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行业通用商务合同管理模板

一、适用范围与核心价值

本模板适用于商品贸易、专业服务（如咨询、设计）、技术开发、租赁经营、加工承揽等多行业商务场景，旨在为企业提供标准化合同管理框架。通过规范合同起草、审核、签署、履行及归档全流程，可显著降低交易风险、提升合同管理效率、保障企业合法权益，同时便于合同数据的统计与追溯，适用于企业法务、业务部门及管理人员日常使用。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草：明确需求，奠定基础

梳理交易要素

业务部门需与对方充分沟通，明确合同核心要素：

标的物（服务/产品）名称、规格、型号、技术参数（如适用）；

数量、单位（如“件”“平方米”“项”）；

质量标准（国家/行业标准、双方约定标准，需注明标准编号或附件）；

价款或报酬（含单价、总价、计价货币，如“人民币元”）；

履行期限（起始/截止日期、阶段性节点，如“2024年12月31日前完成交付”）；

履行地点（如“甲方所在地项目现场”“乙方指定仓库”）；

结算方式（银行转账、支票等，需注明收款账户信息）。

选择合同模板

根据交易类型（如采购合同、服务合同、技术合同），从企业标准合同库中匹配最接近的基础模板，避免“从零起草”导致的遗漏。

填充合同文本

按模板结构填写空白条款，重点注意：

双方主体信息：名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（需与营业执照一致）；

权利义务条款：明确双方在履约中的主要责任（如“乙方负责技术培训，甲方提供必要场地”）；

违约责任：约定违约情形（如逾期交货、质量不达标）及对应的违约金计算方式或赔偿范围（如“按逾期金额每日0.05%支付违约金，最高不超过合同总额的10%”）；

争议解决方式：优先选择“向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”或“提交*仲裁委员会仲裁”，避免约定不明导致管辖争议。

（二）内部审核：多层把关，防控风险

业务部门初审

起草人完成文本后，需交由部门负责人审核，重点确认：

交易要素与业务需求是否一致；

双方权利义务是否对等，是否存在“霸王条款”；

履约可行性（如产能、工期、资源配置是否满足合同要求）。

法务部门复审

业务初审通过后，提交法务部门审核，核心检查：

主体合法性：对方是否为存续企业，是否具备相关资质（如“食品经营许可证”“安全生产许可证”）；

条款合法性：是否符合《民法典》《合同法》等法律法规，是否存在无效条款（如“造成人身损害概不负责”）；

潜在风险：违约责任是否明确、可执行，知识产权归属（如适用）、保密条款是否完整。

财务部门会签

法务审核通过后，交由财务部门确认，重点关注：

价款与预算是否匹配，支付条件是否合理（如“预付款比例不超过30%”）；

税费承担方式是否明确（如“价款含增值税，税率为13%”）；

发票类型、开具时间及交付要求是否符合财务制度。

（三）对方协商与确认：达成一致，避免歧义

发送合同文本

企业内部审核通过后，将合同正式文本（加盖骑缝章或合同章）发送给对方，附《合同签收确认函》，明确“请于年月*日前反馈书面修改意见”。

条款沟通与修订

对方如有修改意见，需通过书面形式（邮件、函件）沟通，避免口头约定。重大修订（如价款调整、履行期限变更）需重新启动内部审核流程；一般性修订（如表述优化、联系人补充）可由法务部门确认后直接更新文本。

最终版本确认

双方就所有条款达成一致后，共同签署《合同确认书》，注明“本合同为最终版本，此前所有口头或书面沟通内容与本合同不一致的，以本合同为准”。

（四）合同签署：规范形式，保证效力

签署方式选择

纸质合同：双方加盖公章或合同章（需预留公章备案样本），法定代表人或授权代表签字（需附《授权委托书》，注明授权范围、期限）；

电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名/印章的合法性与安全性（需符合《电子签名法》要求）。

文本留存要求

纸质合同：一式*份（至少“甲乙双方各执一份，企业法务部门存档一份”），正本为最终确认版本，复印件无效；

电子合同：并保存带有电子签名的合同PDF文件，同时备份签约过程日志（如时间IP、身份认证信息）。

（五）履行监控：动态跟踪，及时处理

履行进度跟踪

业务部门指定专人负责，建立《合同履行台账》，记录关键节点（如“2024年10月1日完成预付款支付”“2024年11月15日交付首批货物”），定期与对方核对履约状态。

异常问题处理

若对方出现违约情形（如逾期交付、质量不合格），需在*日内书面催告（发送《履约催告函》），明确整改要求及期限；若催告后仍未履行，应及时收集证据（沟通记录、验收报告、照片等），启动争议解决程序。

验收与确认

合同标的交付后，双方需按约定标准进行验收（如“现场清点数量、第三方检测机构出具质量报告”），验收合格后签署《验收确认书》，作为付款依据。

（六）归档管理：分类留存