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2026年高端鲜花定制公司包装材料采购与管理管理制度

第一章总则

第一条为规范公司包装材料采购与全流程管理工作，保障高端鲜花定制包装品质与品牌形象，控制包装材料采购成本，减少资源浪费，同时符合环保合规要求，依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国民法典》中采购合同相关规定、《固体废物污染环境防治法》环保要求，结合高端鲜花定制行业特点（如包装材料需兼顾美观性、保鲜性、环保性，定制化包装需求多，包装损耗率需严格管控等）及公司实际经营情况，制定本制度。

第二条本制度所指包装材料采购与管理，是指对公司鲜花定制所用包装材料（花艺包装纸、丝带、礼盒、保鲜袋、卡片、贴纸、手提袋等）的采购计划制定、供应商管理、入库验收、仓储保管、领用使用、损耗管控、报废处理的全流程管控活动；适用于公司采购部、仓储部、花艺制作部、财务部、运营部及所有参与包装材料采购与管理的人员。

第三条包装材料采购与管理遵循“品质优先、成本可控、环保合规、按需采购”的原则，做到采购计划精准化、供应商管理规范化、仓储保管精细化、使用损耗最小化，确保包装材料符合高端定制品质要求，同时控制采购与使用成本，符合环保政策要求。

第四条公司成立包装材料管理小组，由运营部负责人担任组长，采购部、仓储部负责人为成员，负责制定包装材料采购与管理操作细则、监督采购与使用流程执行、协调跨部门成本管控、审核包装材料环保合规方案，小组办公室设在采购部。

第二章职责分工

第五条包装材料管理小组职责：

（一）结合高端鲜花定制包装类型（日常定制包装、节日专属包装、高端定制礼盒包装等），制定年度包装材料采购与管理操作细则，明确不同类型包装材料的采购标准、验收要求、库存上限、损耗管控标准；

（二）每月组织包装材料采购与管理专项核查，重点核查采购计划执行情况、入库验收记录、库存盘点数据、领用使用规范度、损耗率等情况，杜绝采购超标、仓储损耗、使用浪费等问题；

（三）每季度分析包装材料采购成本与使用损耗数据，结合订单量变化预判下一季度采购需求，优化采购计划，降低库存积压风险；

（四）协调解决包装材料采购与管理过程中的跨部门问题，如采购部与花艺部的包装品质争议、仓储部与财务部的库存核算分歧等，确保管理流程高效落地。

第六条采购部职责：

（一）根据花艺制作部提交的包装材料需求计划、仓储部的库存数据，制定月度采购计划，明确采购品类、数量、品质标准、交付时限，报管理小组审核后执行；

（二）负责包装材料供应商的筛选、评估、合作管理，建立合格供应商名录，每半年对供应商进行一次综合评估（评估维度包括品质、价格、交付时效、环保合规性等），更新供应商评级；

（三）按照采购计划与供应商签订采购合同，明确品质标准、交付时限、环保要求、验收标准、退换货条款等，确保采购合同合规；

（四）跟踪供应商交付进度，到货后配合仓储部完成入库验收，对验收不合格的包装材料，1个工作日内与供应商沟通退换货事宜，降低采购损失。

第七条仓储部职责：

（一）负责包装材料的入库验收，对照采购合同核对包装材料的品类、数量、规格、品质、环保标识等，验收合格后方可入库，验收不合格的单独存放并通知采购部处理；

（二）建立包装材料库存台账，详细记录各品类包装材料的入库时间、数量、批次、领用数量、剩余库存、损耗数量等，确保账实相符；

（三）按照包装材料存储要求分类保管（如防潮、防折、避光存储），每日核查存储状态，发现破损、受潮、变质等情况及时标注并上报；

（四）每月底完成包装材料库存盘点，形成盘点报告，上报管理小组，对于库存积压超过3个月的包装材料，提出处理建议。

第八条花艺制作部职责：

（一）根据月度订单预估量、节日包装需求，每月5日前向采购部提交包装材料需求计划，明确需求品类、数量、品质要求、使用时间；

（二）领用包装材料时按实际订单需求申领，做到按需领用、合理使用，减少领用后闲置浪费，对剩余未使用的包装材料及时退回仓储部；

（三）严格按照包装操作规范使用材料，控制裁剪、粘贴等环节的损耗率，对破损、报废的包装材料分类收集，标注原因后交仓储部处理；

（四）反馈包装材料品质、适配性问题，提出包装材料优化建议，协助采购部筛选符合定制需求的包装材料。

第九条财务部职责：

（一）审核包装材料采购计划的成本合理性，核算月度包装材料采购成本，确保采购成本控制在预算范围内；

（二）监督包装材料采购付款流程，对照采购合同、验收单据审核付款申请，确保付款合规；

（三）核算包装材料库存成本，配合仓储部完成库存盘点核对，对库存积压、损耗产生的成本损失进行统计分析；

（四）将包装材料采购与损耗成本纳入部门考核，督促各部门控制成本。

第三章采购管理

第十条采购计划制定：

（一）花艺制作部结合历史订单数据、下月节日/促销活动计划，制定包装材料需求计划，需求数量预留不超过