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学校综合办公室事务办理流程

一、综合办公室事务办理概述

综合办公室是学校日常管理的重要枢纽，负责处理各类行政事务、协调部门工作、保障学校高效运行。为确保事务办理规范、高效、透明，特制定本流程。以下是综合办公室主要事务的办理步骤及要求。

二、综合办公室核心事务办理流程

（一）文件收发与管理

1.文件接收：

(1)接收文件时，应核对文件名称、数量、密级等信息，并在《文件收文登记簿》中详细记录，包括收文日期、发文字号、来文单位、文件份数等。

(2)对于涉密文件，需双人核对并加锁保管，确保安全。

2.文件分发：

(1)根据文件内容，将文件分发给相关部门或负责人。

(2)分发后，在《文件分发记录表》中登记接收人及签收时间。

3.文件归档：

(1)定期整理文件，按类别、时间顺序归档，确保查阅方便。

(2)按照学校档案管理规定，将重要文件数字化备份，并妥善保管纸质档案。

（二）会议组织与协调

1.会议筹备：

(1)收到会议通知后，确认参会人员、会议时间、地点及议题。

(2)提前3天向参会人员发送会议通知，并布置会场、准备会议材料。

2.会议执行：

(1)主持人宣布会议开始，核对参会人员，强调会议纪律。

(2)记录员全程记录会议内容，包括决议事项、责任分工等。

3.会议后续：

(1)整理会议纪要，分发给参会人员及相关部门。

(2)跟进会议决议的落实情况，并在下次会议前汇报进展。

（三）印章管理与使用

1.印章保管：

(1)印章由专人保管，存放在保险柜内，确保安全。

(2)保管人需定期检查印章状况，如有磨损及时报备更换。

2.印章使用：

(1)使用印章需填写《印章使用申请单》，经授权人审批后方可盖章。

(2)盖章前，需核对文件内容、落款、日期等要素是否齐全。

(3)盖章后，申请人在申请单上签字确认，并将文件归档保存。

（四）来访接待

1.接待准备：

(1)提前了解来访人员信息，准备相关接待资料。

(2)安排会议室或接待室，确保环境整洁、设施齐全。

2.接待执行：

(1)引导来访人员签到，并介绍学校基本情况或相关业务。

(2)协助来访人员联系相关工作人员，或解答常见问题。

3.接待记录：

(1)在《来访接待登记簿》中记录来访人员姓名、单位、事由、接待人员等信息。

(2)对于重要来访，需及时向领导汇报。

（五）办公用品采购与管理

1.需求统计：

(1)各部门每月提交办公用品需求清单，汇总后报备采购负责人。

(2)采购负责人根据库存情况，审核需求合理性，避免浪费。

2.采购执行：

(1)选择合格供应商，进行询价、比价，确保价格合理。

(2)采购完成后，及时验收并入库，粘贴标签注明数量、日期等信息。

3.库存管理：

(1)定期盘点办公用品，更新库存台账，确保账实相符。

(2)对于临期或闲置物资，及时调剂或报废处理。

三、事务办理注意事项

1.保密要求：所有事务办理过程中，需严格遵守保密规定，不得泄露敏感信息。

2.效率优先：简化流程，减少不必要环节，提高事务办理效率。

3.客户服务：接待人员需保持礼貌、耐心，提升服务意识。

4.记录完整：所有事务均需详细记录，便于追溯和检查。

二、综合办公室核心事务办理流程

（一）文件收发与管理

1.文件接收：

(1)接收文件时，应首先核对文件的完整性，检查是否有缺失页码或内容。同时，核对文件名称、发文字号、来文单位、密级标记、文件份数等信息是否与《文件收文登记簿》的预录入信息一致。若发现不符，应立即与发送方联系确认。

(2)对于涉密文件，接收时需在双人见证下进行，确保文件未被复制或篡改。涉密文件需立即放入专用保密柜，并记录访问人员及时间。

(3)在《文件收文登记簿》中详细记录，包括：收文日期、星期几、时辰、文件来源单位、发文字号、文件标题、密级、文件份数、附件数量、收件人、备注（如：是否需传阅、是否需领导批示等）。

(4)对于需要传阅的文件，应根据文件内容的重要性及相关部门的职责范围，制定传阅顺序，避免交叉传递导致信息泄露或延误。

2.文件分发：

(1)分发文件前，需再次核对文件内容与收文登记信息是否一致，确保无误。

(2)根据文件分发记录表，将文件分发给指定部门或负责人。分发时，需向接收人说明文件主要内容及办理要求，确保接收人理解文件意图。

(3)接收人在《文件分发记录表》上签字确认，包括接收人姓名、接收日期、文件标题等信息。若文件需要多级传阅，需记录下每级传阅人的姓名及日期。

3.文件归档：

(1)文件处理完毕后，需按照文件类别（如：行政文件、财务文件、人事文件等）进行分类整理。

(2)按照时间顺序排列文件，确保文件顺序正确。对于有特定编号的文件，需按照编号顺序排列。

(3)在文件首页粘贴归档标