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竞争性谈判记录全套

一、竞争性谈判概述与记录的重要性

竞争性谈判作为一种灵活高效的采购方式，在特定情形下能够有效满足采购需求，尤其适用于技术复杂、需求紧急或供应商数量有限的场景。其核心在于通过与符合条件的潜在供应商进行多轮谈判，明确采购需求、优化技术方案、协商合同条款，并最终确定最优成交供应商。在此过程中，“记录”扮演着至关重要的角色，它不仅是谈判过程合规性、公正性的直接体现，也是后续合同签订、履约管理乃至争议解决的重要依据。一套完整、规范、详实的竞争性谈判记录，是采购活动合法有效、结果经得起检验的基石。

二、谈判准备阶段记录

（一）采购方式变更审批及谈判邀请记录

在启动竞争性谈判前，需完成采购方式变更的内部审批流程。此环节记录应包含：项目名称、编号、原拟定采购方式、申请变更为竞争性谈判的理由（如符合《政府采购法》及相关法规规定的情形说明）、预算金额、审批部门及审批意见、审批日期等。

随后，应记录谈判邀请的发出情况。包括：拟定邀请的供应商名单及其基本资质预审情况（如初步符合采购需求的证明材料摘要）、邀请函的主要内容（采购项目概况、谈判文件获取方式、响应文件提交截止时间、谈判时间地点等）、邀请函的送达方式（如邮寄、电子邮件、传真等）及送达时间、各供应商确认收到邀请函的回执情况。

（二）谈判小组组成及专业人员资质证明

谈判小组的组建是竞争性谈判的关键环节。记录内容应包括：谈判小组的组成方式（如随机抽取、自行选定及其依据）、小组人数（符合法定要求）、成员名单（姓名、所在单位、职称/职务、专业领域）、组长推选结果。若有外部专家，需附上专家的身份证明、职称证书或执业资格证书复印件，以及专家承诺与供应商无利害关系、遵守谈判纪律的声明。同时，记录应注明是否存在成员回避情况及其处理结果。

（三）谈判文件编制及澄清、修改记录

谈判文件是谈判的基础，其编制过程也应留有痕迹。记录应体现谈判文件的编制依据、主要内容框架（如采购需求、技术规格、合同草案条款、评审标准、报价要求等）。

若在谈判开始前或谈判过程中，对谈判文件进行了澄清或修改，需详细记录：澄清或修改的原因、具体内容、发出对象（所有已获取谈判文件的供应商）、发出时间，以及确保供应商在合理时间内收到并能作出响应的说明。供应商对澄清或修改内容的确认反馈，也应一并归档。

三、谈判实施阶段记录

（一）谈判首次会议记录

谈判正式开始时，通常会召开首次会议。会议记录应包括：会议时间、地点、主持人（谈判小组组长）、记录人、谈判小组成员、各供应商授权代表（姓名、职务、联系方式）、监督人员（若有）等出席人员信息。

会议议程及主要内容：主持人宣布谈判纪律、介绍谈判小组成员及供应商代表、重申采购项目概况及谈判程序、明确响应文件的开启顺序（如有）、强调报价的保密性和最终报价的重要性、告知供应商关于澄清说明的权利等。供应商对会议内容的确认或提出的疑问及解答情况，也应准确记录。

（二）谈判过程记录（按轮次）

这是竞争性谈判记录的核心部分，应详尽、准确地反映每一轮谈判的具体情况。每一轮谈判均需单独记录，或在同一文件中按轮次清晰划分。

每轮次谈判记录应包含：

1.谈判时间、地点。

2.参与谈判的谈判小组成员（可注明主谈人）与对应供应商代表。

3.谈判主要内容：针对采购需求、技术方案、服务要求、合同条款、报价构成等方面的具体磋商细节。记录应客观反映双方的意见交换，特别是谈判小组提出的修改建议、供应商的回应、承诺或解释说明。

4.若涉及技术参数调整、服务范围增减等实质性变更，需明确变更内容及其对报价的潜在影响。

5.谈判小组内部讨论情况（此部分可单独记录，或在过程记录中简要体现，但需注意保密）。

6.本轮谈判结束时，谈判小组对供应商提出的最终要求（如修改响应文件、提交新报价的时限等）。

若谈判分为多轮，每一轮的记录都应遵循上述原则，确保谈判过程的连续性和完整性。

（三）报价文件接收、开启及记录

在谈判结束后，供应商应按谈判小组要求提交最终报价。记录需包括：最终报价提交的截止时间、各供应商提交最终报价文件的时间、方式、密封情况（如适用）。

最终报价开启过程应有专人负责记录：开启时间、地点、开启人、监证人（若有）、各供应商最终报价金额（大小写）、报价是否有效（如是否在截止时间前提交、是否按要求密封等）。所有参与开启人员需在报价记录表上签字确认。

（四）供应商澄清、说明或补正事项记录

在谈判过程中或评审阶段，谈判小组可能要求供应商对其响应文件中的含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的内容作必要的澄清、说明或补正。相关记录应包括：要求澄清、说明或补正的具体问题、发出要求的时间、供应商作出澄清、说明或补正的内容、提交时间，以及谈判小组对澄清结果的认可情况。供应商的澄清、说明或补正不得超出响应文件的范