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2026年虚拟现实教育软件公司费用报销管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司费用报销行为，明确报销标准、流程与责任，控制经营成本，保障资金使用合规高效，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》及公司财务管理制度，结合虚拟现实教育软件研发、销售、服务等业务特点（如研发人员技术调研差旅、VR设备采购、外包开发服务等），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体员工在开展业务过程中产生的各类费用报销，包括但不限于差旅费用（交通、住宿、餐饮）、采购费用（VR软件开发所需软硬件设备、办公物资）、服务费用（外包研发、技术咨询、市场推广）、日常办公费用（水电、租赁、通讯）、员工福利费用（团建、体检）等，涵盖费用申请、发生、报销、审核、支付全流程。

第三条报销原则

合规性原则：费用发生需符合国家法律法规及公司制度要求，报销凭证需真实、合法、有效（如正规发票、收据等），严禁虚构费用、套取资金。

真实性原则：费用需与实际业务相关，报销内容需如实填写，不得隐瞒、夸大费用金额，严禁将个人消费与公司业务费用混淆报销。

及时性原则：费用发生后，员工需在30个工作日内提交报销申请，特殊情况（如跨年度费用、长期项目费用）需书面说明原因，经部门负责人及财务负责人审批后可延长至60个工作日，逾期未申请的视为自动放弃报销资格。

节约性原则：费用发生需遵循“必要、合理、节约”原则，在满足业务需求的前提下，优先选择性价比高的方案，避免铺张浪费。

第二章管理组织与职责

第四条财务部门

作为费用报销管理核心部门，主要职责包括：制定和修订费用报销制度及操作细则；明确各类费用的报销标准、凭证要求与审核流程；审核报销申请的合规性、真实性与完整性，核对报销金额与凭证是否一致；处理报销审核中的问题，向员工宣导报销政策；按审批流程办理费用支付，建立报销台账记录支付情况；每季度对费用报销数据进行汇总分析，向管理层提交费用分析报告。

第五条各业务部门

研发部门：负责本部门研发相关费用（如VR设备采购、研发人员差旅、外包开发服务费）的申请与报销，确保费用与研发项目直接相关；部门负责人需审核本部门员工报销申请的真实性与合理性，确认费用符合项目预算及公司制度后签字审批；配合财务部门提供研发费用相关证明材料（如项目立项书、采购合同）。

销售部门：审核本部门销售费用（如客户拜访差旅、市场推广费、客户招待费）的真实性，确保费用符合销售业务需求；控制部门费用总额，避免超预算支出；指导员工按要求整理报销凭证，及时提交财务部门。

行政部门：负责办公费用（如办公物资采购、场地租赁、水电通讯费）、员工福利费用的申请与报销；制定办公物资采购标准与福利发放标准，确保费用合规；审核行政类费用报销凭证，配合财务部门进行费用管控。

其他部门：按本制度要求办理本部门业务相关费用报销，部门负责人对本部门报销申请的真实性、合规性负责，确保费用在预算范围内发生。

第六条员工职责

员工需在费用发生前，按规定办理费用申请（超出一定金额的费用需提前申请）；费用发生时主动索取合规报销凭证，妥善保管凭证原件；按要求填写报销单，如实说明费用发生原因、时间、地点、金额及关联业务；在规定时限内提交报销申请及相关凭证，配合财务部门补充审核所需材料；对报销内容的真实性承担直接责任，严禁虚报、冒报费用。

第三章费用报销标准

第七条差旅费用标准

交通费用：员工出差选择交通工具需根据出差距离、业务紧急程度确定。出差距离超过800公里或出差时间紧急的，可选择飞机经济舱；800公里以内的，优先选择高铁二等座或动车二等座，特殊情况需乘坐高铁一等座或飞机商务舱的，需提前经部门负责人及总经理审批。市内交通费用按出差城市级别限额报销，一线城市（如北京、上海、广州、深圳）每日不超过300元，二线城市每日不超过200元，三线及以下城市每日不超过150元，凭出租车发票、网约车行程单等凭证报销，超标部分自行承担（特殊情况需书面说明并经审批）。

住宿费用：一线城市单人住宿每日不超过600元，二线城市每日不超过400元，三线及以下城市每日不超过300元，两人同行可按双人标准（单人标准的1.5倍）报销，凭酒店正式发票报销，发票需注明住宿起止日期、房间号、金额等信息，超标部分自行承担。

餐饮费用：出差期间餐饮费用按每日100元标准补贴，无需提供餐饮发票，随差旅费用一并报销；如因业务需要发生客户招待费，需单独填写报销单，注明招待对象、事由，按实际金额报销（单次招待费超过2000元需提前申请），凭餐饮发票报销。

第八条采购费用标准

VR软硬件设备采购：研发所需VR头显、服务器、开发软件等设备，需先提交采购申请，注明设备型号、数量、预算金额，经研发部门负责人、财务负责人