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2026年高端鲜花定制公司花艺设计作品档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司花艺设计作品档案管理工作，保障原创设计成果留存完整、查阅便捷、存储安全，兼顾档案保密与业务使用需求，结合高端鲜花定制行业特性（花艺设计作品形式多样、定制化属性强、需长期留存且可追溯），依据《档案法》《民法典》等法规及公司知识产权、档案管控整体要求，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有花艺设计作品档案的收集、整理、分类、存储、保管、借阅、销毁、保密全流程管理，涉及花艺设计部门、行政部门、法务部门、销售部门及所有参与档案管理的岗位人员，各环节档案管控要求均需遵守本制度规定。

第三条花艺设计作品档案管理遵循“完整留存、规范分类、安全存储、按需借阅、严格保密”的基本原则，坚持“一人一档、一设计一编号、全程可溯、分级管控”的工作准则，严禁档案缺失遗漏、擅自借阅传播、违规销毁档案、泄露档案信息，确保设计作品档案的完整性、安全性与可追溯性。

第四条公司行政部门是花艺设计作品档案的归口管理部门，负责档案的统一收集、整理、存储、借阅审批；花艺设计部门负责设计作品档案的初始留存、信息标注；法务部门负责档案版权关联信息核验、保密合规审核；销售部门负责业务场景下档案借阅的需求提报；管理层负责档案销毁、跨部门借阅等重大事项审批；形成“行政部门统筹管理、花艺部门源头留存、法务部门合规审核、销售部门需求对接、管理层分级审批”的档案管理体系。

第二章管理范围与部门职责

第五条花艺设计作品档案管理核心范围：

（一）档案形式范围：手绘设计稿（含草稿、定稿）、电子设计文件（CAD图、效果图、排版文件）、成品实拍图/视频（多角度、全场景）、设计说明文档（创作思路、花材搭配、尺寸规格）、客户定制需求对接记录、版权登记关联材料；

（二）档案品类范围：高端花束设计、花艺礼盒设计、场景花艺布置设计、主题花艺系列设计、定制化花艺摆件设计等所有原创及定制花艺设计作品；

（三）管控范围：档案收集、分类编号、信息标注、存储保管、借阅审批、归还核查、保密管控、到期销毁。

第六条各部门核心职责：

（一）花艺设计部门：原创设计完成后，1个工作日内整理全套设计档案（含所有形式成果），标注创作人、创作时间、设计编号、作品名称、应用场景；定制设计完成后，2个工作日内补充客户需求记录、成品验收记录至档案；设计人员离职前，移交所有未归档的设计档案，签订档案保密承诺；严禁私自留存未归档的设计档案，严禁擅自修改已归档档案信息；

（二）行政部门：建立档案管理台账，按统一规则为每份档案编制唯一编号；收到花艺部门移交的档案后，1个工作日内完成分类、整理、标注；搭建电子档案库（设置分级访问权限）和纸质档案库（密封存储）；每月核查档案完整性，每季度检查存储环境（温湿度、防破损、防泄露）；办理档案借阅、归还手续，留存借阅记录不少于3年；按审批意见处置到期需销毁的档案；

（三）法务部门：核验归档档案的版权归属信息，确保与版权登记材料一致；审核档案保密等级划分（普通/保密/绝密），制定不同等级档案的管控要求；监督档案借阅、传播的合规性，避免因档案使用引发版权侵权风险；

（四）销售部门：因客户沟通、订单洽谈需借阅档案的，提前1个工作日提交借阅申请，注明借阅用途、使用期限；借阅后仅可用于授权业务场景，严禁转发、复制档案内容；完成业务后，即时归还档案并反馈使用情况；

（五）管理层：审批档案保密等级划分、跨部门借阅申请、档案销毁申请；监督档案管理制度落地执行；审批档案存储环境升级、管理系统优化等专项经费；

（六）所有相关人员：严格遵守档案借阅规定，严禁超权限查阅、复制档案；发现档案缺失、损坏、泄露的，即时反馈至行政部门；参与档案管理培训，掌握基础档案保管、保密要求。

第三章档案收集与整理规范

第七条档案收集要求：

（一）收集时效：原创设计作品档案需在设计完成后1个工作日内收集，定制设计作品档案需在成品交付验收后2个工作日内收集，版权登记关联材料需在登记完成后1个工作日内补充收集；

（二）收集完整性：需覆盖设计全流程成果，手绘稿需包含草稿、修改稿、定稿，电子文件需包含源文件和导出文件，实拍素材需包含多角度成品图、制作过程关键图，同时附设计说明、客户需求（定制类）、版权信息（已登记类）；

（三）收集形式：纸质档案需原件留存（无法提供原件的留存盖章复印件），电子档案需留存源文件（无水印、可编辑/可查看版本），视频素材需留存高清原片。

第八条档案整理规范：

（一）分类规则：按“设计类型-创作年份-创作人”三级分类，设计类型分为花束设计、礼盒设计、场景设计、主题系列设计、定制摆件设计五类；

（二）编号规则：档案编号由“年份+类型代码+创作人代码+顺序号”组成（如2026HS001001，代表2026年花束设计、001号创作人、第