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2025年合同及档案管理制度(2篇)

合同管理制度

一、总则

为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门、分支机构签订的各类合同。合同管理应遵循合法、公平、诚信、审慎的原则，确保合同的签订和履行符合公司利益。

二、合同管理部门及职责

公司设立合同管理部门，负责统筹、协调和监督公司的合同管理工作。合同管理部门的主要职责包括：制定和完善公司合同管理制度；审核合同文本，提出法律意见和风险防范建议；监督合同的签订和履行，处理合同纠纷；建立合同档案，对合同进行分类、归档和保管。各业务部门负责本部门业务范围内合同的谈判、起草、履行等工作，并配合合同管理部门做好合同审核、档案管理等工作。财务部门负责对合同涉及的资金支付、结算等事项进行审核和监督。

三、合同签订流程

1.项目立项与需求评估

业务部门在开展业务活动前，应进行项目立项，明确项目的目标、范围、预算等，并对合同需求进行评估。根据项目需求，业务部门应组织相关人员进行市场调研，了解市场价格、供应商或客户的信誉等情况，为合同谈判提供依据。

2.供应商或客户选择

业务部门应根据项目需求和市场调研结果，选择合适的供应商或客户。对重要的供应商或客户，应进行实地考察和资质审查，确保其具备相应的能力和信誉。

3.合同谈判

业务部门应与供应商或客户进行合同谈判，就合同的主要条款进行协商，包括标的、数量、质量、价格、履行期限、违约责任等。在谈判过程中，业务部门应充分考虑公司的利益和风险，争取有利的合同条款。对于涉及重大利益或复杂法律问题的合同，合同管理部门应参与谈判，提供法律支持和建议。

4.合同起草

根据谈判结果，业务部门应起草合同文本。合同文本应符合法律法规的规定，内容完整、条款明确、逻辑清晰。合同文本应包括以下主要内容：合同双方的名称、地址、联系方式；合同标的；数量和质量；价格和支付方式；履行期限、地点和方式；违约责任；争议解决方式等。业务部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。

5.合同审核

合同管理部门应从法律角度对合同文本进行审核，重点审核合同的合法性、有效性、完整性和风险防范措施。审核内容包括：合同主体是否具备相应的资格和能力；合同条款是否符合法律法规的规定；合同是否存在重大风险和漏洞等。合同管理部门在审核过程中，应与业务部门进行沟通和协调，提出修改意见和建议。对于涉及财务、技术等专业问题的合同，合同管理部门应组织相关部门进行会审。

6.合同审批

经审核通过的合同文本，应按照公司的审批流程进行审批。审批权限根据合同的金额、性质等因素进行划分。一般合同由业务部门负责人、合同管理部门负责人审批；重大合同由公司分管领导、总经理审批。在审批过程中，审批人员应认真审查合同文本，提出明确的审批意见。对于不符合要求的合同，应退回业务部门重新修改。

7.合同签订

经审批通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与对方签订。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的程序进行盖章。合同签订后，合同管理部门应及时将合同文本分发至相关部门和人员，并建立合同档案。

四、合同履行管理

1.合同执行计划制定

业务部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。合同执行计划应报合同管理部门备案。

2.合同履行监督

业务部门应负责合同的具体履行工作，并对合同履行情况进行跟踪和监督。在合同履行过程中，业务部门应及时掌握对方的履行情况，发现问题及时沟通解决。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和评估，督促业务部门履行合同义务。对于重要合同，合同管理部门应参与合同履行的关键环节，确保合同的顺利履行。

3.合同变更与解除

在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除合同应按照合同签订的审批流程进行审批。合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知合同管理部门和财务部门，并做好相应的记录和归档工作。

4.合同纠纷处理

如发生合同纠纷，业务部门应及时向合同管理部门报告，并积极配合合同管理部门进行处理。合同管理部门应根据纠纷的性质和情况，制定相应的处理方案。对于一般性合同纠纷，可通过协商、调解等方式解决；对于重大合同纠纷，应及时聘请律师，通过仲裁或诉讼等法律途径解决。在处理合同纠纷过程中，业务部门和合同管理部门应收集和保存相关证据，维护公司的合法权益。

五、合同档案管理

1.档案收集与整理

合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料（如合同审批表、补充协议、履行记录等）提交合同管理部门。合同管理部门应按照合同的类别、时间等进行分类整理，并建立合同