企业行政文件存档及档案管理规范.docVIP

企业行政文件存档及档案管理规范

一、适用工作场景

本规范适用于企业内部各类行政文件的、流转、归档、保管及利用管理，涵盖但不限于以下场景：日常行政通知、管理制度文件、会议纪要、合同协议、人事档案、资产凭证、审计材料、对外公函等。通过标准化管理，保证行政文件完整、安全、可追溯，支撑企业日常运营、决策支持及合规审查等工作需求。

二、标准化操作流程

（一）文件分类与编码

文件分类标准

按文件性质分为以下类别（可根据企业实际调整）：

A类：综合管理（如企业章程、年度工作计划、红头文件等）；

B类：人事行政（如员工劳动合同、考勤记录、培训档案等）；

C类：财务资产（如预算报表、资产台账、费用报销凭证等）；

D类：业务合同（如采购合同、销售协议、合作意向书等）；

E类：审计合规（如审计报告、合规检查记录、法律文书等）；

F类：其他（如外部单位来函、公益活动记录等）。

文件编码规则

采用“类别代码-年份-流水号”格式，示例：A-2024-001（综合管理类2024年第1号文件），编码唯一且不可重复，由行政部统一编制。

（二）文件收集与整理

文件收集

各部门在文件形成后3个工作日内，将纸质版原件（含电子版备份）提交至行政部档案管理员；

涉密文件需标注“密级”及“传阅范围”，由经办人（*）签字确认后单独移交。

文件整理

检查文件完整性：核对、附件、签批页是否齐全，缺项文件需及时补充；

去除金属夹、回形针等易锈蚀装订物，采用牛皮纸袋或档案夹封装；

电子文件按编码规则命名（如“A-2024-001_关于规范办公区域管理的通知”），存储于指定服务器文件夹，定期备份。

（三）文件归档与登记

归档时限

月度文件于次月5日前完成归档，年度文件于次年1月20日前完成归档；

重大项目文件（如基建、并购）需在项目结束后30日内完成归档。

归档登记

档案管理员核对文件编码、分类、数量无误后，填写《行政文件归档登记表》（见表1），双方签字确认；

纸质档案按“类别-年份”顺序装入档案盒，盒外标注“类别代码-年份-起止流水号”（如A-2024-001-015），并粘贴盒内文件清单；

电子档案至企业档案管理系统，关联编码及元数据（如形成部门、日期、密级）。

（四）档案保管与维护

存放环境

纸质档案存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

电子档案存储服务器需定期杀毒，异地备份（每月1次），备份介质存放于安全场所。

定期检查

档案管理员每季度检查一次档案存放环境，对破损、受潮档案及时修复或复制；

电子档案每半年进行一次可用性检测，保证文件可正常读取。

（五）档案借阅与利用

借阅流程

因工作需要借阅档案时，由借阅人（）填写《档案借阅申请表》（见表2），注明借阅事由、归还期限，经部门负责人（）审批后，档案管理员方可提供；

涉密档案需经分管领导（*）签字同意，借阅时由档案管理员全程陪同。

借阅规则

纸质档案原则上不得带离档案室，确需外借的，借阅期限不超过3个工作日，逾期需重新申请；

借阅人需爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件，违者按企业相关规定处理；

借阅归还时，档案管理员需核对文件完整性，确认无误后签字登记。

（六）档案鉴定与销毁

鉴定流程

档案管理员每年12月组织档案鉴定小组（由行政部、法务部、相关业务部门负责人*组成），对到期档案进行鉴定；

根据档案价值确定保管期限（永久、30年、10年），对无保存价值的档案编制《档案销毁清册》（见表3）。

销毁执行

《档案销毁清册》需经总经理（）审批后，由档案管理员和监销人（）共同销毁；

纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁，电子档案彻底删除并销毁备份介质，监销人签字确认后，销毁记录永久保存。

三、常用管理表单模板

表1：行政文件归档登记表

文件编码

文件名称

形成部门

形成日期

页数

密级

经办人（*）

归档日期

档案管理员（*）

A-2024-001

关于规范办公区域管理的通知

行政部

2024-01-15

3

普通

张*

2024-01-18

李*

B-2024-002

2024年第一季度员工考勤汇总

人力资源部

2024-04-05

10

普通

王*

2024-04-08

李*

表2：档案借阅申请表

借阅人（*）

所在部门

借阅日期

归还期限

借阅事由

刘*

市场部

2024-05-20

2024-05-22

撰写年度总结需参考2023年市场活动方案

文件编码

文件名称

密级

审批人（*）

档案管理员（*）

———-

———-

——

————–

——————

D-2023-015

2023年供应商合作协议

普通

赵*

李*

表3：档案销毁清册

销毁日期

文件编码

文件名称

形成日期

保管期限

销毁原因

监销人（*）

档案管理员（*）

2024-12-20

F-2019-005