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财务报销流程详细操作标准

一、总则

为进一步规范公司财务管理，明确报销标准与审批路径，提高报销效率，确保资金使用的合规性、合理性与安全性，特制定本操作标准。本标准适用于公司全体员工的日常费用报销、差旅费用报销、专项费用报销等各类经济业务的报销事宜。全体员工在办理报销业务时，均须严格遵守本标准规定，财务部门负责本标准的解释与监督执行。

二、报销事前准备与规范

（一）费用发生的合规性前提

所有报销的费用必须是与公司经营活动直接相关的合理支出。员工在发生费用前，应确认该支出符合公司相关制度规定，对于有预算控制的项目，需确保在预算额度内执行。涉及大额或特殊费用支出，建议事前与部门负责人及财务部门进行沟通确认，避免事后因不符合规定而无法报销。

（二）原始凭证的获取与审核

1.票据类型：优先获取国家税务部门监制的正规发票。对于确实无法取得发票的特殊情况，需提供合规的收款收据及相关证明材料，并详细说明原因。

2.票据基本要素：

*名称：发票抬头必须为公司法定全称，不得有错别字或简称（经财务部门备案的特定简称除外）。

*日期：票据开具日期应与费用实际发生日期相符。

*内容：商品或服务名称应清晰、具体，避免使用模糊笼统的词汇。如购买办公用品，应列明具体品目；如为服务费，应注明服务内容及期间。

*金额：大小写金额必须一致，字迹清晰，无涂改痕迹。

*印章：发票须加盖开票单位的发票专用章，印章清晰、完整。

3.票据真实性与相关性：员工需对所获取原始凭证的真实性、合法性及与业务的相关性负责。不得使用虚假票据、过期票据或与实际业务不符的票据进行报销。

（三）费用标准的知悉

员工应熟悉并遵守公司关于各项费用（如差旅费中的交通、住宿、补贴标准，业务招待费的标准等）的具体规定，确保费用支出在标准范围内。对于超标准部分，原则上不予报销，特殊情况需提供充分理由并经高级管理层审批。

三、报销申请的发起

（一）报销单的填写

1.填写工具：原则上使用公司统一格式的电子报销系统或纸质报销单。电子报销系统需在线如实填写；纸质报销单应用黑色或蓝色水笔正楷填写，不得使用铅笔或易褪色的笔。

2.填写内容：

*报销人信息：姓名、部门、工号等应准确无误。

*报销日期：填写提交报销申请的日期。

*费用归属：明确费用所属的部门、项目（如有）及费用类型。

*事由描述：简明扼要地填写费用发生的原因、时间、地点、参与人员（如涉及）等关键信息，确保审批人能够清晰了解费用背景。

*金额明细：按费用发生的时间顺序或费用类别逐项填写，注明票据张数、单价、数量（如适用）、小计金额。合计金额大小写须一致。

*附件张数：准确填写所附原始凭证的总张数。

（二）原始凭证的整理与粘贴

1.分类整理：将不同类型的费用票据分开整理，如交通费、住宿费、餐费等，便于审核与核算。

2.粘贴规范：

*使用公司统一的原始凭证粘贴单或干净的A4纸作为粘贴底纸。

*票据应从右至左、从上至下，鱼鳞式依次粘贴，确保粘贴牢固，不超出粘贴单边缘。

*较小的票据应先粘贴在粘贴单上，避免遗失。

*粘贴时应保持票据平整，不要折叠过多，以便查阅。

*对于金额较大的票据或重要合同、协议等附件，可单独整理提交，但需在报销单上注明。

（三）报销附件的完整性

根据费用性质，除原始发票外，可能还需提供以下附件：

*差旅费：出差申请单（如公司规定）、行程单、交通票据（机票、火车票、汽车票等）、住宿明细清单等。

*业务招待费：招待申请（如公司规定）、招待对象及事由说明等。

*采购费用：采购申请单、采购合同、验收单、入库单等。

*其他特殊费用：根据财务部门要求提供的相关证明材料。

四、报销审批流程的执行

（一）审批权限与路径

公司根据费用金额、性质及部门层级设定了明确的审批权限和审批路径。报销人应根据公司规定，将填写完整、附件齐全的报销单提交给相应的审批人进行审批。通常审批路径为：报销人直属部门负责人-财务部门审核岗-分管领导-（如金额超限）总经理/董事长。具体以公司最新发布的审批权限表为准。

（二）各级审批职责

1.部门负责人：对本部门员工报销费用的真实性、必要性及业务相关性进行primaryreview，确保费用符合部门业务实际。

2.财务部门审核岗：

*形式审核：审核报销单填写是否规范、完整，附件是否齐全、粘贴是否符合要求。

*合规性审核：审核原始凭证是否合法、合规，费用标准是否符合公司规定，金额计算是否准确。

*政策把关：确保报销事项符合国家财经法规及公司财务制度。对审核中发现的问题，应及时与报销人沟通，要求补充或更正。

3.分管领导/总经理/董事长：在其审批权限