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供应商管理审批流程规范化管理模板

一、适用业务场景

新供应商引入：首次合作供应商的资质审核、准入评估及合作权限授予；

现有供应商信息变更：如供应商名称、联系方式、经营范围、银行账户等关键信息调整；

供应商合作终止/清退：因合作到期、履约不达标、战略调整等原因终止合作关系；

供应商分级调整：根据供应商履约质量、合作年限等因素调整其合作等级（如战略级、优先级、普通级）；

供应商服务范围扩展：新增合作品类、项目或提升合作规模（如年度采购金额增加、服务区域扩大）。

二、标准化操作流程

流程目标：保证供应商管理各环节审批规范、责任清晰、可追溯，防范合规风险，提升合作效率。

步骤1：需求发起与资料准备

发起人：需求部门负责人（如采购部、项目组、使用部门等）；

操作内容：

根据业务需求填写《供应商审批申请表》（见模板表格），明确申请事项（如“新供应商公司准入”“供应商公司银行账户变更”）；

准备附件材料（需加盖供应商公章或部门确认章）：

新供应商：营业执照复印件、法定代表人证件号码明、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）、产品/服务报价单、过往合作案例（如有）；

信息变更：原合作框架协议、变更说明函、供应商盖章的《变更申请确认书》；

合作终止：履约情况总结报告（含未结事项处理方案）、双方确认的终止协议（如有）；

分级调整：供应商履约评估报告（近1-2年）、部门调整建议说明。

输出物：《供应商审批申请表》+附件材料清单。

步骤2：需求部门初审

审核人：需求部门负责人（如采购部经理）；

审核重点：

申请事项与业务需求的匹配度（如新增供应商是否为项目必需、变更信息是否影响现有合作）；

附件材料的完整性和规范性（如资质证书是否在有效期内、变更说明是否清晰）；

涉及成本的事项（如采购金额、服务费用）是否符合部门预算。

操作要求：初审通过后，在《供应商审批申请表》“初审意见”栏签字确认，并流转至下一环节；初审不通过需注明原因并退回发起人补充材料。

步骤3：采购部/业务归口部门审核

审核人：采购部经理或对应业务归口部门负责人；

审核重点：

新供应商：是否符合公司供应商准入标准（如行业口碑、质量体系、供货能力）、是否与现有供应商存在冲突；

信息变更：变更后信息是否影响合同执行、是否需重新签订补充协议；

合作终止：未结款项、货物交接等后续事项是否有明确处理方案；

分级调整：评估指标是否客观（如交付准时率、质量合格率）、调整依据是否充分。

操作要求：审核通过后签字确认，若涉及重大事项（如大额采购、战略供应商变更），需同步提交至法务风控部。

步骤4：法务风控部合规性审核（如需）

审核人：法务风控部专员/经理；

审核重点：

新供应商/变更事项：供应商资质是否符合行业监管要求、合同条款是否合法合规（如知识产权、违约责任）；

合作终止：终止协议是否符合《民法典》及原合同约定，是否存在潜在法律纠纷；

特殊行业供应商：是否具备经营资质（如食品供应商需《食品经营许可证》）、是否涉及垄断风险。

操作要求：合规性审核通过后签字确认；若存在法律风险，需提出修改意见并退回相关部门调整。

步骤5：管理层审批

审批人：根据事项重要性分级审批：

一般事项（如普通供应商信息变更、年度内小额采购调整）：分管副总/总监审批；

重大事项（如新战略供应商引入、年度采购金额超50万元、供应商清退）：总经理审批。

审批重点：

事项是否符合公司战略规划及年度经营目标；

投入产出比是否合理（如新供应商合作是否带来成本优化或效率提升）；

涉及资源投入（如资金、人力）是否在预算范围内。

操作要求：审批通过后签字确认，流程进入结果执行环节；审批不通过需注明核心原因并终止流程。

步骤6：结果通知与归档

执行人：需求部门/采购部；

操作内容：

审批通过：向供应商发送《合作意向函》或《变更确认函》（新供应商/变更事项），或《终止合作通知书》（终止事项）；同步更新供应商信息库（如ERP系统、供应商档案）；

审批不通过：向供应商发送《审批结果说明函》（如适用），并向内部发起部门反馈原因；

流程归档：将《供应商审批申请表》、附件材料、审批记录等整理成册，按公司档案管理规定保存（保存期限不少于5年）。

三、审批流程表单模板

申请编号

SQ-2024-X

申请日期

2024年月日

供应商名称

科技有限公司

统一社会信用代码

申请事项

□新供应商准入□信息变更□合作终止□分级调整□其他（请注明：________）

需求部门

采购部

申请人

*小明

联系方式

（内部分机X）

紧急程度

□普通□紧急□特急

申请事项详细说明

（如：申请将供应商“科技”银行账户由“X”变更为“X”，因原账户注销，需保证后续货款支付准确）

附件清单

□营业执照□资质证书□报价单□变更说明函□履约报告□其他：________