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外贸业务部门制度及工作流程

一、总则

（一）目的与意义

为规范外贸业务部门的日常运作，明确各岗位职责，优化工作流程，提高工作效率与经济效益，保障公司外贸业务的持续、健康、稳定发展，特制定本制度及工作流程。本制度旨在确保各项业务活动有章可循，减少操作风险，提升客户满意度，增强部门整体竞争力。

（二）适用范围

本制度及流程适用于公司外贸业务部门所有人员，包括部门经理、业务员、单证员及其他相关支持人员。所有与外贸业务相关的市场开发、客户接洽、订单处理、合同履行、单证制作、物流协调、货款回收等活动，均需遵循本制度规定。

（三）基本原则

1.客户至上原则：以客户需求为导向，提供专业、高效、优质的服务，维护公司良好信誉。

2.合规经营原则：严格遵守国家及地方的法律法规、国际贸易惯例以及公司内部各项规章制度。

3.风险控制原则：在业务开展的各个环节，充分评估并有效防范市场风险、信用风险、操作风险等。

4.效率与效益原则：优化流程，提高工作效率，降低运营成本，追求合理的经济效益。

5.团队协作原则：部门内部及与公司其他相关部门（如生产、采购、财务、物流等）保持密切沟通与协作。

二、部门组织架构与岗位职责

（一）部门组织架构

（此处可根据公司实际情况绘制组织架构图，明确汇报关系。例如：部门经理下辖若干业务小组，每组设组长及业务员，单证员可集中或分散配置。）

（二）主要岗位职责

1.外贸部经理

*全面负责外贸部门的日常管理工作，制定部门年度工作计划并组织实施。

*制定和完善部门各项规章制度及业务流程，并监督执行。

*负责市场战略规划，指导市场开发与客户维护工作。

*审批重要的业务合同、报价单及大额费用支出。

*协调部门与公司其他部门及外部机构的关系。

*负责部门人员的招聘、培训、绩效考核与团队建设。

*定期向公司领导汇报部门工作情况，提交相关业务报表。

2.外贸业务员

*积极开拓国际市场，通过多种渠道（如展会、B2B平台、社交媒体、客户介绍等）寻找潜在客户。

*负责客户的日常联络与沟通，建立和维护良好的客户关系。

*及时处理客户询盘，准确、专业地进行报价，并跟进报价反馈。

*负责合同的谈判、签订与履行，确保订单顺利执行。

*协调生产、采购、物流等部门，跟进订单生产进度、质量控制及发货事宜。

*负责货款的及时回收，跟踪应收账款。

*收集市场信息、行业动态及竞争对手情况，及时向上级汇报。

*负责客户资料的整理、归档与保密工作。

3.单证员

*负责根据合同及信用证要求，准确、及时地制作各类外贸单证（如发票、装箱单、提单、原产地证、报关单等）。

*负责信用证的审核、修改及交单工作，确保单证一致、单单一致。

*与货代、报关行等外部机构保持沟通，协调货物报关、报检及运输事宜。

*负责单证的审核、校对与归档管理。

*协助业务员处理与单证相关的其他问题。

三、核心管理制度

（一）职业道德与行为规范

1.严格遵守国家法律法规及公司各项规章制度，恪守职业道德。

2.维护公司利益和形象，不得有任何损害公司利益的行为。

3.廉洁自律，不得利用职务之便谋取私利，严禁收受客户回扣。

4.勤奋工作，积极进取，不断提升自身业务素质和专业技能。

（二）保密制度

1.客户信息、订单信息、合同条款、报价资料、技术资料、财务数据等均属于公司商业秘密，严禁私自泄露给任何第三方。

2.工作电脑、文件资料应妥善保管，设置必要的密码保护，不得随意转借他人。

3.不得利用公司信息资源从事与公司业务无关的活动。

4.离职人员须办理保密资料交接手续，并签署保密承诺书。

（三）客户资源管理

1.所有客户资源均为公司资产，业务员应及时将客户信息录入公司指定的客户管理系统（CRM）。

2.客户信息应包括但不限于：公司名称、联系人、联系方式、地址、所属行业、需求产品、合作历史、信用状况等，并定期更新。

3.业务员负责各自跟进客户的日常维护，如发生人员变动，须办理详细的客户资料及业务进展交接手续。

4.鼓励内部合理的客户资源共享与协作，但需遵循公司相关规定，避免恶意竞争。

（四）合同管理制度

1.对外签订的所有贸易合同（包括销售合同、采购合同等）必须采用公司规定的标准合同范本（如适用），或经法务部门/部门经理审核确认。

2.合同条款应明确、具体、严谨，特别是对品名、规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等关键条款必须清晰界定。

3.合同签订前须履行审批手续，未经审批不得擅自对外签约。

4.合同原件由公司统一归档管理，业务员留存复印件或电子版，以备查阅。

四、主要工作流程

（一）市场