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合同台账档案管理制度

一、总则

为规范公司合同台账及档案管理工作，确保合同信息的完整、准确、安全和可追溯，维护公司合法权益，提高合同管理效率，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。本制度旨在通过系统化、规范化的管理，使合同从签订、履行到归档的全过程得到有效控制，为公司经营决策提供可靠依据。

二、管理部门与职责

合同台账及档案管理工作实行统一领导、分级负责的原则。

公司综合管理部（或指定法务部/行政部，根据公司实际情况确定，下同）为合同台账档案管理的归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查全公司的合同台账档案管理工作。其主要职责包括：制定和完善合同台账档案管理制度及相关操作细则；组织合同台账的建立、维护和档案的接收、整理、保管、统计、利用及销毁工作；对各部门合同台账档案管理工作进行业务培训和指导。

各业务部门是合同台账档案管理的具体执行部门，负责本部门合同的发起、谈判、签订过程中的信息收集与初步录入，以及合同履行过程中的动态跟踪与信息更新，并按规定及时向综合管理部移交合同档案材料。各部门应指定专人（合同管理员）负责本部门合同台账信息的日常维护和档案材料的整理、提交工作，确保信息的及时性与准确性。

三、合同台账的建立与管理

（一）台账建立

合同台账应在合同正式签订前开始建立基础信息框架，合同签订后一个工作日内完成全部信息的录入。台账信息应全面、准确、规范，至少包含以下核心要素：合同编号、合同名称、合同类别（如采购、销售、服务等）、签约主体（我方及对方单位全称）、合同标的、数量、金额、履行期限、签订日期、生效条件、付款方式、违约责任、争议解决方式、合同负责人（我方）、对方联系人及联系方式等。

（二）台账维护与更新

合同台账实行动态管理。在合同履行过程中，相关业务部门合同管理员应根据合同履行进展情况（如付款、收货、开票、变更、解除、纠纷等），及时、准确地在台账中更新相应信息。合同的任何变更、补充协议或终止情况，均需在台账中详细记录，并附相关文件编号或说明。

综合管理部应定期（如每月）对各部门合同台账的完整性、准确性进行检查与核对，确保台账信息与实际合同状况一致。对发现的问题，应及时通知相关部门整改。

（三）台账形式与保管

合同台账应以电子台账为主，可采用公司统一规定的合同管理软件、Excel表格或其他信息化系统进行记录和管理。电子台账应定期备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的位置，并明确备份责任人及频次。

四、合同档案的形成与归档

（一）档案材料的收集与整理

合同档案材料是指从合同谈判、签订到履行完毕（或终止）全过程中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。具体包括但不限于：合同草本、正式文本（正副本）、对方当事人的资质证明文件（营业执照、授权委托书等）、合同审批单、谈判记录、会议纪要、补充协议、变更协议、解除协议、履约过程中的往来函件、付款凭证、验收证明、争议解决文件（如诉讼、仲裁相关材料）等。

合同签订后，业务部门应将上述所有相关材料收集齐全，进行初步整理、排序、编号，确保材料的完整性和系统性。

（二）档案归档时限与要求

合同正式签订生效后，业务部门应在规定时限内（如十个工作日内）将整理完毕的全套合同档案材料（至少一份正本及相关附件）移交至综合管理部归档。对于履行周期较长或履行过程中产生大量后续文件的合同，可分阶段归档，即合同主文本先行归档，后续履行过程中的重要文件在形成后及时补充归档。

归档的合同档案材料应字迹清晰、手续完备。复印件需注明原件保管处。电子文件（如扫描件、邮件往来等）也应一并归档，并确保其真实性和可读性。

（三）档案分类与编号

综合管理部接收档案后，应按照公司档案管理的统一规则对合同档案进行分类、编号和登记。合同档案的分类应具有逻辑性，便于检索，可按年度、部门、合同类别等方式进行多级分类。合同编号应与台账编号保持一致，作为档案检索的唯一标识。

五、合同档案的借阅与保密管理

（一）档案借阅

公司内部因工作需要借阅合同档案时，需填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案编号、借阅期限，并经部门负责人签字批准。涉及重要或敏感合同档案的借阅，需报请公司分管领导或综合管理部负责人审批。

借阅档案一般应在档案保管场所查阅。确因工作需要带出指定场所的，须经综合管理部负责人批准，并限期归还。档案借阅期限一般不超过规定天数，如需延长，应办理续借手续。

借阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。归还档案时，档案管理员应仔细核对，确认无误后方可办理归还手续。

（二）保密管理

所有接触合同档案的人员均负有保密义务。严禁将合同档案内容泄露给无关第三方。未经授权，不得擅自将档案材料提供给公司外部单位或个人查阅、复制。违反保密规定造成公司损失的，将