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单位间正式介绍信格式范例

在日常的政务与商务往来中，单位间的正式介绍信扮演着不可或缺的角色。它不仅是一种礼仪性的文书，更是确保事务顺利对接、明确双方权责的重要凭证。一份规范、严谨的介绍信，能够有效提升沟通效率，展现发函单位的专业素养。本文将结合实践经验，详细阐述单位间正式介绍信的标准格式与撰写要点，并提供实用范例供参考。

一、正式介绍信的核心构成要素

一份完整的单位间正式介绍信，通常包含以下关键部分，各部分的撰写均需力求准确、规范：

1.标题

标题应简明扼要，直接标明文书性质，一般居中书写“介绍信”三字，字号略大于正文，以凸显其重要性。

2.称谓（受文单位）

顶格书写接收介绍信的单位全称或规范化简称。务必核实对方单位的准确名称，避免因一字之差造成误解或延误。例如：“XX市人民政府办公厅”、“XX有限公司人力资源部”。

3.正文

此部分为介绍信的核心内容，需清晰、准确地表述以下信息：

*被介绍人信息：明确写出被介绍人的姓名、所在单位及职务/职称。若介绍多人，可分别列出，或在首名后用“等X名同志”概括，并另附名单（如有必要）。

*前往事由：详细说明被介绍人前往贵单位的具体目的和事项，应具体、明确，避免含糊其辞。例如：“办理XX项目的审批手续”、“进行XX业务的洽谈与对接”、“参加XX会议”等。

*接洽请求：通常以“请贵单位接洽并予以协助支持”、“恳请贵单位予以接洽为盼”等礼貌用语收尾，表达对对方协助的期望。

*（可选）有效期限：部分介绍信会注明有效期，例如“本介绍信有效期自签发之日起X天”，以明确时效。

4.介绍信有效份数

正文结束后，通常会注明“本介绍信共X份”，以备查考。

5.落款

*发函单位全称：务必与单位公章完全一致。

*（可选）部门名称：若以单位内部某部门名义发出，可注明部门名称，但落款盖章仍为单位公章。

*盖章位置：在单位名称处加盖单位公章，印章需清晰、完整。

*发函日期：用中文大写或阿拉伯数字书写均可，但需与公章位置协调，通常位于单位名称下方或右侧。

二、介绍信范例

范例一：通用事务接洽类

介绍信

XX省XX局：

兹介绍我单位[张三]同志，系我单位[办公室副主任]，前往贵单位办理[关于XX年度XX项目经费预算的申报与对接]事宜。

请贵单位接洽并予以协助支持为盼。

本介绍信共壹份。

（单位公章）

XX市XX委员会

二〇二四年五月二十日

范例二：专项工作联系类

介绍信

XX市XX研究院：

兹介绍我单位[李四]、[王五]二位同志（均为我单位[技术研发部工程师]），前往贵单位联系[关于XX技术标准的研讨与合作开发]相关工作。具体事宜包括：一、就XX技术标准的最新进展进行交流；二、探讨双方在XX领域联合攻关的可能性。

请贵单位相关部门予以接洽，并提供必要的便利条件。本介绍信有效期自签发之日起柒天。

本介绍信共壹份。

（单位公章）

XX科技发展有限公司

2024年5月20日

范例三：携带材料交接类

介绍信

XX档案馆：

兹介绍我单位[赵六]同志，[综合管理部科员]，前往贵单位提交[我单位XX年度文书档案的归档材料]，共计[叁]册，并办理相关交接手续。

该同志所携带材料均为我单位正式文书，请贵单位核对验收后予以接收。

本介绍信共壹份。

（单位公章）

XX集团有限公司

2024年5月20日

三、注意事项

1.称谓准确：务必核实接收单位的准确全称，避免使用简称或俗称，以免造成投递错误或不被认可。

2.事由具体：正文所述事由应清晰、具体，使对方单位能够迅速了解来意并安排相应部门对接。

3.信息真实：被介绍人的姓名、身份、所办事项等信息必须真实无误。

4.字迹清晰：无论是手写还是打印，均应保证字迹或印刷清晰，易于辨认。手写介绍信尤其要注意书写规范。

5.公章规范：必须加盖单位正式公章，且印章清晰、位置恰当。非正式印章（如财务专用章、合同专用章）不适用于此类介绍信。

6.有效期明确：根据实际需要设定合理的有效期，超过有效期的介绍信自动失效。

7.妥善保管：介绍信开具后，应交给被介绍人妥善保管，如有遗失，应及时向发函单位报告。

三、结语

规范的介绍信是单位间沟通协调的重要桥梁，其格式与内容的严谨性直接关系到事务办理的效率与单位的形象。在实际应用中，应根据具体情况灵活调整内容，但核心要素与基本格式应保持稳定。希望上述范例与说明能为各单位规范介绍信的撰写提供有益的参考。