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2026年建材制品公司采购退货理赔管理制度

（本制度经公司管理层审议通过，旨在规范采购退货与理赔流程，明确责任划分，保障公司合法权益，降低采购风险，维护良好的供需合作关系）

第一章总则

第一条制度目的?为建立规范、高效的采购退货与理赔管理机制，明确采购退货的条件、流程、责任划分及理赔处理要求，及时妥善解决采购物资质量、数量、规格等方面的问题，防范采购损失，保障公司生产经营秩序，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》等法律法规及公司采购管理制度、原料进场验收管理制度等相关规定，结合公司建材制品生产经营实际，制定本制度。

第二条适用范围?本制度适用于公司所有采购物资（包括生产用原料、辅料、设备及配件、办公物资、劳保用品等）在采购验收、仓储保管、生产使用过程中发现问题需要办理退货、换货及理赔的全流程管理，覆盖公司各部门与采购退货理赔相关的各项工作。

第三条核心原则?1.依法合规原则：采购退货理赔工作严格遵循法律法规和采购合同约定，确保流程合法、处理公正。2.权责清晰原则：明确各部门、各岗位在退货理赔中的职责权限，做到分工明确、责任到人。3.及时高效原则：发现采购物资问题后，快速启动退货理赔流程，减少损失扩大，提高处理效率。4.实事求是原则：基于客观事实和检验数据处理退货理赔事宜，确保问题认定准确、处理方案合理。5.利益兼顾原则：在维护公司合法权益的同时，兼顾供需合作关系，力求双赢解决方案。

第四条职责分工?1.采购部：作为退货理赔工作的牵头部门，负责接收退货申请、核实问题情况、与供应商沟通协商退货及理赔事宜；组织办理退货手续、跟踪退货执行情况；负责理赔谈判、签订理赔协议；跟进理赔款项回收或补偿落实情况。2.质量部：负责对存在问题的采购物资进行质量检验，出具正式的质量检验报告，明确问题类型、严重程度及原因分析；为退货理赔提供质量依据，参与理赔协商。3.仓储部：负责保管存在问题的物资，进行隔离存放和标识；配合质量部进行抽样检验；提供物资入库记录、保管情况说明；负责退货物资的清点、包装、发运等具体工作，办理出库手续并记录。4.需求部门（生产部、行政部等）：发现采购物资问题后及时提出退货申请，详细说明问题情况、使用影响及相关诉求；提供物资使用情况说明和相关证据；配合相关部门核实问题。5.财务部：负责审核退货理赔相关单据的合规性；办理退货款项冲销、理赔款项收取等财务手续；参与大额理赔款项的审核确认。6.技术部：对技术性较强的采购物资（如生产设备、专用原料等）提供技术支持，分析问题产生的技术原因，提出处理建议。7.法务部门（或指定专人）：为退货理赔工作提供法律支持，审核理赔协议的合法性；处理供应商拒不配合等复杂纠纷，必要时协助启动法律程序。8.审计部门：负责监督退货理赔流程的合规性、处理结果的公正性，防范内部管理风险。

第二章退货条件与申请规范

第五条退货适用条件?采购物资出现以下情况之一的，可申请退货：1.质量不合格：经质量部检验，物资质量不符合国家相关标准、行业规范、公司技术要求或采购合同约定的；2.规格不符：物资的型号、规格、参数等与采购合同约定或申请要求不一致的；3.数量差异：实际交付数量超出采购合同约定数量，且公司无额外需求的；或交付数量不足，但无法补足且影响使用的；4.包装破损：物资包装严重破损导致物资受损、受潮、污染，影响正常使用的；5.逾期交付：供应商未按采购合同约定时间交付物资，导致公司生产经营计划受影响，且无需继续接收的；6.其他情况：因供应商原因导致物资无法满足公司使用需求，且符合采购合同约定退货条件的。

第六条退货申请要求?1.申请时限：发现采购物资存在问题后，需求部门应在规定时间内提出退货申请（验收阶段发现问题的，应在验收完成后3个工作日内；使用过程中发现问题的，应在发现问题后5个工作日内），逾期未申请且无合理理由的，视为自动放弃退货权利。2.申请内容：退货申请需以书面形式提交，明确包含以下信息：申请部门、申请人、申请日期；采购物资名称、规格型号、采购合同编号、供应商名称、入库日期、使用情况；问题具体描述（如质量不合格的具体指标、规格不符的详细情况等）；问题发现过程及相关证据（如照片、检验记录等）；退货数量、处理诉求（退货退款、换货、维修等）；对生产经营的影响说明。3.申请提交：退货申请经需求部门负责人审核签字后，连同相关证据材料一并提交至采购部；采用信息化管理的，通过系统提交电子申请并上传附件。

第三章退货审批与执行流程

第七条退货审批流程?1.采购部初审：采购部收到退货申请后，在1-2个工作日内对申请材料的完整性、问题描述的清晰度进行初审，材料不全的通知申请部门补充；2.问题核实：采购部会同质量部、仓储部及需求部