行政文件归档与资料管理制度模板文件管理助手.docVIP

行政文件归档与资料管理制度模板文件管理

一、适用场景与范围

二、文件全生命周期管理流程

（一）文件收集与初步整理

明确收集范围：

行政类：通知、通报、请示、批复、会议纪要、工作计划/总结、规章制度等；

项目类：立项文件、可行性研究报告、合同协议、过程记录、验收报告等；

其他：人事档案（入职、离职、考核等）、非涉密财务单据、外来函件等。

注：涉密文件按国家保密法规单独管理，不纳入本模板范围。

收集责任分工：

各部门负责人为本部门文件收集第一责任人，需指定专人（如文秘岗）负责日常文件整理；

跨部门协作文件由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关资料。

初步整理规范：

纸质文件：去除订书针、回形针等金属夹，对破损文件进行修补、展平，按时间顺序初步排序；

电子文件：统一存储至指定服务器/云盘（如“行政文件-2024”文件夹），命名格式为“部门-文件类型-日期-标题”（例：“行政部-会议纪要季度总结会”）。

（二）文件分类与编号

分类标准：

一级分类：按部门或文件性质划分，如“综合管理类”“财务类”“项目类”“人事类”；

二级分类：按文件类型或子项目划分，如“综合管理类”下分“通知”“会议纪要”“规章制度”；

三级分类：按年度或项目周期划分，如“2024年度”“项目（2023-2024）”。

编号规则：

采用“一级分类代码-二级分类代码-年度-流水号”格式，示例：

行政部2024年通知文件：XZ-TZ-2024-001（XZ=行政，TZ=通知）；

财务部2024年报销凭证：CW-PZ-2024-015（CW=财务，PZ=凭证）。

注：分类代码可自行定义，需保持唯一性和稳定性；流水号按“001”起编，每年重新归零。

（三）文件立卷与归档

立卷要求：

纸质文件：按“一份文件一卷”原则，内容相关文件可合并立卷（如同一项目的合同与附件），加装统一规格卷皮（注明卷内文件目录、归档编号、保管期限）；

电子文件：按分类建立子文件夹，每份文件需附带“元数据信息”（如形成日期、作者、密级、操作记录），重要文件需打印纸质版与电子版同步归档。

归档时限：

年度文件：次年3月31日前完成上一年度文件归档；

项目文件：项目结束后30日内完成归档；

临时文件：事件结束后15日内归档。

归档交接：

归档部门填写《文件归档交接清单》（见表1），与档案管理员共同核对文件数量、完整性，双方签字确认后，档案管理员在清单上加盖“归档专用章”。

（四）档案保管与维护

保管场所：

纸质档案：存放于专用档案室，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

电子档案：存储于加密服务器或本地硬盘，定期进行备份（本地备份+异地备份），备份周期≤1个月。

定期检查：

档案管理员每季度对纸质档案进行清点，检查有无霉变、虫蛀、破损，发觉问题及时处理；

电子档案每半年检查一次备份有效性，保证文件可正常读取。

密级管理：

文件分为“普通”“内部”“秘密”三级，密级标识需标注在文件首页及档案袋封面；

秘密级文件借阅需经部门负责人经理及分管领导总监审批，普通级文件由部门负责人审批。

（五）档案利用与借阅

借阅流程：

借阅人填写《档案借阅申请表》（见表2），注明借阅文件名称、编号、用途、归还期限；

审批权限：普通文件由部门负责人审批，内部及以上文件需经档案管理部门负责人主管审批；

档案管理员核对审批通过后，办理借阅登记，借阅期限一般不超过7天（特殊情况可续借，续期≤3天）。

借阅注意事项：

借阅人对档案负有保管责任，不得涂改、勾画、抽取、撤换文件；

秘密级文件仅限在档案室阅览，不得带出；

借阅归还时，档案管理员需检查文件完整性，确认无误后注销借阅记录。

（六）档案鉴定与销毁

鉴定周期：

每年由档案管理部门牵头，组织法务岗、行政总监组成鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定。

销毁流程：

对保管期满、无保存价值的档案，填写《档案销毁清册》（见表3），列明销毁文件清单、鉴定意见、审批人；

经单位分管领导总经理批准后，由2人以上（含档案管理员、监销人）共同监销，保证档案信息无法恢复；

销毁完成后，监销人在《档案销毁清册》上签字，档案留存清册10年。

三、核心管理表单模板

表1：文件归档交接清单

归档部门

归档人

归档日期

年度/项目

序号

文件名称

文号/编号

归档编号

页数

保管期限

备注

1

2

…

…

…

…

…

…

…

档案管理员接收签字：

归档部门确认签字：

表2：档案借阅申请表

借阅人

所在部门

借阅日期

归还期限

文件名称

文号/编号

密级

借阅用途

部门负责人审批：

档案管理部门审批：

分管领导审批：

档案管理员登记签字：

归还确认签字：

表3：档案销毁清册

鉴定小组组长

鉴定日期

销毁执行人

监销人

序号

文件名称

文号/编号

归档编号