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标准化办公室会议日程模板
适用范围
操作流程
一、会前准备：明确目标与细节
确定会议核心目的
明确会议需解决的核心问题（如同步进度、决策方案、协调资源等），避免召开无明确目标的“泛议会议”。
示例：项目启动会的目的是明确项目分工、时间节点及风险预案；部门例会的目的是复盘上周工作、部署本周计划。
梳理参会人员与分工
根据会议目的确定“必须参会人员”（决策者、执行负责人）和“列席人员”（提供支持或信息同步者），避免无关人员参会。
指定会议主持人（负责控场、引导议题）、记录人（负责记录关键信息、形成纪要）。
规划会议时间与地点
时间选择：优先安排工作日上午（如9:00-11:00）或下午非高峰时段（如14:00-16:00），避开午休及临近下班时间；单次会议时长建议控制在60-90分钟，避免疲劳。
地点选择：优先使用固定会议室（提前预订，保证设备正常）；若为线上会议，需提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom），并告知参会人员会议、账号及密码。
制定会议议程与材料准备
议程设计：按“重要性”排序议题，明确每个议题的“讨论重点”“负责人”及“预计时长”，避免议题发散。
材料准备：提前1-2天将会议背景资料、数据报表、方案草案等发给参会人员，保证其有充足时间熟悉内容（材料命名格式：“会议名称+议题+日期”，如“2024年Q2销售部例会-Q2数据回顾）。
二、会中执行：聚焦议题与高效决策
开场与议程确认（5分钟内）
主持人准时开场，明确会议目的、时长及纪律（如手机静音、围绕议题发言）。
快速宣读议程，确认参会人员对议题顺序、时间分配无异议，如有调整需经多数人员同意。
议题逐项讨论（核心环节）
按“背景介绍→现状分析→方案讨论→决策确认”的逻辑推进每个议题，由负责人简要汇报（建议配合PPT或数据图表，避免冗长文字）。
鼓励参会人员围绕“解决问题”发言，避免跑题或争论无关细节；主持人需适时打断冗长发言，引导聚焦结论。
关键决策需明确“决策依据”“执行责任人”及“完成时间”，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“7月20日前完成初稿”）。
总结与收尾（5-10分钟）
主持人总结各议题结论及待办任务，记录人同步确认关键信息（如任务名称、负责人、截止时间）无遗漏。
明确下次会议时间（如需）或后续沟通方式（如邮件同步进度），主持人宣布散会。
三、会后跟进：落实任务与闭环管理
整理会议纪要（24小时内完成）
记录人根据会议记录，整理出结构化纪要，内容包括：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员）、各议题结论、待办任务清单（任务名称、负责人、完成时间）、附件材料清单。
纪需经主持人审核无误后，在1个工作日内通过邮件或办公软件（如企业钉钉）发给所有参会人员，并抄送相关领导。
任务跟踪与反馈
待办任务负责人需在纪要发出后1个工作日内确认任务接收情况，并在执行过程中及时更新进度（如每日通过群内简报同步）。
主持人或指定人员（如项目经理）每周跟踪任务完成情况，对未按时完成的任务协调资源或调整计划，保证闭环。
材料归档
将会议纪要、演示文稿、原始记录等材料统一归档至指定文件夹（按“年份-月份-会议类型”分类），便于后续查阅或复盘。
会议日程模板
一、会议基本信息
项目
内容
会议名称
2024年第三季度销售部工作例会
会议日期
2024年7月15日（星期一）
会议时间
14:00-16:00（预计120分钟）
会议地点
公司301会议室（线上备用：腾讯会议X）
主持人
*经理（销售部）
记录人
*助理（销售部）
参会人员
销售部全体成员、市场部*主管
列席人员
财务部*专员（支持预算议题）
二、会议议程
序号
议题名称
内容概述
负责人
预计时长
实际时长
备注
1
Q2销售数据回顾
分析Q2销售额、目标完成率、区域表现
*主管
20分钟
附Q2销售数据报表
2
Q3销售目标分解
分解各区域、产品线目标及考核指标
*经理
30分钟
需结合市场部反馈意见
3
客户反馈问题处理
梳理Q2客户集中投诉问题及解决方案
*专员
25分钟
附客户反馈汇总表
4
跨部门资源协调需求
市场部推广支持、财务部预算申请
主管、经理
15分钟
5
其他事项
临时议题补充
全体
10分钟
三、会议纪要（待办任务清单）
任务名称
负责人
完成时间
交付成果
状态
整理Q2销售数据深度分析报告
*主管
7月18日前
PPT版分析报告
□未开始
修订Q3销售目标分解方案
*经理
7月20日前
部门内部确认版方案
□进行中
客户投诉问题解决方案落地
*专员
7月25日前
问题处理台账及客户反馈
□未开始
向财务部提交Q3推广预算申请
*主管
7月22日前
预算申请表（附方案）
□未开始
使用建议
会议目的需“单一聚焦”
避免在一次会议中混合“决策、汇报、brainstormin
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