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公司受控文件管理清单模板

一、引言

在现代企业管理体系中，文件作为信息传递、知识沉淀、流程规范以及合规性证明的核心载体，其规范化管理对于保障企业运营效率、产品/服务质量、信息安全乃至法律合规性均具有举足轻重的意义。受控文件，特指那些对企业生产经营、质量管理、安全环保等关键环节具有直接指导作用或法律约束力，且其编制、审批、分发、使用、修订、作废和销毁等全过程均需严格控制的文件。

为确保此类文件的有效性、准确性、唯一性和可追溯性，特制定本【公司受控文件管理清单模板】。本清单旨在为公司提供一个系统化、标准化的受控文件登记与追踪工具，帮助各部门清晰掌握文件状态，有效规避因文件管理不当引发的各类风险。

二、受控文件管理清单模板

序号

文件名称

文件编号

版本号

生效日期

批准人

编制/修订人

所属部门/科室

文件类别

保密级别

状态

主要修订记录(简述)

分发/存放位置

分发记录(按需)

作废文件回收/销毁记录

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三、清单各字段说明与填写要求

1.序号：清单内文件的顺序编号，便于查找和管理。建议按自然数顺序连续编排。

2.文件名称：填写文件的全称，应准确、规范，能清晰反映文件的核心内容。避免使用简称或易引起歧义的名称。

3.文件编号：填写文件的唯一标识符。文件编号应遵循公司统一的文件编码规则，确保其唯一性和可追溯性。编码规则通常可包含部门代码、文件类别代码、顺序号等要素。

4.版本号：填写文件当前的版本标识。版本号的编制应遵循公司相关规定，通常以V开头，如V1.0、V2.1等，修订一次版本号递增。

5.生效日期：填写文件正式开始执行的日期，通常由批准人确定。格式建议为YYYY-MM-DD。

6.批准人：填写最终批准该文件发布生效的人员姓名及职务，通常为部门负责人或公司分管领导。

7.编制/修订人：填写文件的原始编制人或最新一次修订的修订人姓名。

8.所属部门/科室：填写文件的归口管理部门或主要使用部门。

9.文件类别：根据公司文件体系分类标准填写，例如：质量手册、程序文件、作业指导书、记录表单、技术文件、管理制度、外来文件（如法规标准）等。

10.保密级别：根据文件内容的敏感程度和公司保密规定，填写相应的保密等级，如：绝密、机密、秘密、内部公开、公开等。

11.状态：填写文件当前所处的生命周期状态，如：草稿、评审中、待批准、有效（在用）、已作废、已归档、修订中、暂停使用等。

12.主要修订记录(简述)：简要记录文件的重要修订历史，如“修订内容：XX条款；修订原因：XX标准更新”。对于多次修订的文件，可仅记录关键几次或附修订历史记录表作为附件。建议包含修订日期、修订前后版本号、主要修订内容概要。

13.分发/存放位置：

*电子文件：填写电子文档的具体存储路径（如服务器共享文件夹路径、文档管理系统URL等）。

*纸质文件：若有受控纸质版，填写纸质文件的分发份数及存放地点（如某部门文件柜X层X号）。

14.分发记录(按需)：若文件需要分发至外部单位或内部特定人员，可在此处记录分发对象、分发日期、签收人等信息。对于分发范围广或动态变化的情况，可单独建立分发签收台账，并在此处注明“详见《XX文件分发签收记录》”。

15.作废文件回收/销毁记录：记录文件作废后，原受控版本的回收情况（如回收日期、回收数量、回收人）或销毁情况（如销毁日期、销毁方式、监销人、销毁数量）。确保作废文件得到有效控制，防止误用。

四、使用说明与注意事项

1.动态维护：本清单为动态管理文件，当有新受控文件发布、现有文件修订换版、文件状态变更（如作废、归档）或文件信息发生其他变化时，应及时更新清单内容，确保清单信息的准确性和时效性。

2.专人负责：建议由各部门指定专人负责本部门受控文件清单的编制、更新、保管和分发工作，并定期向公司文件管理归口部门报备。公司层面可由质量管理部或行政部等指定部门负责统筹和监督。

3.定期审核：各部门应定期（如每季度或每半年）对本部门的受控文件管理清单进行审核，核对文件的实际状态与清单