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公司文件档案管理制度范例

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司文件档案的全生命周期管理，保证文件资料的完整性、安全性、可追溯性，提高档案利用效率，防范信息泄露风险，依据《中华人民共和国档案法》及公司内部管理要求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、各子公司在文件形成、办理、归档、保管、借阅、销毁等环节的管理活动，涵盖纸质档案与电子档案两类载体。

第三条基本原则

档案管理遵循“集中统一、分级负责、规范有序、安全保密”的原则，保证档案管理责任到人、流程清晰、标准统一。

第二章管理机构与职责

第四条管理机构

公司设立档案管理领导小组，由总经理某任组长，分管行政副总某、各部门负责人为成员，统筹协调档案管理工作。档案管理部作为日常执行部门，设专职档案管理员某1名，各部门设兼职档案员某1名（由部门内勤或指定人员兼任）。

第五条职责分工

档案管理领导小组：审批档案管理制度、年度工作计划，协调解决档案管理重大问题。

档案管理部：制定档案管理细则，组织开展档案收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作，监督各部门档案管理执行情况，负责档案库房及设施设备管理。

兼职档案员：负责本部门文件的形成、收集、初步整理，定期向档案管理部移交档案，协助开展档案借阅、利用等工作。

全体员工：按本制度要求规范文件处理，保证文件材料齐全、规范，及时移交归档。

第三章文件分类与编号规则

第六条文件分类

文件按“部门-年度-类别-载体”四级分类法进行划分，具体类别

行政管理类：包括公司章程、制度、会议纪要、公文、印章管理等文件；

人力资源管理类：包括招聘、培训、劳动合同、薪酬绩效、离职文件等；

财务管理类：包括财务报告、审计报告、税务文件、合同、发票等；

业务管理类：包括项目立项、合同、客户资料、市场调研、招投标文件等；

科技研发类：包括研发项目计划、技术方案、专利申请、成果鉴定等；

其他类：未纳入上述类别的其他重要文件。

第七条文件编号

文件采用“部门代码-年份-类别代码-流水号”的编号规则，示例：

部门代码：用两位大写拼音首字母表示（如行政部“XZ”、财务部“CW”）；

年份：文件形成年度（如“2023”）；

类别代码：用两位数字表示（如行政管理类“01”、人力资源管理类“02”）；

流水号：按文件形成顺序编3位数字（从“001”起）。

完整示例：行政部2023年第1号会议纪可编号为“XZ-2023-01001”。

第四章文件归档管理流程

第八条文件形成与收集

文件形成：各部门在文件办理过程中，需保证内容完整、字迹清晰（纸质文件需用碳素墨水或签字笔书写，电子文件需为PDF、Word等通用格式）、手续完备（如签字、盖章齐全）。

收集范围：包括文件正本、附件、审批单、电子版文件及关联材料（如会议纪要需附参会人员签到表）。

收集时限：文件办理完毕后3个工作日内，由经办人将材料交部门兼职档案员。

第九条初步整理

兼职档案员收到文件后，按以下步骤整理：

检查核对：检查文件是否齐全、手续是否完备，对缺失或不符合要求的文件退回经办人补充完善。

分类排序：按文件类别编号规则对文件排序，纸质文件按“批复–附件”顺序装订（左侧装订，超过20页需加装卷皮），电子文件按编号命名后存放至指定文件夹。

填写清单：填写《文件归档交接清单》（详见附录1），注明文件名称、编号、份数、形成日期、经办人等信息。

第十条移交归档

移交时间：每季度最后一个月25日前，兼职档案员将整理好的档案（纸质+电子）移交至档案管理部。

移交流程：

（1）双方共同清点核对文件数量及内容，确认无误后在《文件归档交接清单》上签字；

（2）档案管理员*某在接收后1个工作日内完成档案登记，并将电子档案至公司档案管理系统；

（3）《文件归档交接清单》一式两份，档案管理部、移交部门各执一份。

第五章文件借阅与使用管理

第十一条借阅权限

内部借阅：员工因工作需要借阅档案，需经部门负责人某审批；借阅跨部门档案需经档案管理部负责人某审批。

外部借阅：外部单位（如客户、审计机构）借阅档案，需经总经理*某批准，并签订《档案借阅保密协议》（详见附录2）。

涉密档案：涉及公司商业秘密、核心技术的档案，借阅需经总经理*某书面批准，且仅限在工作场所查阅，不得带离。

第十二条借阅流程

提交申请：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见附录3），注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限、归还日期等信息。

审批流转：按权限逐级审批（部门负责人→档案管理部负责人→总经理），审批通过后交档案管理员。

档案调取：档案管理员核对审批手续及借阅人身份，调取档案并办理登记，借阅人签字领取。

归还检查：借阅期限一般不超过7个工作日，到期需续借的，需提前2天重新申请；归还时，档案管理员检查文件完整性（无涂改、损缺、抽页），确认无误