XJGC ERP项目需求分析报告：国际业务部调研与现状分析.pdfVIP

第一章背景

1.1调研范围

许继国际业务部（下面简称“国际业务部”）

1.2企业基本情况综述

许继国际业务部是隶属于许继的一个平台。功能上与是平

行的。但在组织架构上是分开的。目前设有7个海外。2012年合同数量55个，

合同金额2.38亿。

国际业务部全面负责出口合同管理、、执行和回款。

第二章公司现状

2.1信息系统现状

国际业务部现在没有使用ERP系统对销售业务进行管理，销售部门通过EXCEL台

账的方式记录已经发生过的销售业务。

已实现功能：实现对合同信息的记录和查询，包括合同现有的执行状态，如是否

已经发货，开票，合同还有多少款项未回等。

未实现功能：没有规则的对进行记录，分析统计功能；未实现与物流，

和财务的集成；对产品信息没有进行规范的编码统计功能。

现有系统功能欠缺：EXCEL只是对现有销售业务进行记录，没有和采购，财务等

实际业务进行集成；可能导致财务账面与销售台账不一致。EXCEL进行数据统计可能

因为操作人员的操作或者计算机等导致数据的丢失。

2.2销售业务现状

2.2.1销售业务简介

国际业务部主要包含国内和国际业务两部分。

国内业务客户主要针对国内的分包商，在与分包商签订合同后，会将合同转给许

继的供应商进行生产，如果许继内供应商货物不能满足需求，国际业务部会

向外部供应商采购；

出口业务客户主要针对国外的客户，主要包含产品销售和EPC工程总包。产品可

能向许继公司，或者向外部供应商采购。

注：国际业务部表示，按的统一规划，工程公司的合同统一由国际业务

部录入系统并执行。国际业务部人员在系统中执行操作。上线时是一个口。（关于国

际业务部与国际工程公司的业务操作划分，需要明确，这属于业务管理范畴的问题，

但涉及到系统的操作权限界定。）

2.2.2合同管理业务

在与外部签订采购合同后，记录合同信息并根据业务运转情况更新业务状态。合

同严格按照条款执行，如未能按照合同条款执行，会导致合同执行终止。

需求可在合同签订后，或者在与客户确定完相关的技术指标，并且由于合同一些

细节条款未定导致合同还未签订时，下达给采购部门进行采购。

对外部客户定价很复杂，可能会根据不同的方式，关税和税率等情况而进行

变动。

有投标保函和履约保函。

2.2.3发货业务

一般由供应商直接将货物发送至客户，根据合同条款不同，发货的方式不同；常

见的三种发货方式有EXW(EXworks)：工厂交货，FOB(FreeOnBoard)：船上交货和

CIF(Cost、InsuranceandFreight)：成本、费加运费三种方式。

要求出口的当月，供应商开具采购，用以退税。

2.2.4管理

在货物出口时，出口货物形式（手工制作），作为报关资料。在客户付

款后，开具系统。

货物离岸后，提交相关资料给财务处，出口退税。要求出口的当月，供应商

开具采购，用以退税。

国内销售：发货完成后，销售部门将客户要求的开票格式，金额，开票需要的相

关文件提交至财务部门，财务部门根据销售部门的相关材料出具实物；

一般再发货后才执行，并且开完。

2.2.5回款管理

国际业务部的回款管理按照合同执行。谁签订的合同谁负责回款。

2.3用户对现状系统评价与未来业务期望

2.3.1对于现有的信息系统评价：

现有EXCEL记录方式可以满足销售部门的现有日常业务需求，但是销售部门的业

务和上下游之间没有很好的衔接在一起；并且根据未来对国外业务的扩展需求，

现有的报表