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2026年高端鲜花定制公司供应链信息化管理系统管理制度

第一章总则

第一条为规范公司供应链信息化管理系统（以下简称“供应链系统”）的使用、运维与数据管理工作，提升供应链流转效率，保障花材采购、库存、配送等环节数据准确可追溯，结合高端鲜花定制行业特性（花材保鲜期短、采购频次高、定制化需求对库存响应要求高），依据《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等法规及公司供应链管理整体要求，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司供应链系统的所有使用人员（采购部门、仓储部门、配送部门、财务部门、供应商对接人员），涵盖系统账号管理、数据录入、权限管控、数据安全、故障处置、系统优化全流程，各部门及岗位人员使用供应链系统均需遵守本制度规定。

第三条供应链系统管理遵循“数据准确、权限可控、安全保密、高效协同”的基本原则，坚持“谁录入谁负责、谁使用谁保管、谁管理谁监督”的工作准则，严禁违规操作系统、篡改数据、泄露系统信息、越权访问数据，确保供应链系统稳定运行且数据符合法律法规及公司运营要求。

第四条公司运营部门是供应链系统的归口管理部门，负责系统日常运维、权限分配、操作培训、故障处理；采购部门负责花材采购数据录入、供应商信息维护；仓储部门负责库存数据更新、花材出入库记录；配送部门负责配送轨迹录入、交付状态更新；财务部门负责采购结算数据核对；IT部门负责系统技术保障、数据备份与安全防护；形成“运营部门统筹管理、业务部门数据录入、IT部门技术支撑、全员规范操作”的供应链系统管理体系。

第二章管理范围与部门职责

第五条供应链系统管理核心范围：

（一）系统功能范围：供应商信息管理、花材采购订单管理、库存台账管理、出入库记录管理、配送轨迹管理、采购结算管理、供应链数据分析；

（二）数据管理范围：花材品类/规格/价格数据、供应商资质/报价/履约数据、库存数量/损耗/保鲜期数据、配送订单/时效/签收数据、采购结算金额/周期数据；

（三）人员管理范围：系统账号开通/注销、权限分配/调整、操作记录审计、违规操作追责。

第六条各部门核心职责：

（一）运营部门：制定供应链系统操作规范与培训计划，每月组织1次系统操作培训；每日核查系统数据录入完整性，发现异常数据2小时内通知责任部门整改；每季度评估系统功能适配性，提出优化需求并对接IT部门；建立系统操作台账，记录账号使用、权限调整、故障处置等信息；

（二）采购部门：新增供应商时，24小时内将供应商资质、报价标准、合作条款录入系统；下达采购订单后，1小时内录入订单信息（花材品类、数量、采购价格、交货时间）；收到供应商交货通知后，即时更新订单履约状态；每月核对系统采购数据与实际采购记录，确保数据一致；

（三）仓储部门：花材入库时，30分钟内录入系统（花材批次、数量、保鲜期、存放位置）；花材出库（用于定制/配送）时，即时录入出库信息（领用部门、对应订单号、出库数量）；每日盘点库存，2小时内更新系统库存数据，标注临期花材（保鲜期不足2天）；发现花材损耗时，即时录入损耗原因、数量，同步至采购部门；

（四）配送部门：配送订单生成后，1小时内录入系统（配送地址、时效要求、花材品类）；配送过程中实时更新轨迹信息（取货、在途、签收）；客户签收后，2小时内录入签收状态，上传签收凭证；

（五）财务部门：每月5日前核对系统采购结算数据，与供应商对账；根据系统出库数据核算成本，确保财务数据与供应链数据一致；严禁擅自修改系统结算数据；

（六）IT部门：每日备份系统数据（本地+云端双备份），备份数据保存不少于6个月；设置系统安全防护机制（密码复杂度要求、登录异常提醒、操作日志留存）；收到系统故障反馈后，30分钟内响应，2小时内解决普通故障，重大故障12小时内恢复；

（七）所有使用人员：仅在工作时间使用系统，严禁利用系统处理私人事务；妥善保管账号密码，每季度更换一次密码，严禁共用账号、出借账号；发现系统异常（数据错乱、登录失败、功能卡顿）即时反馈至运营部门。

第三章系统操作与数据管理规范

第七条账号与权限管理规范：

（一）系统账号实行“一人一号”制，新员工入职后，运营部门根据岗位职责1个工作日内开通对应权限账号，离职时即时注销账号；

（二）权限分配遵循“最小必要”原则：采购人员仅可操作采购相关模块，仓储人员仅可操作库存相关模块，禁止超权限分配；

（三）员工岗位调整时，运营部门24小时内调整账号权限，收回原岗位权限；员工申请临时权限（如跨部门核对数据），需经部门负责人审批，使用后即时收回；

（四）账号密码需包含字母、数字、特殊符号，长度不少于8位，严禁使用生日、手机号等易破解密码；连续5次登录失败，账号自动锁定，需联系运营部门解锁。

第八条数据录入与校验规范：

（一）所有数据录入需真实、准确、完整，严禁虚构、篡改、遗漏数据；录入花