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物业档案管理制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范本物业管理区域内档案的形成、收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保物业档案的真实、完整、安全与有效利用，提升物业管理服务水平，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本物业实际情况，特制定本制度。

（二）定义

本制度所称物业档案，是指在物业管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

（三）适用范围

本制度适用于本物业管理处（或公司）所有与物业管理相关的档案管理工作，涵盖物业承接查验、业主入住、日常运营、工程维修、安全管理、客户服务、财务收支等各个环节。各部门及相关人员均须遵守本制度。

（四）管理原则

物业档案管理遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密、便于利用的原则。

二、管理机构与职责

（一）管理部门

物业管理处（或公司）指定专人（或设立档案室/档案管理员岗位）负责物业档案的统一管理工作。档案管理员应具备相应的专业知识和技能，并保持相对稳定。

（二）部门职责

1.档案管理部门/档案管理员职责：

*贯彻执行本制度及相关档案管理法规。

*负责档案的接收、整理、分类、编号、著录、保管、统计、鉴定、利用、销毁等工作。

*指导和督促各部门做好档案材料的形成、积累、收集和移交工作。

*确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。

*负责档案管理系统（如使用）的维护和升级。

2.各业务部门职责：

*在日常工作中及时收集、整理本部门形成的各类有保存价值的文件材料。

*按照规定时间和要求，将整理规范的档案材料向档案管理部门移交。

*协助档案管理部门查阅与本部门业务相关的档案。

三、档案分类与范围

（一）档案分类

物业档案应根据其形成规律、内容性质及管理需要进行科学分类。一般可分为以下大类：

1.物业基础资料类：包括物业项目立项、审批文件，规划设计资料，土地使用证、房产证等权属证明，物业管理委托合同，业主（业主大会）相关文件等。

2.工程技术类：包括物业竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等；各类设备设施的产品合格证、使用说明书、安装调试记录、保修文件；工程改造、维修记录等。

3.业主（住户）档案类：包括业主（住户）入住登记表、身份证明复印件、房屋权属证明复印件、联系方式、家庭成员信息、车辆信息、装修管理相关资料、物业服务合同、费用缴纳记录等。

4.日常运营管理类：

*客户服务：业主报修、投诉处理记录，服务回访记录，社区文化活动资料等。

*秩序维护：值班记录、巡逻记录、监控录像（或其索引）、车辆管理记录、突发事件处理记录等。

*环境保洁与绿化：清洁服务记录、绿化养护记录、消杀记录等。

*设施设备运行与维护：各类设备设施的运行日志、定期检查保养记录、维修记录、备品备件台账等。

5.财务类：物业管理费、停车费等各项收费标准及依据，收费凭证存根（或电子记录），财务报表，成本核算资料等（按财务制度规定另行归档的除外）。

6.人力资源类：员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、离职等相关资料（按人力资源制度规定管理）。

7.合同协议类：与外包服务单位（如保洁、保安、维保）签订的合同，采购合同，其他经济合同与协议等。

8.其他类：包括法律法规文件、行业标准、内部规章制度、宣传资料、荣誉证书等。

（二）档案收集范围

凡是在物业管理活动中直接形成的，对物业运营、管理、维修、改造、法律追溯及业主服务具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等材料，均属收集范围。

四、档案的形成与收集

（一）档案形成

各部门在工作中应规范文件材料的形成，确保其真实性、准确性、完整性和规范性。文件材料的格式、签署、用印等应符合相关规定。

（二）档案收集

1.日常收集：各部门应指定专人负责本部门日常工作中形成的档案材料的积累和初步整理，并定期向档案管理部门移交。

2.定期移交：对于具有阶段性的工作，应在工作完成后及时整理并移交档案。常规性文件材料，可按月、季或年度进行移交。移交时须填写《档案移交清单》，双方签字确认。

3.专项收集：针对物业承接查验、重大工程改造、突发事件等专项工作，档案管理部门应提前介入，指导和协助相关部门做好档案材料的收集工作。

4.电子档案收集：对于电子文件，应按照相关标准进行整理、存储，并确保其可读性和安全性。重要的电子档案应同时形成纸质备份或采用其他可靠的备份方式。

五、档案的整理与归档

（一）档案整理

档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括：

1.鉴别：区分材料的真伪和保存价值。

2.分类：按照本制