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企业合同管理与风险控制制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业合同行为，加强合同管理，明确合同管理职责，防范与控制合同风险，保障企业合法权益，维护企业正常的经营秩序，依据国家相关法律法规及企业实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于企业及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除及终止各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的管理。劳动合同及企业内部管理类文件的管理，另行规定。

第三条基本原则

企业合同管理遵循以下原则：

（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。

（二）审慎性原则：合同管理应秉持严谨态度，充分评估风险，确保企业权益得到有效保护。

（三）效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低管理成本，提升运营效率。

（四）权责明晰原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，确保责任落实到人。

（五）全程管理原则：对合同的立项、谈判、起草、审核、签署、履行、变更、终止、归档及纠纷处理等环节进行全过程跟踪与管控。

第四条管理目标

通过建立健全合同管理体系，实现以下目标：

（一）确保合同的合规性与有效性，降低法律风险。

（二）规范合同行为，提高合同履约率，保障企业经营目标的实现。

（三）及时识别、评估和应对合同风险，减少或避免经济损失。

（四）提升合同管理效率，为企业决策提供支持。

第二章组织与职责

第五条管理机构与职责

企业合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的体制。

（一）企业领导层：负责审批重大合同、合同管理战略及制度的制定与修订，协调解决合同管理中的重大问题。

（二）法务部门（或指定的合同管理部门，下同）：作为合同的归口管理部门，履行以下职责：

1.组织制定、修订企业合同管理相关制度和流程。

2.审核合同的合法性、合规性、完整性及风险点，提供法律意见。

3.参与重大合同的谈判与起草工作。

4.管理企业合同标准文本库，推广和指导标准合同文本的使用。

5.监督、检查各部门合同管理及制度执行情况。

6.组织合同管理培训，提供合同法律支持与咨询服务。

7.负责合同纠纷的协调、处理与诉讼/仲裁事务。

8.负责合同专用章的管理。

（三）各业务部门：作为合同的发起和履行部门，履行以下职责：

1.负责合同项目的可行性分析与立项。

2.发起合同需求，参与合同谈判，提供相关背景资料和业务需求。

3.负责合同文本的初步拟定（或根据谈判结果修改），确保合同内容符合业务实际。

4.按照审批流程提交合同进行审核与审批。

5.负责合同的履行，跟踪合同履行进度，及时反馈履行中出现的问题。

6.收集、整理和归档本部门的合同及相关资料，并按要求向法务部门备案。

7.配合法务部门处理合同纠纷。

（四）财务部门：负责对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关事项进行审核，参与合同履行过程中的资金支付、结算等管理工作，对合同的经济性进行评估。

（五）其他相关职能部门：根据其职责范围，对合同涉及的相关专业事项进行审核并提出意见。

第六条合同管理员

各部门应指定专人（可兼职）担任合同管理员，负责本部门合同的日常管理、流转、信息录入及与法务部门的对接工作。

第三章合同管理流程

第七条合同的发起与立项

业务部门根据经营需要发起合同项目，进行可行性研究和风险初步评估，填写合同立项申请表，明确合同标的、数量、质量、履行期限、预算等基本要素，按权限报批后，方可进入合同谈判与起草阶段。

第八条合同的谈判与起草

（一）谈判：业务部门负责组织合同谈判，明确双方权利义务。重大或复杂合同，法务部门应参与谈判。谈判过程中应做好记录，重要事项应形成书面纪要。

（二）起草：合同起草应优先使用企业发布的标准合同文本。无标准文本的，由业务部门根据谈判结果和业务需求起草，或委托法务部门起草。起草时应确保合同要素齐全、条款明确、逻辑严谨、文字准确。

第九条合同的审核与审批

（一）审核内容：包括但不限于合同主体资格、经营范围、资信状况、合同标的、权利义务、违约责任、争议解决方式、合同效力、条款完整性及与项目立项的一致性等。

（二）审核流程：合同草案由业务部门负责人审核后，依次提交财务部门及其他相关职能部门审核，最后提交法务部门进行法律审核。各审核部门应在规定时限内出具明确的审核意见。

（三）审批权限：根据合同的性质、金额、重要程度等因素，设定不同层级的审批权限。审批人应对合同的合规性、经济性及风险控制进行综合判断并签署意见。未经完整审核和有效审批的合同，不得签署。

第十条合同的签署

（一）合同经最终审批通过后，由业务部门按照审批意见完善