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供应商管理标准操作流程(SOP)文档

引言

1.1目的与范围

本标准操作流程（SOP）旨在规范公司供应商管理的全过程，确保所采购的物料、设备及服务符合预定的质量、成本、交付及合规性要求。通过建立系统化的供应商准入、评估、选择、合作、绩效监控及关系维护机制，以优化供应链效率，降低运营风险，提升整体竞争力。

本流程适用于公司所有涉及外部采购活动的供应商，涵盖从供应商信息收集、初步筛选、深度审核、合作谈判、合同签订、日常管理、绩效评估直至供应商退出的完整生命周期。公司各相关部门，包括采购、质量、技术、生产、财务及法务等，均需遵照本流程执行。

1.2术语与定义

*供应商：指能向公司提供符合要求的物料、设备、技术或服务的外部组织或个体。

*关键供应商：指提供对公司产品质量、生产运营或成本控制具有重大影响的物料或服务的供应商。

*供应商准入：指对潜在供应商进行资格审查，确认其是否具备与公司合作基本条件的过程。

*供应商评估：指对供应商的综合能力（包括质量、成本、交付、服务、技术能力、财务状况、社会责任及合规性等）进行系统考察与评价的活动。

*供应商绩效：指供应商在满足公司质量、交付、成本、服务等方面要求的表现。

*合格供应商名录：指经过公司正式评估并批准，可进行采购合作的供应商清单。

供应商准入与评估

2.1需求识别与信息收集

*2.1.1需求提出：采购部门根据公司生产计划、项目需求或业务发展需要，会同使用部门（如生产、技术）明确采购物料/服务的规格、质量标准、数量、预期交付时间及预算等关键信息，形成《采购需求单》。

*2.1.2潜在供应商信息收集：采购部门负责通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于行业名录、专业展会、网络平台、同行推荐、供应商主动接洽等。信息应至少包括供应商名称、联系方式、主营业务、规模、资质认证等基本情况。

2.2初步筛选

*2.2.1资料初审：采购部门对收集到的潜在供应商信息进行初步筛选。审查内容主要包括：

*基本资质文件（营业执照、相关行业许可证、生产许可证等）的有效性与完整性。

*经营范围是否与所需物料/服务相符。

*初步判断其生产能力、供货能力是否满足基本需求。

*是否存在明显的不良记录或负面信息。

*2.2.2筛选结果：通过初步筛选的供应商，进入候选供应商名单，准备进行深入评估；未通过者，其信息归档留存，作为未来参考。

2.3供应商深入评估与审核

*2.3.1评估启动：对于关键物料或大额采购的候选供应商，或根据公司策略，采购部门应组织跨部门评估小组（通常包括采购、质量、技术部门代表，必要时邀请生产或财务部门）进行深入评估。

*2.3.2信息索取与问卷调研：评估小组向候选供应商发出《供应商信息调查表》及所需资料清单（如详细的质量手册、工艺流程、主要客户、财务报表简况、认证证书复印件等）。

*2.3.3现场考察（如适用）：对于关键供应商或评估小组认为有必要的情况，应安排对供应商的现场考察。考察内容通常包括：生产设施与设备状况、生产工艺与质量控制体系、原材料管理、员工技能与培训、健康安全与环境管理、仓储物流条件等。考察完成后需提交《供应商现场考察报告》。

*2.3.4样品测试与验证（如适用）：如采购物料为有形产品，可要求供应商提供样品，由质量部门或技术部门按照既定标准进行测试和验证，并出具《样品测试报告》。

*2.3.5综合评估：评估小组根据收集到的资料、问卷反馈、现场考察结果、样品测试报告（如有时）等，对供应商的质量能力、成本竞争力、交付可靠性、技术水平、财务稳定性、商业信誉、合规性及社会责任表现等方面进行综合打分和评价。

*2.3.6评估报告与审批：评估小组汇总评估意见，形成《供应商评估报告》，明确评估结论（如建议准入、有条件准入、暂不准入、否决），并按公司规定的审批权限逐级报批。

2.4供应商准入批准与名录建立

*2.4.1准入批准：经审批同意准入的供应商，由采购部门将其基本信息录入公司《合格供应商名录》，并进行分类管理（如按物料类别、重要性等级等）。

*2.4.2信息维护：《合格供应商名录》应定期更新，确保信息的准确性和时效性。供应商信息发生重大变更时，应及时通知采购部门进行更新。

供应商选择与合同管理

3.1供应商选择

*3.1.1选择原则：在《合格供应商名录》中，根据采购物料/服务的特性、重要程度、市场竞争状况及供应商绩效表现等因素，采用合适的方式选择供应商。常用的选择方式包括询价、比价、招标（公开招标、邀请招标）、竞争性谈判等。

*3.1.2询比价/招标流程：采购部门根据采购需求，向选定的合格供应商发出询价单或招