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零星采购管理办法

引言

在组织运营的日常管理中，零星采购作为一项频繁发生的基础活动，其管理效能直接影响到组织的运营成本、资源利用效率及内部控制水平。尽管单笔零星采购的金额通常不大，但因其发生频次较高、涉及范围较广，若缺乏规范有效的管理，极易产生资源浪费、流程冗余、甚至廉政风险等问题。为此，制定并严格执行一套科学的零星采购管理办法，对于优化内部管理、提升运营效益、保障组织健康可持续发展具有重要意义。本办法旨在明确零星采购的管理职责、规范采购流程、强化监督控制，确保零星采购活动的合规性、经济性与高效性。

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位（或组织，下同）零星采购行为，提高采购资金使用效益，降低采购成本，防范采购风险，确保采购过程公开、公平、公正，依据国家相关法律法规及本单位内部财务管理规定，结合实际情况，特制定本办法。

第二条定义

本办法所称零星采购，是指本单位为满足日常运营、办公、维护等需要而进行的，单次采购金额较小、采购频次较高、采购物品或服务较为零散，且未达到集中采购或招标采购标准的采购活动。具体金额标准由本单位根据实际情况另行确定，并可根据市场变化及管理需要进行动态调整。

第三条适用范围

本办法适用于本单位各部门、各分支机构（以下统称“各部门”）的所有零星采购活动。涉及应急采购、特殊物品采购等情况，国家或行业另有规定的，从其规定，但应在事后按本办法相关要求补办或说明手续。

第四条基本原则

零星采购活动应遵循以下原则：

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及本单位内部规章制度，确保采购行为合法合规。

2.经济性原则：在满足质量和需求的前提下，力求以最经济的成本获取所需物品或服务，注重性价比。

3.效率性原则：优化采购流程，减少不必要的环节，提高采购效率，保障及时供应。

4.公开透明原则：采购过程应做到信息公开、过程透明，接受监督，防止暗箱操作。

5.责任追溯原则：明确采购各环节的责任主体，确保采购行为可追溯、责任可追究。

第二章管理职责

第五条采购管理部门

本单位指定的采购管理部门（如行政部、采购部等，下同）是零星采购的归口管理部门，主要职责包括：

1.组织制定和修订零星采购管理相关制度、流程，并监督执行。

2.协调、指导各部门的零星采购工作。

3.负责对达到一定金额标准（具体标准另行制定）的零星采购项目进行审核或直接组织采购。

4.建立和维护零星采购供应商信息库，对供应商进行动态管理和评价。

5.负责零星采购相关资料的归档管理。

6.组织开展零星采购业务培训。

第六条需求部门

各部门作为零星采购的需求提出和使用部门，主要职责包括：

1.根据实际工作需要，提出真实、合理的采购需求，填写采购申请。

2.负责对采购物品或服务的规格、型号、技术参数等进行准确描述。

3.参与或负责小额零星采购的实施过程，如市场询价、供应商初步筛选等。

4.负责采购物品或服务的验收工作，对验收结果的真实性和准确性负责。

5.按规定办理领用、入库手续，并负责所购物品的日常管理。

第七条财务部门

财务部门是零星采购资金管理和支付的职能部门，主要职责包括：

1.负责零星采购预算的审核与控制。

2.根据审批完整的采购凭证、验收证明等资料办理付款手续。

3.对零星采购的财务支出进行核算和监督。

第八条监督部门

本单位的纪检监察或内部审计部门（或指定人员）负责对零星采购活动进行监督，主要职责包括：

1.监督零星采购管理制度的执行情况。

2.对零星采购过程中的违规行为进行调查和处理。

3.定期或不定期对零星采购事项进行抽查或审计。

第三章采购实施与管理

第九条采购计划与申请

1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，合理编制本部门的零星采购计划。

2.发生零星采购需求时，需求部门应填写《零星采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、质量要求、用途、建议供应商（如有）、期望到货日期等信息，并经部门负责人审核签字。

3.《零星采购申请表》应根据采购金额大小及本单位授权审批权限，逐级上报审批。

第十条采购方式的选择与实施

根据采购金额、物品特性及市场情况，零星采购可采用以下方式：

1.直接采购：适用于金额较小、市场价格透明稳定、易购的日常办公用品或消耗品。采购人员可直接从合格供应商处采购。

2.询价采购：适用于金额中等、市场上有多家供应商可供选择的采购项目。应向不少于三家（含三家）符合条件的供应商发出询价单，获取报价，在满足采购需求的前提下，择优确定供应商。询价过程应有书面记录。

3.比价采购：与询价采购类似，但更侧重于对不同供应商的报价、资质、服务、质量等进行综合比较后确定。

4.单一