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采购申请审批与验收管理模板

一、适用范围与典型应用场景

二、全流程操作指引

第一步：需求提出与申请发起

操作内容：需求部门根据工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间及预算金额，填写《采购申请单》。

负责人：需求部门经办人（如行政专员、生产计划员*）。

关键要求：需附详细需求说明（如“为满足项目进度，需采购型号服务器5台，用于数据存储”），避免模糊描述（如“采购一批电脑”）。

输出成果：《采购申请单》（初稿）。

第二步：部门初审

操作内容：需求部门负责人（如部门经理）对申请的必要性、数量合理性及预算是否符合部门年度计划进行审核，签署意见。

负责人：需求部门负责人*。

关键要求：重点审核“是否为必需采购”“是否存在替代方案（如租赁、内部调配）”“数量是否与实际需求匹配”。

输出成果：签署初审意见的《采购申请单》。

第三步：财务预算审核

操作内容：财务部门（如财务主管）对照申请金额与部门预算额度、公司采购政策，审核预算合规性，重点核查价格是否在市场合理区间、大额采购是否履行了预算调整程序（如超预算需提交《预算调整申请》）。

负责人：财务部门审核人*。

关键要求：对于单价较高的物品（如单价超5000元），需提供至少2家供应商的报价单作为参考；对于年度预算内采购，需确认预算科目无误。

输出成果：签署预算审核意见的《采购申请单》。

第四步：分级审批

操作内容：根据采购金额及物品类型，提交至对应审批人审批：

小额采购（如金额＜5000元）：由采购部门负责人*审批；

中额采购（如5000元≤金额＜5万元）：由分管副总*审批；

大额采购（如金额≥5万元）：由总经理*或总经理办公会审批。

负责人：按权限划分的审批人*。

关键要求：审批人需重点关注“是否符合公司战略”“是否通过性价比优化降低成本”“是否存在重复采购”。

输出成果：最终审批通过的《采购申请单》。

第五步：采购执行

操作内容：采购部门（如采购专员）根据审批通过的申请，选择供应商并下达采购订单。

关键动作：

供应商选择：优先从合格供应商库中选取，新供应商需通过资质审核（如营业执照、相关资质证书）；

订单签订：明确物品/服务规格、数量、单价、交付时间、质量标准、付款方式等条款；

进度跟踪：及时与供应商沟通交付进度，保证按时到货。

负责人：采购部门经办人*。

输出成果：《采购订单》、供应商资质文件、合同（如金额超1万元）。

第六步：到货验收

操作内容：物品/服务送达后，由需求部门、采购部门、质检部门*（如涉及质量）共同验收，填写《验收单》。

验收标准：

数量验收：清点实物数量与订单是否一致；

质量验收：对照规格型号、技术参数（如服务器配置、产品合格证）进行核查，服务类需确认服务内容是否符合合同约定；

外观/功能验收：检查是否有破损、故障，试用关键功能是否正常。

负责人：需求部门验收人、采购部门监验人、质检部门检验员*（如需）。

关键要求：验收不合格需当场记录，并联系供应商退换货或整改，整改后需重新验收。

输出成果：《验收单》（需三方签字确认）。

第七步：付款与资料归档

操作内容：

付款：财务部门*根据审批通过的《验收单》《采购订单》《发票》（合规票据）办理付款手续；

归档：采购部门*将《采购申请单》《审批记录》《采购订单》《验收单》《合同》等资料整理存档，保存期限不少于3年。

负责人：财务部门付款人、采购部门档案管理员。

输出成果：付款凭证、完整采购档案。

三、核心工具表单设计

表1：采购申请单

申请部门

申请日期

申请编号

申请人*

联系方式

需求日期

采购物品/服务名称

规格型号

单位

预算单价（元）

预算总价（元）

资金来源

需求说明（用途、紧急程度等）

附件清单（如报价单、需求说明）

初审意见（部门负责人*）：

日期：

财务审核意见（财务主管*）：

日期：

审批意见（审批人*）：

日期：

表2：验收单

验收日期

验收地点

采购编号

供应商名称

物品/服务名称

规格型号

订单数量

实收数量

验收结果（□合格□不合格）

验收详情（规格、质量、功能等）：

不合格处理方式：□退换货□整改□其他：

需求部门验收人*：

采购部门监验人*：

质检部门检验员*（如需）：

供应商确认签字：

日期：

表3：采购审批记录表

采购编号

物品名称

金额（元）

审批环节

审批人*

审批意见

审批日期

部门初审

财务审核

分级审批

四、关键风险提示与操作建议

预算控制风险：

提示：超预算采购需提前履行预算调整程序，避免因预算不足导致付款延迟；

建议：需求部门在申请前与财务部门确认可用预算，大额采购可分期执行。

审批权限风险：

提示：严禁越级审批或化整为零规避审批（如将5万元采购拆分为4笔4千元）；

建议：明确审批权限矩阵（如金额、品类双维度），并在OA系统中设置审批流程节点