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采购流程规范与审批表格模板
一、适用范围与典型应用场景
常规运营采购：如办公用品、生产辅料、设备耗材等定期或计划内采购；
专项项目采购：如研发项目所需材料、市场活动物料、固定资产添置等；
紧急采购需求：因突发情况（如设备故障、临时任务）导致的急需物资或服务采购；
零星小额采购：金额较小、频次较高的零散采购需求。
二、采购流程操作步骤详解
采购流程需遵循“需求导向、预算控制、分级审批、规范透明”原则，具体步骤
步骤1：需求发起与申请
责任主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）
操作说明：
需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望到货日期等关键信息；
附件需包含：技术参数要求（如设备采购）、相关审批依据（如项目立项批文）、市场询价初步记录（单笔金额超5000元时）；
部门负责人对需求的合理性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购部。
步骤2：预算审核
责任主体：财务部
操作说明：
财务部收到《采购申请单》后，核对采购预算与实际需求的匹配度，重点审核：
预算科目是否正确（如“办公费”“固定资产”等）；
预算金额是否在部门年度预算额度内，超预算需说明资金来源（如追加预算、专项调剂）；
审核通过后，在《采购申请单》上“预算审核”栏签字；若不通过，注明原因并退回需求部门调整。
步骤3：采购审批（分级授权）
责任主体：采购部、分管领导、单位负责人
操作说明：
根据采购金额实行分级审批，具体权限如下（单位可根据自身规模调整金额标准）：
采购金额区间
审批流程
5000元（含）以下
需求部门负责人→采购部负责人
5000-20000元（含）
需求部门负责人→采购部负责人→分管领导
20000元以上
需求部门负责人→采购部负责人→分管领导→单位负责人
审批人需重点审核采购的合规性、经济性及必要性，审批通过后进入下一环节；若审批不通过，书面说明理由并终止流程。
步骤4：供应商选择与订单下达
责任主体：采购部
操作说明：
供应商筛选：
金额≤10000元：从单位《合格供应商名录》中选择2家及以上供应商进行询价，填写《供应商比价表》；
金额＞10000元：启动公开询价或招标流程（需保留3家及以上供应商报价记录、资质文件复印件）；
紧急采购（需注明“紧急”原因）：可简化流程，但需事后补签审批手续，且供应商选择需至少2人共同确认；
订单：根据审批结果及供应商报价，与选定供应商签订采购合同（或订单），明确质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款，合同需经采购部负责人及分管领导签字；
将合同/订单复印件抄送财务部、需求部门备案。
步骤5：到货验收与确认
责任主体：需求部门、采购部、财务部（必要时）
操作说明：
供应商送货至指定地点后，需求部门牵头组织验收，对照采购订单核对：
数量、规格型号是否与订单一致；
外观是否完好，包装是否完整；
技术参数、质量标准是否符合要求（如需专业检测，可邀请技术部门或第三方机构参与）；
验收合格后，填写《到货验收单》，需求部门负责人、验收人签字；若不合格，注明原因并联系供应商退换货，同步记录在《采购异常处理表》中；
《到货验收单》原件提交采购部，复印件交财务部留存。
步骤6：付款申请与结算
责任主体：财务部、采购部
操作说明：
供应商凭《采购合同》《到货验收单》《发票》（需与合同信息一致）向财务部申请付款；
财务部核对单据的完整性、一致性（合同号、验收单号、金额、发票信息等），确认无误后填写《付款申请单》，附相关单据提交审批；
付款审批流程与采购审批权限一致（可简化为财务负责人+分管领导审批，具体单位规定）；
审批通过后，通过银行转账等方式付款，禁止现金支付（小额零星采购除外，需注明原因并经财务负责人批准）。
步骤7：资料归档
责任主体：采购部、档案管理部门
操作说明：
采购完成后，采购部负责整理全套资料（含《采购申请单》《预算审核表》《供应商比价表》《采购合同》《到货验收单》《付款申请单》《发票》等），按“一单一档”原则编号归档，保存期限不少于3年（重要固定资产采购档案保存期限不少于5年）。
三、核心审批与记录模板
模板1：采购申请单
申请部门
申请人
申请日期
采购物品/服务名称
规格型号
需求数量
预估单价
预算金额
用途说明
期望到货日期
附件清单
□技术参数□立项批文□询价记录（如有）
部门负责人初审
签字：
日期：
财务部预算审核
签字：
日期：
采购部意见
签字：
日期：
分管领导审批
签字：
日期：
单位负责人审批
签字：
日期：
模板2：供应商比价表
采购项目名称
采购申请单号
日期
序号
供应商名称
联系人
1
2
3
采购部审核意见
签字：
日期：
模板3：到货验收单
验收单号
采购合同号
验收日期
供应商名称
到货
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