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2026年高端鲜花定制公司办公设备维护与管理制度

第一章总则

第一条为规范公司办公设备维护与管理工作，保障各类办公设备稳定运行，降低设备故障发生率，延长设备使用寿命，控制运维成本，同时满足高端鲜花定制业务中设计、接待、行政等环节对设备的使用需求，依据《中华人民共和国民法典》《特种设备安全法》及公司资产管理相关规定，结合高端鲜花定制行业办公设备使用频次高、设计类专用设备要求精细的特点，制定本制度。

第二条本制度所称办公设备维护与管理，是指对公司办公用电脑、打印机、复印机、投影仪、空调、花艺设计专用设备、办公家具等各类设备开展的验收登记、日常维护、故障报修、使用规范、报废处置等全流程管控行为；管理范围覆盖设备从入库使用到报废处置的全生命周期。

第三条办公设备维护与管理遵循“谁使用谁负责、定期维护为主、故障报修为辅、节约高效、安全规范”的核心原则，维护过程兼顾设备正常运行与使用效率，确保设备服务于公司业务开展，不影响接待、设计、行政等核心工作。

第四条本制度适用于公司所有办公设备的维护、使用、管理工作，全体员工均需遵守本制度中设备使用与维护相关要求；行政部门、设备使用部门、技术支持人员按职责落实各项管理措施。

第五条公司行政部门是办公设备维护与管理的责任主体，统筹设备台账建立、维护计划制定、维保服务商对接、故障处理协调、设备报废审批；技术支持人员配合开展简易故障处理，各使用部门负责本部门设备的日常使用与基础维护，形成全流程设备管控机制。

第二章职责分工

第六条行政部门职责：制定并修订办公设备维护与管理标准，明确不同设备的维护周期及使用规范；建立设备管理台账，记录设备型号、采购时间、使用部门、维护记录、故障情况等信息；每季度开展设备盘点，确保账实相符；对接专业维保服务商，签订维保协议，明确服务范围及响应时限；受理设备故障报修，协调技术人员或维保服务商处理；审核设备报废申请，按流程完成报废处置；开展员工设备使用规范培训，提升正确使用设备的能力；监督设备维护与使用情况，及时纠正违规操作行为。

第七条设备使用人员职责：严格按操作规范使用设备，禁止违规开关机、私自拆卸设备等行为；做好设备日常清洁工作，保持设备表面整洁，避免花艺耗材、水渍等损坏设备；发现设备异常或故障时，第一时间向行政部门报修，不得私自拆机维修；配合技术人员或维保服务商开展故障排查及维护工作；妥善保管个人使用的专用设备（如设计用电脑），下班前关闭设备电源，做好数据备份。

第八条技术支持人员职责：负责公司简易设备故障的处理，如电脑系统调试、打印机卡纸清理、投影仪信号调试等；定期检查核心设备（如设计专用电脑、打印设备）的运行状态，提前排查故障风险；配合维保服务商开展设备全面检修，记录检修过程及结果；向员工普及设备基础维护知识，解答使用过程中的常见问题；整理设备故障处理记录，分析高频故障原因，提出设备使用优化建议。

第九条使用部门负责人职责：监督本部门员工遵守设备使用规范，杜绝违规操作；统筹本部门设备使用需求，合理分配设备资源；审核本部门设备故障报修及维护申请，确认故障情况属实；配合行政部门开展设备盘点及维护计划执行，确保本部门设备正常运行。

第十条公司管理层职责：审批办公设备维护计划及重大维保费用支出；审批设备报废申请及新设备采购计划；保障设备维护所需的经费、人员等资源；监督设备管理制度的执行情况；协调跨部门设备使用及维护中的问题，推动设备管理效率提升。

第三章设备管理范围与基本要求

第十一条设备管理范围：

（一）通用办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、碎纸机、饮水机、空调、办公家具等；

（二）专用设备：花艺设计专用电脑、绘图设备、花艺样品展示设备、接待区域多媒体设备等；

（三）辅助设备：办公网络设备、监控设备、充电设备等保障办公运转的各类设备。

第十二条设备管理基本要求：

（一）台账管理：行政部门建立完整设备台账，做到一台一账，信息更新及时，无遗漏、无错误；

（二）使用规范：员工需学习设备操作说明，按规范使用，禁止超负荷、违规操作设备；

（三）日常维护：每日清洁设备表面，每周检查设备运行状态，每月配合开展专项维护；

（四）安全保障：设备用电需符合安全规范，禁止私拉电线给设备供电，避免短路、漏电风险；

（五）故障处理：故障报修需及时，处理过程需记录，修复后需验收，确保设备恢复正常使用。

第四章日常维护规范

第十三条通用设备日常维护：电脑每日使用后清理键盘、屏幕灰尘，每周检查系统运行状态，每月进行磁盘清理；打印机每日清理进纸口灰尘，每周检查墨粉/墨盒余量，每月清理打印喷头；空调夏季/冬季使用前全面清洁滤网，每月检查运行噪音及制冷/制热效果，换季停用后做好防尘处理。

第十四条专用设备日常维护：花艺设计专用电脑每日备份设计文件，每周检查显卡