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采购申请与审批流程模板（节约成本版）

引言

本模板旨在通过标准化采购申请与审批流程，明确各环节职责，强化成本控制意识，帮助企业规范采购行为、降低采购成本、提升资金使用效率。适用于各类企业（尤其是中小型企业）的日常采购管理，涵盖办公用品、生产原料、设备采购等场景，可根据企业实际规模和业务特点灵活调整。

一、适用场景与价值

（一）典型使用场景

常规物资采购：如行政办公用品（纸张、文具）、生产耗材（零部件、包装材料）、IT设备（电脑、打印机）等计划内采购。

临时紧急采购：如设备突发故障需更换配件、项目临时急需的零星物料等非计划性采购。

供应商优化场景：需引入新供应商或对比现有供应商报价时，通过流程保证采购性价比最优。

预算管控场景：部门采购需在年度预算内执行，通过审批环节避免超预算支出。

（二）核心价值

成本可控：通过多级审批和比价要求，减少盲目采购，降低采购支出。

流程规范：明确各环节职责，避免推诿扯皮，提升采购效率。

责任可追溯：完整记录采购申请、审批、执行过程，便于后续审计和成本分析。

二、全流程操作步骤详解

（一）步骤1：采购申请发起

操作要点：

申请人根据实际需求，填写《采购申请单（节约成本版）》（详见第三部分模板），明确采购物品名称、规格、数量、预估单价、总价及用途。

需同步说明“成本节约措施”，例如：

是否已对比历史采购价格（如“近3个月同类物品采购均价为元，本次申请单价低于均价X%”）；

是否有替代方案（如“可选用品牌替代，功能相同但成本低Y%”）；

是否需批量采购（如“本次采购10件，若增至20件，单价可降低Z%”）。

附件：如需采购设备，需提供设备参数表；若为新供应商，需提供供应商资质文件（营业执照、相关资质证书等）。

责任主体：需求部门申请人（*申请人）

时限要求：常规采购至少提前3个工作日发起；紧急采购需在申请时标注“紧急”，并说明原因。

（二）步骤2：部门初审（需求与预算审核）

操作要点：

部门负责人（*部门经理）审核采购需求的合理性：确认物品是否符合部门工作需要、数量是否合理（避免过量采购）。

核对采购预算：检查本次采购申请是否在部门年度/月度预算范围内，若超预算，需说明超预算原因及资金来源（如“动用部门备用金”或“申请预算调整”）。

重点审核“成本节约措施”的可行性，提出优化建议（如“建议联系供应商确认批量采购价格”“替代方案需测试功能后再采购”）。

责任主体：需求部门负责人（*部门经理）

时限要求：常规采购1个工作日内完成；紧急采购2小时内完成。

（三）步骤3：财务复审（成本与资金审核）

操作要点：

财务部门（*财务主管）审核采购成本的合理性：对比历史采购数据、市场价格（可通过第三方平台或行业询价获取），判断预估单价是否合理。

审核资金安排：确认采购资金是否到位，若涉及跨期预算，需检查资金审批流程是否完备。

对“紧急采购”申请重点审核：确认紧急原因的真实性，避免以“紧急”为由规避常规比价流程。

责任主体：财务部门（*财务主管）

时限要求：常规采购1个工作日内完成；紧急采购4小时内完成。

（四）步骤4：高层审批（权限与最终确认）

操作要点：

根据采购金额划分审批权限（示例，企业可自行调整）：

金额≤5000元：采购经理（*采购经理）审批；

5000元＜金额≤20000元：采购总监（*采购总监）审批；

金额＞20000元：总经理（*总经理）审批。

审批人重点关注采购的必要性、成本节约措施的落实情况及预算匹配度，签署审批意见（“同意”“不同意”或“补充说明后同意”）。

责任主体：相应权限审批人（采购经理/采购总监/*总经理）

时限要求：常规采购1个工作日内完成；紧急采购2小时内完成。

（五）步骤5：采购执行与比价

操作要点：

采购部门（*采购专员）收到审批通过的《采购申请单》后，根据“成本节约措施”开展采购工作：

常规采购：需向至少3家合格供应商询价，对比价格、质量、交期后选择最优方案，填写《比价记录表》（作为附件归档）；

单一来源采购（如指定品牌、专利产品）：需说明唯一性原因，经采购总监（*采购总监）签字确认后方可执行；

紧急采购：可先电话询价（至少2家），事后补填《比价记录表》，并注明“紧急采购”标识。

与供应商签订采购合同（金额＞5000元时），明确价格、质量标准、交货时间、付款方式等条款。

责任主体：采购部门（*采购专员）

时限要求：常规采购收到审批单后2个工作日内完成比价并下单；紧急采购4小时内下单。

（六）步骤6：入库验收与成本核对

操作要点：

物资到货后，需求部门（申请人）和仓库管理员（仓管员）共同验收：核对物品名称、规格、数量、质量是否与申请单一致，签署《入库验收单》。

财务部门（财务主管）根据《采购申请单》《比价记录表》《入库验收单》《采购合同》等单据，核对采购成本是否与申请一致，若有差异