单等），财务审核人员先核查发票合规性，再核对发票金额与业务资料是否匹配，审核通过后报财务负责人审批；审核不通过的，需告知业务部门补充资料或更换合规发票，严禁将不合规发票纳入报销范围。

第十七条跨境票据特殊要求：涉及境外师资合作、海外课程采购等跨境业务的，取得的境外票据需注明业务内容、服务期间、金额（注明币种及汇率），同时留存外汇支付凭证（如银行境