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采购需求清单与规格书编制指导模板
一、适用情境与背景说明
本模板适用于企业内部各类采购活动的前期策划阶段，旨在规范采购需求清单与规格书的编制流程，保证采购标的（包括货物、服务、工程等）的需求描述清晰、技术参数准确、验收标准明确，为后续招标、谈判、合同签订及履约验收提供依据。具体适用场景包括：
新项目/新产品开发所需的设备、材料采购；
日常运营中的常规物资或服务外包采购；
现有设备更新、升级或技术改造采购；
为满足特定法规、标准或客户要求而进行的专项采购。
编制主体通常为需求部门（如生产部、研发部、行政部等）牵头，联合采购部、技术部、财务部等部门共同完成，保证需求全面、合规且符合成本控制要求。
二、编制流程与操作步骤
（一）需求提出与初步确认
操作目标：明确采购标的的核心需求，保证需求与业务目标一致。
操作步骤：
需求部门发起：需求部门根据项目计划或运营需要，填写《采购需求申请表》（见模板1-1），明确采购标的的名称、用途、数量、初步预算、期望交付时间等基本信息，并说明采购的必要性（如替代旧设备、新增产能、满足合规要求等）。
部门负责人审核：需求部门负责人对申请的合理性、必要性进行审核，确认需求与部门职能及公司战略的匹配性。
跨部门初步沟通：采购部对接需求部门，初步知晓采购标的的市场情况（如供应商分布、价格区间、技术成熟度等）；财务部审核预算的合规性（是否在年度预算范围内，预算科目是否正确）。
关键输出：《采购需求申请表》（含部门负责人及采购、财务初步审核意见）。
（二）需求分析与规格细化
操作目标：将初步需求转化为可量化、可验证的技术规格与商务要求，避免描述模糊导致后续争议。
操作步骤：
技术参数拆解：
需求部门联合技术部（或外部专家，如涉及复杂设备），根据采购标的的用途，拆解关键技术参数（如功能指标、材质要求、兼容性、安全标准等）。
参数需遵循“可量化、可检测”原则，避免使用“高功能”“优质”等模糊表述，明确具体数值（如“处理速度≥1000次/秒”“材质为304不锈钢，厚度≥1.5mm”）。
商务需求明确：
采购部协助明确商务条款，包括交付方式（送货到指定地点、现场安装等）、验收标准（以国家标准/行业标准/技术规格书为准）、付款条件（预付款比例、节点等）、质保期（如“整机质保2年，核心部件质保3年”）等。
合规性审查：
法务部（或合规部门）审查采购需求是否符合国家法律法规（如特种设备采购需符合《特种设备安全法》）、行业规范及公司内部制度（如环保要求、数据安全要求等）。
关键输出：《技术规格参数明细表》《商务需求清单》（含技术部、采购部、法务部审核意见）。
（三）采购需求清单与规格书整合编制
操作目标：将技术参数与商务需求整合为结构化文档，形成正式的采购需求清单与规格书。
操作步骤：
套用模板填写：根据本模板“核心模板结构示例”，整合需求申请表、技术参数、商务需求等内容，编制《采购需求清单》与《采购规格书》。
《采购需求清单》侧重“采购什么、买多少、何时交付”等基础信息；
《采购规格书》侧重“技术要求、验收标准、服务细节”等具体规范。
内容交叉校验：保证两份文档中的关键信息一致（如数量、交付时间、技术参数等），避免矛盾。
部门会签：需求部门、技术部、采购部、财务部、法务部负责人依次会签，确认内容完整、准确。
关键输出：《采购需求清单》（会签版）、《采购规格书》（会签版）。
（四）审核与定稿发布
操作目标：保证最终文档符合采购流程要求，经审批后作为采购执行的依据。
操作步骤：
最终审批：根据采购金额及公司授权，由分管领导或采购委员会审批（如金额≥50万元需总经理审批）。
文档编号与归档：审批通过后，由采购部对文档进行唯一编号（如“CGXS-2024-001”），至公司文档管理系统归档，并同步分发至需求部门、采购执行组、财务部等相关部门。
版本控制：若采购需求需调整，需通过《采购需求变更申请表》重新履行审批流程，更新文档版本并记录变更原因。
关键输出：审批通过的《采购需求清单》《采购规格书》（加盖公章或电子签章版）。
三、核心模板结构示例
模板1：采购需求清单
采购需求清单
项目名称
生产线设备采购
需求部门
生产部
采购编号
CGXS-2024-005
申请人
**
联系方式
138xxxx
申请日期
2024-03-01
采购标的
详细描述（名称、型号、品牌要求等）
单位
数量
高速贴片机
SMT贴片机，需支持0402元件贴装，送料器数量≥24个
台
2
自动光学检测仪
AOI设备，检测精度≥0.01mm，支持离线编程
台
1
交付时间
合同签订后30个自然日内完成交付、安装及调试
交付地点
公司1号生产车间（具体地址：市区路号）
付款方式
1.预付款：合同签订后支付30%2.到货款：设备送达并安装调试完成支付60%3.
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