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大型会务活动保障方案及应急预案

一、总则

为更好地保障大型会务活动，特制定本保障方案及应急预案。

二、组织机构与工作任务

根据会务规模，进行责任分工，设会务保障机构，下设工作小组，分工负责。

1.运调小组。负责编制车辆保障预算；会务期间的车辆安排、调度；车辆技术状态审查、参会车辆编号；协调内外有关部门会务期间的车辆安排、调度和通行保障；制作通行证；运动会结束后车费的结算等工作。

2.人力资源小组。负责参加服务车辆驾驶员召集、审查、服务规范培训；统一服装、制作工作证等。

3.安保小组。负责会务期间的交通秩序和交通安全等工作。三、车辆需要数量与费用结算1、参照会务规模核定。

1）需高级大客*部；

2）需中小客车*部；

3）需高、中级轿车*部；

4）工作组用车*部；

5）应急安排大、中巴机动用车*部；

合计约需各种车辆*部。

2.费用预算

（根据用车车型和使用天数做预算）

四、工作进度

车辆保障工作共分三个分阶段组织实施：

1.第一阶段1）进行车辆摸底；

2）制订对应车辆保障具体细则；

3）做出车辆经费预算。

2.第二阶段

1）市区主要道路交通状况进行实地勘察；

2）规划好会务期间每日人流、车流流向；

3）确定调集车辆和驾驶员，对驾驶员进行培训；

4）办理车辆通行证、人员工作证。

3.第三阶段

1）提前一周完成车辆调度任务；

2）对服务车辆进行督察，发现问题立即纠正；

3）会务结束收回派车单，进行车辆结算。

五、工作要求与措施

1.根据会务召开单位前期工作安排，各工作小组提前安排人员驻会务办对接前期筹备工作。

2.会务期间实行通行证管理。所有进出会务场馆机动车辆必须持有有效通行证，经场馆安保人员核准后方可通行停放。各种证照的有效使用时间和适用区域有严格、具体的规定。

3.在上岗前，对司机进行职业道德、文明礼貌、优质服务、安全行车等方面的教育，力争使为大会服务的车辆成为厦门文明展示的窗口。

4.车辆调度与使用实行“统一调度、统一管理、对口使用”的保障方式：

一是所有征集车辆、驾驶员由车辆运调组统一调度、指挥，并按调度计划分别分配到各对口接待和保障单位进行服务保障；

二是用车单位（对口接待和保障单位）领到“派车单”后要及时与驾驶员联系对接，对接后驾驶员应主动与用车人核对所驾车型、车号和用车人姓名及联系电话等相关信息，以免出现差错而影响保障；

三是在“派车单”规定的使用时间内，车辆和驾驶员由对口接待单位派调使用，驾驶员应热情服务、听从指挥、确保安全；

四是特殊情况需延期使用或超范围的保障车辆（在规定用车时间以外），用车单位须提前向车辆调度室申报，经批准后驾驶员方可继续用车。

5.抓好会务期间的交通安全工作。加大快速处理事故的力度，制定快速处理交通事故处置方案，配备专门事故处理人员待命，加强事故值班制度，事故处理人员必须做到“处理现场快、恢复交通快、施救效率高”，必要时启动应急预案。

六、运力保障和结算办法

1.有偿用车。按车型和使用天数付费，在优先使用自有车辆的前提下，通过召开各类会议、发布信息等方法，向本市运输企业和社会各方面公开需求信息，并选择车况好，档次较高的租用。

2.结算办法。凡被确定调用的车辆，由运调小组调度，派发通知单，并做好登记、统计，用车结束后，做出车辆费用结算清单，进行车费结算。

七、有关责任

1.自筹备开始，各工作小组主要负责人要每天24小时值班，确保各自与大会联系畅通。

2.各工作小组主要负责人每天至少1次会议，确保信息沟通及时准确。

3.所有参与保障的驾驶员均需按规定统一着装、佩戴工作证上岗，凡违反此规定的，一经发现停止其服务资格。

4.车辆保洁由指定洗车店承接，驾驶员必须做好登记。5、驾驶员用餐提供餐费补助，不得以要用餐为由拖延接待时间或故意刁难服务对象。由此被投诉经查属实的，取消其参与服务保障的资格。

6.“派车单”的回收及上交。所有驾驶员保障任务完成后，一是应主动请用车单位陪同或用车人员在“派车单”上填写实际用车天数并签字确认（涂改无效），以便结算相关费用，保障驾驶员应自觉按照“派车单”规定时间进行服务保障，提前完成任务的，必须做到“客人一走，及时报告”，如发现用车单位滥用车辆和不如实填报“实

记用车天数”或驾驶员弄虚作假、要求用车人（用车单位）多填报用车天数的，将追究当事人责任；二是用车单位陪同或领导需对驾驶员的服务进行评价（在派车单驾驶员表现栏中“优秀、良好、一般、较差”的括号内打勾），但不得要求对方按自己意愿填报，驾驶员服务保障被投诉或评价为较差，经查属实的，取消其当日各项补助，考虑取消其保障资格。

八、服务保障须知

1.驾驶员要树立自身良好形象。要自觉按规定统一着装、持证上岗，严禁戴墨镜、穿拖鞋。

2.服务要做到“热情、耐心、细致、周到”，切实展现特区驾驶员对外的良好服务形象。

3.要增强