零售店铺采购订单处理流程标准模版.docVIP

零售店铺采购订单处理流程标准模板

一、适用范围与场景

本模板适用于各类零售店铺（如连锁便利店、社区超市、服装专卖店、母婴用品店等）的日常采购订单管理，涵盖常规补货、新品采购、促销备货、临时紧急采购等多种场景。无论是连锁体系下的统一采购，还是单店独立采购，均可参照本流程规范订单处理全环节，保证采购工作高效、合规、可控。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与初审：明确采购需求，避免盲目采购

操作目标：收集并验证采购需求，保证采购申请的合理性与必要性。

操作人：需求部门（如店长、品类主管、门店运营人员）、采购专员。

操作内容：

需求发起：

门店根据销售数据、库存预警（如库存低于安全库存量）、季节性需求、促销活动计划等，由店长或指定品类人员填写《采购申请单》（见模板附件1），注明需求商品名称、规格、数量、期望到货时间、需求原因（如“常规补货”“促销活动备货”“新品试销”等）。

对于紧急采购需求（如突发畅销品断货），需在申请单上标注“紧急”，并同步电话通知采购专员，保证优先处理。

需求初审：

采购专员收到《采购申请单》后，1个工作日内完成初审，重点核对：

需求商品是否在店铺经营范围内；

数量是否与历史销售数据、库存周转率匹配（避免过量采购导致积压）；

期望到货时间是否合理（需考虑供应商备货周期、物流时效等）。

初审通过后，提交店长进行最终审批；初审不通过的，需反馈需求部门说明原因并要求调整。

输出成果：审批通过的《采购申请单》，作为后续供应商选择和订单创建的依据。

（二）供应商选择与询价：比价议价，优选合作方

操作目标：通过多渠道询价、资质审核，确定性价比最优的供应商。

操作人：采购专员、采购经理（必要时）。

操作内容：

供应商筛选：

常规采购：从《合格供应商名录》（见模板附件2）中筛选对应商品的供应商，优先选择合作稳定、供货及时、质量可靠的供应商；

新品采购/新供应商引入：需收集供应商资质文件（营业执照、食品经营许可证/行业资质、产品质量检测报告等），由采购经理组织评估（包括价格、质量、交货期、售后服务、合作案例等），评估通过后方可列入《合格供应商名录》。

询价议价：

向不少于3家合格供应商发送《询价单》（见模板附件3），明确商品规格、数量、交货地点、付款条件等要求，要求供应商在1-2个工作日内提供报价（需加盖公章或电子签章）。

采购专员汇总报价，对比分析价格差异、批量折扣、运费承担等，必要时与供应商议价，争取最优合作条件。

供应商确定：

综合价格、质量、交期等因素，选定最终供应商，填写《供应商报价对比表》（见模板附件4），报采购经理审批。

输出成果：审批通过的《供应商报价对比表》及选定供应商确认信息。

（三）订单创建与审批：正式订单，保证信息准确无误

操作目标：基于采购需求和供应商确认信息，创建标准化采购订单，完成内部审批流程。

操作人：采购专员、采购经理、财务部（必要时）。

操作内容：

订单创建：

采购专员在采购管理系统（或Excel表格）中创建《采购订单》（见模板附件5），完整填写以下信息：

订单基本信息：订单号（系统自动，格式为“店铺代码-日期-流水号”，如“SD20240520001”）、订单日期、供应商全称、联系人、联系电话、地址；

商品明细：商品编码（若供应商有统一编码）、名称、规格型号、单位、采购数量、单价（含税/不含税）、金额（=数量×单价）；

费用明细：运费、装卸费等其他费用（需明确承担方）；

收货信息：收货地址（默认为门店地址，临时变更需注明）、收货联系人、联系电话、计划到货时间；

付款信息：付款方式（如电汇、银承）、账期（如“货到30天付款”）、开户行及账号；

备注栏：特殊要求（如“商品需标注生产日期”“分批到货”等）。

注意：订单信息需与《采购申请单》《供应商报价对比表》完全一致，避免错漏（如商品名称、数量、单价）。

订单审批：

采购专员提交订单后，按权限逐级审批：

采购专员：创建订单，核对信息；

采购经理：审核订单合理性（数量、价格、供应商选择等），金额超过[具体金额，如5000元]需额外提报财务部审核；

店长：确认订单符合门店实际需求，签字批准。

审批通过后，系统自动正式采购订单；审批驳回的，采购专员需根据反馈意见修改后重新提交。

输出成果：审批通过的正式《采购订单》（电子版+纸质版，纸质版需签字盖章）。

（四）订单下达与跟踪：保证订单顺利执行，及时处理异常

操作目标：将采购订单传达至供应商，全程跟踪订单执行进度，保证按时按质交付。

操作人：采购专员。

操作内容：

订单下达：

采购专员在审批通过后1个工作日内，将正式《采购订单》通过采购管理系统、邮件或书面形式发送给供应商，并要求供应商在收到后2个工作日内加盖公章（或电子签章）回传《订单确认函》（见模板附件6），确认订单信息及交货能力。

对于紧急订单，