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人事档案管理规范及工作流程

引言

人事档案，作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作变动等情况的文字材料，是组织人事管理工作的重要组成部分，也是组织考察、选拔、任用员工的重要依据。科学规范地管理人事档案，不仅关系到员工个人的切身利益，更关系到组织人力资源管理的质量与效率，乃至组织的长远发展。因此，建立健全人事档案管理规范，优化工作流程，是各级组织人事部门的一项基础性工作，其重要性不言而喻。本文旨在结合实践经验，系统阐述人事档案管理的规范要求与标准工作流程，以期为相关从业人员提供有益的参考与借鉴。

一、人事档案管理的基本原则

人事档案管理工作并非简单的材料堆砌与保管，它是一项政策性、机密性、专业性都很强的工作，必须遵循以下基本原则，以确保档案的真实性、完整性、安全性和可用性。

首先，真实性原则是人事档案的生命线。档案材料必须实事求是地反映员工的真实情况，严禁任何形式的虚构、伪造、篡改。在材料收集、审核、归档的各个环节，都要对材料的真实性进行严格把关，确保每一份入档材料都经得起检验。

其次，完整性原则要求档案材料必须全面、系统地反映员工在一定时期内的主要经历和德才表现。这意味着档案管理人员需主动、及时地收集员工在工作、学习、生活等方面形成的各类有价值的材料，避免重要信息的遗漏，使档案能够勾勒出员工成长与发展的完整轨迹。

再次，保密性原则是人事档案管理的核心要求之一。人事档案内容涉及员工个人隐私及组织内部信息，档案管理人员必须严守纪律，恪守职业道德，严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案信息不外泄，维护员工个人权益和组织利益。

此外，规范性原则贯穿于档案管理的全过程。从材料的收集、鉴别、整理、装订，到档案的建立、保管、转递、利用乃至销毁，都必须遵循统一的标准和程序，做到条理清晰、手续完备、符合规范，以保证档案管理工作的有序进行。

最后，服务性原则强调人事档案管理的根本目的在于为人事管理工作服务。档案管理工作应立足于组织发展和人力资源开发的需要，在符合规定的前提下，为组织选拔任用、考核奖惩、薪酬福利、教育培训等工作提供准确、及时的档案信息支持。

二、人事档案管理规范细则

（一）档案材料的收集与审核

档案材料的收集是档案管理的起点，其质量直接影响后续工作的开展。收集范围应涵盖员工入职登记表、履历材料、考核考察鉴定材料、学历学位与专业技术职务材料、政治历史情况审查材料、奖励与处分材料、招录聘用任免工资待遇材料、党团材料以及其他有参考价值的材料。收集工作应做到及时、准确、全面，确保材料在形成后能尽快归档。

对于收集到的材料，必须进行严格审核。审核内容包括：材料是否属于归档范围；材料是否真实、完整，有无缺页、涂改、伪造等情况；材料手续是否完备，如签名、盖章、日期是否齐全规范；材料格式是否符合要求，如用纸规格、书写工具等。对不符合要求的材料，应及时退回形成单位或个人补充完善，对于虚假材料，坚决不予归档，并视情况报告相关部门处理。

（二）档案的建立与日常管理

员工入职后，档案管理部门应及时为其建立人事档案。建档时，需将审核合格的材料按照《干部档案整理工作细则》或相关规定进行分类、排序、编目、装订。材料排列应遵循时间顺序与逻辑顺序相结合的原则，做到条理清晰，便于查阅。档案目录应详细准确，注明材料名称、页数、形成日期等信息。

档案的日常管理是一项细致而长期的工作。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件，配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设施。档案存放应实行集中统一管理，专人负责，做到定期清点核对，确保账物相符。档案柜具应选用符合国家标准的铁皮柜或密集架，档案盒应坚固耐用，便于长期保存。

档案管理人员在日常工作中，应注意保持档案的整洁与完好，避免档案材料出现霉变、虫蛀、破损。对于需要复印或扫描的档案材料，应严格遵守操作规程，防止原件损坏或信息泄露。同时，要建立健全档案管理台账，详细记录档案的接收、建立、借阅、转递、销毁等情况。

（三）档案的保管与保护

档案保管是档案管理的中心环节，其任务是采取有效措施，防止档案的损坏，延长档案的寿命，确保档案的安全。档案库房的选址和建设应符合档案保管的特殊要求，远离易燃易爆场所和污染源。库房内的温湿度应控制在规定范围内，通常温度宜保持在14℃-24℃，相对湿度宜保持在45%-60%。

档案保护技术的应用对于档案的长期保存至关重要。应积极采用先进的档案保护技术和设备，如对重要档案进行数字化扫描备份，采用防虫药剂进行预防性处理，对破损、褪色的档案进行修复和复制等。同时，要建立档案定期检查制度，每年对库存档案进行一次全面检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。

（四）档案的保密与安全

档案的保密工作是一项严肃的政治任务，必须高度重视。档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确