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行政文件归档分类指南存档目录标准化模板
一、本模板适用范围与应用场景
本标准化模板适用于各类企事业单位、机关及社会团体（以下简称“单位”）的行政文件归档管理工作，旨在统一文件分类逻辑、规范存档目录格式，提升文件检索效率与管理规范性。具体应用场景包括：
年度文件归档：单位在每年度末对当年形成的行政文件进行系统性整理归档时；
专项工作文件整理：针对特定项目、会议或活动形成的文件，需按标准分类并纳入统一管理体系时；
历史文件梳理：对单位历史遗留的行政文件进行重新分类、编目和数字化存档时；
档案交接与移交：部门间文件交接、档案室接收文件或向档案馆移交档案时，需保证分类与目录格式一致。
二、行政文件归档分类标准化操作流程
（一）文件收集与初步筛选
明确收集范围：根据单位《行政文件管理办法》，收集具有保存价值的各类行政文件，包括但不限于：
制度类：通知、办法、规定、细则等；
合同类：合作协议、采购合同、服务合同等；
会议类：会议纪要、议程、签到表、讲话稿等；
人事类：员工花名册、任免文件、劳动合同、奖惩记录等；
财务类：预算报告、决算报表、审计报告、费用报销凭证等；
资产类：固定资产登记表、采购审批单、处置记录等；
其他：请示批复、调研报告、外单位来函等。
剔除无效文件：对收集的文件进行初步筛选，剔除重复件、草稿件、无保存价值的临时性通知（如会议提醒、内部通知等，除非涉及重要事项需留存）。
（二）文件价值鉴定与保管期限划分
鉴定文件价值：由行政部负责人牵头，联合档案管理员及文件形成部门代表，根据文件的重要性、参考价值及法律法规要求，判定文件是否归档。
划分保管期限：依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）及单位内部规定，将文件分为三类：
永久：反映单位主要职能和基本历史面貌的文件（如单位成立批文、年度工作总结、重大合同、领导班子任免文件等）；
长期：保管期限16-50年（如规章制度、年度财务报表、重要会议纪要、项目验收报告等）；
短期：保管期限15年以下（如日常通知、一般请示批复、费用报销单据等）。
（三）文件分类与编码规则制定
设定一级分类：按文件形成领域或部门划分一级类目，采用“部门/领域名称”代码（如“综合办”“人事部”“财务部”“业务部”等），或按文件性质划分（如“制度类”“合同类”“会议类”等）。
示例：
ZH：综合管理类（含制度、通知、会议纪要等）；
RZ：人事管理类（含任免、劳动合同、奖惩等）；
CW：财务管理类（含预算、报表、审计等）；
HT：合同管理类（含各类合同协议）；
ZY：业务管理类（含项目文件、调研报告等）。
设定二级及以下分类：在一级分类下，按文件类型、年度、问题等细分二级或三级类目，代码采用“数字序号”（如“01”“02”）。
示例：
ZH-01：制度文件；
ZH-02：会议文件；
RZ-01：人事任免；
RZ-02：劳动合同。
文件编号规则：采用“分类代码-年度-流水号”格式，保证唯一性。
示例：ZH-2024-001（表示2024年综合管理类第1号文件）。
（四）文件整理与编目登记
文件排序与装订：
同一分类内的文件按“时间顺序”或“逻辑关联”排序；
纸质文件去除金属夹，采用左侧装订（或根据档案盒规格采用胶装），对破损文件进行修补。
编制归档目录：
依据本模板“三、行政文件归档目录标准化模板表格”填写信息，保证内容完整、准确；
电子文件需同步录入档案管理系统，与纸质文件目录一致，并标注“电子档案”标识。
填写备考表：每份文件或每盒档案需附《备考表》，说明文件数量、缺损情况、移交人、接收人等信息（模板参考附件1）。
（五）移交存档与保管
部门移交：文件形成部门在次年3月底前，将整理好的文件（含纸质及电子版）移交至档案室，填写《档案移交清单》（需部门负责人、档案管理员签字确认）。
档案室接收：档案管理员核对文件数量、分类、目录与移交清单是否一致，无误后入库保管；对不符合要求的文件，退回部门重新整理。
存放管理：
纸质档案按“分类代码-年度-流水号”顺序存放于档案柜，标注清晰标签；
电子档案存储于单位专用服务器或云端，定期备份（建议每月备份），并定期检查数据完整性。
三、行政文件归档目录标准化模板表格
表1：行政文件归档目录总表（年度/分类）
序号
文件编号
文件名称
分类代码
形成部门
形成日期
页数
密级
保管期限
存放位置（柜号-盒号）
备注
1
ZH-2024-001
《公司行政管理制度》
ZH-01
综合办
2024-01-15
12
普通
长期
A-01-01
2
RZ-2024-005
关于*同志职务任免的通知
RZ-01
人事部
2024-02-20
3
普通
永久
B-02-03
3
HT-2024-012
项目采购合同
HT-03
采购部
2024-03-10
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