行政文书处理及审批流程管理表.docVIP

行政文书处理及审批流程管理工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及部门的行政文书标准化处理，涵盖日常办公中的请示、报告、通知、函件、会议纪要、规章制度等类型。典型应用场景包括：

跨部门协作事项：如项目立项申请、资源调配请示、跨部门协作函等，需通过流程明确各部门职责与审批节点；

日常行政管理：如办公物资采购申请、差旅报销、假期审批等，规范文书流转与审批时效；

重要决策支撑：如年度工作计划、制度修订草案、重大事项请示等，保证审批流程完整、责任可追溯；

对外公务往来：如合作单位函件回复、对外公函审批等，保障文书内容合规性与对外形象一致性。

二、行政文书处理及审批全流程操作指南

步骤一：文书接收与初始登记

接收渠道：行政文书可通过纸质版（当面提交、邮寄）、电子版（OA系统、邮件）或扫描件（含电子签章）三种方式提交至行政管理部门（或指定对接人*）。

登记要素：收到文书后，需在《行政文书登记台账》中记录以下信息：

文书编号（按“年份-部门-序号”规则编制，如“2024-行-001”）；

文书标题（需与原文一致，如“关于采购办公设备的请示”）；

提交部门/人（如“市场部”或“”）；

提交日期（精确到年月日）；

紧急程度（标注“特急”“紧急”“常规”三级）；

附件清单（如有附件，需列明名称及数量）。

确认反馈：接收后1个工作日内，向提交人/部门反馈“已登记”信息，明确预计处理时长（特急文书不超过4小时，紧急文书不超过1个工作日，常规文书不超过3个工作日）。

步骤二：文书内容初审与分类

初审内容：行政管理部门（或初审人*）需对文书进行规范性审核，重点检查：

文书要素是否齐全（如标题、主送机关、附件、落款、日期等）；

格式是否符合标准（字体、字号、行距、页边距等，参照《单位公文格式规范》）；

内容是否清晰准确（无错别字、表述无歧义、数据逻辑一致）；

是否符合审批权限（根据《单位审批权限表》，初步判断需审批的最高层级）。

初审结果处理：

合格：进入下一步流程，在文书右上角标注“初审通过”及初审人姓名*、日期；

不合格：退回提交部门/人，注明修改意见（如“附件缺失，请补充采购明细表”），并明确重新提交时限（一般不超过2个工作日）。

步骤三：审批路径确定与流转

确定审批路径：根据文书类型、重要性及单位审批权限表，确定审批流程节点（示例）：

常规事项（如办公用品采购）：部门负责人→行政部负责人→财务部负责人→分管领导；

重大事项（如年度预算方案）：部门负责人→分管领导→总经理办公会→总经理；

跨部门事项（如项目协作函）：发起部门负责人→协作部门负责人→分管领导*。

流转方式：

纸质文书：初审通过后，由行政管理部门加盖“流转中”章，按审批顺序逐个传递，每个审批节点需在《文书流转跟踪表》上签字确认接收时间及意见；

电子文书：通过OA系统发起审批流程，系统自动推送至下一节点审批人，同步记录审批时间、意见及操作痕迹。

步骤四：审批意见反馈与结果确认

审批时限要求：每个审批节点需在规定时限内完成（具体时限参照《单位审批时效管理办法》，一般事项不超过2个工作日，重大事项不超过5个工作日）。

审批意见规范：审批人需明确签署“同意”“不同意”“需补充说明”三种意见之一：

“同意”：需注明“同意按意见执行”及姓名*、日期；

“不同意”：需注明具体理由及修改建议，如“因预算超标，请调整后重新提交”；

“需补充说明”：可附加补充意见，由后续环节或发起部门落实。

结果汇总：所有审批节点完成后，行政管理部门汇总最终审批意见，形成《审批结果通知书》，反馈至发起部门/人。

步骤五：文书执行与归档管理

执行跟踪：对审批通过的文书，由发起部门负责执行，行政管理部门跟踪进度（如采购文书需跟踪到货情况，制度文书需跟踪落地培训），并在执行完成后3个工作日内反馈结果。

归档整理：

文书分类：按“年度-文书类型-部门”分类（如“2024-请示-行政部”）；

归档范围：包含原文书、审批流程记录（流转表/OA审批截图）、执行结果反馈等全套材料；

归档方式：纸质文书存入档案盒（标注编号、标题、日期），电子文书刻录光盘或至档案管理系统，保存期限参照《单位档案管理办法》（一般为3-10年，涉密文书按保密规定执行）。

三、行政文书审批流程管理表（模板）

文书编号

文书标题

提交部门/人

提交日期

紧急程度

□特急□紧急□常规

接收日期

核心内容摘要

（200字内，简述文书背景、目的、主要事项及需解决的问题）

附件清单

（如有附件，列明名称、数量及页码，如：1.采购明细表（1页））

初审意见

□通过□不通过（退回原因：_________________________）初审人：_________日期：______

审批流程记录

审批节点

审批人/部门

审批意见

第一节点（