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2025年档案及合同管理制度(2篇)

档案及合同管理制度（一）

总则

为了加强公司档案及合同管理，确保档案和合同的完整性、安全性和有效利用，提高公司运营管理水平，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司各部门、各下属单位在各项活动中形成的档案及合同的管理。档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整与安全，便于公司各部门和人员使用。合同管理应贯穿合同的签订、履行、变更、终止等全过程，保障公司的合法权益。

档案管理

1.档案范围

公司档案包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。文书档案是公司在行政管理、经营管理等活动中形成的各种文件材料，如通知、报告、决议等。科技档案涵盖公司科研、技术开发、工程建设等活动中产生的图纸、方案、报告等。会计档案包含会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料。人事档案则是员工个人经历、政治思想、业务能力等方面的记录。

2.档案收集与整理

各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的齐全、完整。收集的档案材料应及时进行整理，按照文件的形成时间、内容、来源等进行分类、编号和装订。对于电子档案，应进行数据备份，存储在安全的服务器或存储设备中，并建立相应的索引和目录，方便查询和使用。

3.档案保管

公司设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。档案库房应保持适宜的温度和湿度，定期进行检查和维护。对于重要档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和状态与记录一致。

4.档案借阅与利用

公司员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理延期手续。借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。档案管理部门应建立档案借阅登记制度，记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息。对于档案的利用，应遵循保密原则，不得将档案内容泄露给无关人员。对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的利用，应经过公司领导批准。

5.档案鉴定与销毁

公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。档案鉴定工作由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行。对于保管期限已满、失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，经公司领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。

合同管理

1.合同签订

公司在开展业务活动时，应签订书面合同。合同签订前，业务部门应对合同对方的主体资格、资信状况等进行调查和评估，确保合同对方具有履行合同的能力和信誉。合同起草应遵循公平、公正、合法的原则，明确双方的权利和义务。合同条款应具体、明确，避免模糊和歧义。合同起草完成后，应组织相关部门进行审核，审核内容包括合同的合法性、条款的合理性、风险的可控性等。审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表签订合同。

2.合同履行

合同签订后，业务部门应按照合同约定履行自己的义务，并跟踪合同对方的履行情况。如发现合同对方存在违约行为，应及时采取措施，维护公司的合法权益。业务部门应建立合同履行台账，记录合同的履行情况，包括交货时间、付款情况等。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与合同对方沟通协商，协商不成的，可通过法律途径解决。

3.合同变更与解除

在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更或解除协议。合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等。合同变更或解除协议签订后，业务部门应及时通知相关部门，并对合同履行台账进行更新。

4.合同归档

合同履行完毕后，业务部门应将合同原件及相关附件整理后移交档案管理部门归档。档案管理部门应按照档案管理的要求，对合同进行分类、编号和装订，并建立合同档案目录。合同档案应妥善保管，以备查阅和使用。

5.合同监督与考核

公司应建立合同监督机制，定期对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行检查和监督。对于合同管理过程中存在的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。公司应将合同管理纳入绩效考核体系，对合同管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对合同管理工作不力的部门和个人进行批评和处罚。

监督与检查

公司档案管理部门和合同管理部门应定期对各部门的档案及合同管理工作进行检查和监督。检查内容包括档案及合同的收集、整理、保管、借阅、利用等情况。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。对于违反档案及合同管理制度的行为，应按照公司有关规定进行处理。

附则

本制度自发布之日起施行，由公司档案管理部门负责解释。

档案及合同管理制度（二）

档案管理

1.档