团队会议在线预约及管理平台.docVIP

团队会议在线预约及管理平台使用指南

一、适用场景与价值体现

在团队协作中，会议是推动项目进展、同步信息、解决问题的重要方式。本平台适用于以下场景，帮助团队高效管理会议全生命周期：

跨部门协作：当市场部、技术部、设计部需联合推进项目时，通过平台统一协调时间、同步议程，避免信息差；

定期例会：如每周项目复盘会、月度总结会，支持固定时间自动创建会议，减少重复沟通成本；

紧急会议：遇到突发问题（如项目延期、客户投诉），可快速发起临时会议，实时拉通相关成员；

远程办公：异地团队成员无需依赖线下会议室，通过线上即可参与，打破地域限制；

会议存档：自动记录会议纪要、待办事项，方便后续追溯和复盘，提升知识沉淀效率。

二、全流程操作指南

（一）会议预约：从创建到发出邀请

登录平台

管理员账号拥有创建所有会议权限，普通成员仅可创建个人会议及查看日程；

登录后进入“会议中心”，“新建会议”。

填写会议基本信息

会议主题：简洁明确，如“Q3产品迭代方案讨论会”“客户需求对接会”；

会议类型：选择“视频会议”（支持腾讯会议/钉钉等嵌入）、“语音会议”或“线下会议”（需填写会议室名称，如“3楼会议室A”）；

时间设置：选择日期、开始/结束时间（精确到分钟），支持“重复会议”（如每周一、三下午2点，共4次）；

会议地点：线上会议需粘贴会议及密码，线下会议需勾选“预约会议室”（系统自动显示空闲会议室）。

添加参与人员与议程

参与人员：通过“部门选择”或“手动输入”添加成员（可设置“可选”或“必选”），支持提醒关键人员；

会议议程：按时间顺序添加议题（如“14:00-14:30项目进度同步”“14:30-15:00方案讨论”），并指定每个议题的负责人（如“*”负责进度同步）；

附件：可提前会议资料（如项目文档、PPT），方便成员提前查阅。

发出会议邀请

确认信息无误后，“发布”；

系统自动向所有参与人员发送会议通知（含日历邀请），支持短信/APP推送提醒；

发布后可在“会议中心”查看会议状态（“待召开”“进行中”“已结束”）。

（二）会前准备：保证会议顺利启动

日程冲突检测

系统自动检测参与人员日程，若有人时间冲突，会提示“冲突人数”并推荐备选时间（如“原定15:00，*有会议，建议调整至15:30”）；

“调整时间”可快速修改，系统自动重新发送通知。

设备与测试

线上会议需提前1天测试会议，保证摄像头、麦克风正常；

若使用线下会议室，提前确认会议室设备（投影仪、白板）可用，并提前10分钟开门。

议程确认与提醒

会议开始前2小时，系统自动向所有参与人员发送“议程提醒”（含议题列表和负责人）；

若议程有调整，可在“会议详情”页修改，系统自动同步更新通知。

（三）会中管理：聚焦核心议题

身份与权限管理

会议主持人（默认为创建人）可控制会议流程：开始/暂停录制、切换发言人、共享屏幕；

参与人员可通过“举手”功能申请发言，主持人批准后方可发言；

支持实时聊天（发送文字/文件），避免打断发言节奏。

议题与时间控制

主持人按议程推进，每个议题结束前5分钟收到“时间提醒”（系统弹窗或震动）；

若某议题超时，可“延长讨论”或“暂缓至下次会议”，避免其他议题被压缩。

实时记录关键信息

指定记录员（可在创建会议时设置）实时记录“决议事项”“待办事项”（含负责人和截止日期）；

系统支持“白板协作”，成员可同步绘制思维导图或标注重点。

（四）会后跟进：保证落地见效

自动会议纪要

会议结束后1小时内，系统自动整理会议纪要（含基本信息、议程回顾、决议事项、待办清单）；

纪要需主持人审核确认，确认后自动发送至所有参与人员。

待办事项跟踪

待办事项自动同步至“任务中心”，负责人可更新进度（如“进行中”“已完成”）；

系统在截止日期前2天自动提醒负责人，逾期未完成则抄送会议主持人。

会议归档与复盘

会议纪要、待办清单、会议录音（若开启录制）自动归档至“历史会议”，按“日期/部门/主题”分类检索；

支持导出会议数据（如参会率、议题完成率），用于团队复盘优化。

三、核心工具模板清单

模板1：会议预约申请表（创建会议时自动）

字段

填写说明

示例

会议主题

简洁明确，不超过20字

“Q3产品迭代方案讨论会”

会议类型

□视频会议□语音会议□线下会议

□视频会议

日期/时间

选择具体日期及起止时间（精确到分钟）

2023-10-2014:00-15:30

地点/

线上会议填写+密码；线下会议填写会议室名称

：meeting.tencent/xxx密码：56

参与人员（必选）

勾选部门/手动输入姓名，标注“必选/可选”

必选：（技术部）、（设计部）可选：*（市场部）

会议议程

按时间顺序填写议题+负责人+预计时长

14:00-14:30项目进度同步（*，30分钟）14:30-15:00方