2025年合同档案管理制度(3篇).docxVIP

2025年合同档案管理制度(3篇)

合同档案管理制度一

一、总则

为加强公司合同档案管理，提高合同档案的利用效率，保护公司的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》等有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行记录、纠纷处理文件等。合同档案管理工作实行集中统一管理与分级负责相结合的原则，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用。

二、管理职责

公司综合管理部是合同档案的归口管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度，指导、监督和检查各部门的合同档案管理工作，集中保管公司重要合同档案，开展合同档案的整理、编目、保管、鉴定、统计和利用等工作。各业务部门负责本部门合同档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保合同档案的及时、完整和准确。指定专人负责本部门合同档案管理工作，定期向综合管理部移交合同档案。财务部门在办理合同款项收付业务时，应查验合同档案的完整性，并配合综合管理部做好合同档案的管理工作。

三、合同档案的收集与整理

合同签订部门应在合同签订生效后[X]个工作日内，将合同原件及相关附件、补充协议等资料收集齐全，并按照合同类别、项目名称、签订时间等进行初步整理。对于合同履行过程中产生的各种文件，如发货单、收货单、验收报告、付款凭证、往来函件等，相关部门应及时收集，并在每月末将本月的合同履行资料整理后移交合同签订部门。合同签订部门应在合同履行完毕后[X]个工作日内，对合同档案进行全面整理，将合同文本、附件、补充协议、履行记录、纠纷处理文件等相关资料按照时间顺序和逻辑关系进行排列，编写卷内目录，装订成册。合同档案的整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

四、合同档案的归档

各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度已履行完毕的合同档案移交综合管理部集中保管。移交时，应填写《合同档案移交清单》，详细注明合同名称、合同编号、签订时间、履行期限、档案数量等信息，经双方签字确认后，各执一份。对于未履行完毕的合同档案，由各业务部门继续保管，待合同履行完毕后再按照规定进行移交。综合管理部对各部门移交的合同档案进行审核，对不符合要求的合同档案，应及时退回相关部门重新整理和补充。审核通过的合同档案，应按照分类方案和编号规则进行分类编号，存入专门的档案柜或档案库房。

五、合同档案的保管

综合管理部应设置专门的合同档案库房，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保合同档案的安全。合同档案库房应保持整洁、通风、干燥，温度和湿度应控制在适宜的范围内。合同档案应按照分类编号顺序排列存放，建立档案索引和检索工具，便于查找和利用。对重要的合同档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的合同档案，应及时进行修复和复制。

六、合同档案的鉴定与销毁

综合管理部应定期组织相关人员对合同档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准按照国家有关规定执行。对保管期限已满的合同档案，应进行销毁处理。销毁前，应编制《合同档案销毁清册》，详细注明合同名称、合同编号、签订时间、保管期限、销毁原因等信息，经公司领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。严禁擅自销毁合同档案，对违反规定的单位和个人，将依法追究其责任。

七、合同档案的利用

公司各部门因工作需要查阅、借阅合同档案时，应填写《合同档案查阅/借阅申请表》，经本部门负责人批准后，到综合管理部办理相关手续。查阅、借阅合同档案时，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。如需复制合同档案，应经综合管理部负责人批准，并按照规定进行登记。外单位因工作需要查阅、借阅公司合同档案时，应持有单位介绍信，并经公司领导批准后，方可办理相关手续。查阅、借阅合同档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。

八、监督与考核

综合管理部应定期对各部门的合同档案管理工作进行检查和考核，检查内容包括合同档案的收集、整理、归档、保管、利用等方面。对合同档案管理工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对合同档案管理工作不力的部门和个人，责令其限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚。公司应将合同档案管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，作为评价工作业绩的重要指标之一。

合同档案管理制度二

一、目的

为规范公司合同档案管理，有效保护和利用合同档案资源，维护公司的合法权益，促进公司经济活动的顺利开展，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属