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员工离职流程及档案管理标准模板

前言

员工离职是组织人才流动的正常现象，规范、有序的离职流程及严谨的档案管理，不仅是维护企业正常运营秩序、防范潜在风险的重要保障，也是尊重员工、维护双方合法权益、塑造良好雇主品牌的体现。本标准模板旨在为企业提供一套系统、可操作的指引，以期实现离职管理的标准化与精细化。

一、员工离职流程

1.1离职申请与提交

员工因故决定离职，应提前以书面形式（通常为《员工离职申请表》）向其直属上级提交离职申请。申请中需注明拟离职日期及简要离职原因。试用期员工与正式员工的提前通知期，应遵循国家劳动法律法规及劳动合同的相关约定。

直属上级在收到员工离职申请后，应首先与员工进行初步沟通，了解其真实离职意图。

1.2离职面谈与挽留（如适用）

*直属上级面谈：直属上级应在收到离职申请后尽快安排正式面谈，充分了解员工离职的具体原因、对公司及工作的看法与建议。对于表现优秀或公司认为有挽留价值的员工，可在了解其核心诉求的基础上，探讨可行的挽留方案，并及时向更高层级管理者及人力资源部门反馈。

*人力资源部门面谈：在直属上级面谈之后或同时，人力资源部门可根据情况介入，与员工进行更深层次的沟通。一方面核实信息，另一方面从公司层面听取员工的意见与建议，这对于改进管理、优化组织氛围具有重要参考价值。面谈应做好记录。

1.3离职审批

*员工填写完整的《员工离职申请表》后，需按照公司规定的审批权限逐级上报审批。审批流程通常包括直属上级、部门负责人、人力资源部门负责人，必要时需报请公司分管领导或总经理审批。

*审批过程中，各环节负责人应基于员工的工作表现、团队影响及公司整体利益等因素审慎评估，并签署明确意见。

1.4工作交接安排与执行

获得批准后，人力资源部门应协同员工所在部门，为离职员工制定详细的工作交接计划，并明确交接期限。工作交接是离职流程中的核心环节，务必确保全面、细致：

*交接内容：包括但不限于手头未完成工作、已完成工作的文档资料、客户资源信息、项目进展情况、内部系统账号及权限、办公用品、公司财物（如钥匙、门禁卡、笔记本电脑、车辆等）。

*交接对象：由部门负责人指定合适的接收人。

*交接过程：离职员工应主动、全面地向接收人进行工作移交，并填写《员工离职工作交接清单》，详细列明交接物品、文件、数据等。接收人应对交接内容进行逐项核对确认，直属上级负责监督交接过程的有效性与完整性。

*交接确认：交接完成后，由离职员工、接收人、直属上级共同在《工作交接清单》上签字确认。

1.5行政与财务事项办理

*归还公司财物：离职员工须按公司规定归还所有公司资产，包括但不限于办公设备、工具、图书资料、工作服、工牌、门禁卡、宿舍钥匙等。相关部门（如行政部、IT部）应对归还物品进行检查验收。

*结清财务往来：人力资源部门会同财务部，核算离职员工的薪资、加班费、未休年假工资、奖金、补贴等应发款项，以及员工应向公司支付的借款、赔偿款等应扣款项，确保在员工离职前或按约定时间结清。

*停止相关权限：IT部门应在员工最后工作日前，根据人力资源部门通知，注销或冻结离职员工的公司邮箱、内部系统账号、网络访问权限等。

*社保公积金停缴：人力资源部门负责在规定时限内为离职员工办理社会保险及住房公积金的停缴手续。

1.6离职证明开具与档案转出

*在员工完成所有离职手续、结清所有往来后，人力资源部门应及时为其开具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明），并确保内容符合法律法规要求。

*对于需要转移人事档案和社保关系的员工，人力资源部门应协助其办理相关手续，或告知其办理流程及所需材料。

1.7正式离职

完成上述所有流程后，员工正式与公司解除劳动关系。人力资源部门应将离职员工信息从在职员工名册中移除，并更新相关人事统计数据。

二、离职员工档案管理

2.1档案构成

离职员工档案应至少包含以下核心材料：

*《员工离职申请表》及审批记录

*《员工离职面谈记录表》

*《员工离职工作交接清单》（含所有附件）

*《解除/终止劳动合同证明书》存根

*劳动合同原件或复印件

*员工入职相关材料（如履历表、学历学位证明复印件等，可根据原在职档案调用或复印）

*重要考核记录、奖惩记录（如适用）

*其他与离职相关的重要文件（如竞业限制协议、保密协议等）

2.2档案整理与归档

*员工离职手续办理完毕后，人力资源部门指定专人负责收集、整理离职员工的全部相关材料，确保材料齐全、内容清晰。

*档案材料应按照一定的逻辑顺序（如时间顺序或材料类型）进行排列、装订。

*为每份离职档案建立档案目录，并编制唯一的档案编号，便于检索与管理。

2.3档案存储与