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公司日常开支及报销管理制度汇编

一、制度目的与适用范围

本制度旨在规范公司日常开支的申请、审批、报销及资金管理流程，保证费用支出的合理性、合规性及效益性，保障公司资金安全。适用于公司全体员工在开展日常办公、业务活动过程中产生的各类必要开支及报销管理，包括但不限于办公费用、差旅费用、业务接待费用、部门采购支出等。

二、日常开支管理场景与操作规范

（一）办公费用管理

场景描述：指员工因日常工作需要产生的文具采购、通讯费、快递费、办公设备维护等小额支出。

操作步骤：

需求提报：员工根据实际需求，填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量、预估金额及用途，经部门负责人审核后提交至行政部。

采购执行：行政部根据申领表统一采购（单次采购金额超500元需至少比价2家供应商），采购完成后将物品发放至申请人，并提供采购清单及发票。

费用登记：申请人收到物品后，在《办公用品领用登记表》签字确认，行政部每月汇总办公费用明细，报财务部备案。

（二）差旅费用管理

场景描述：员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等支出。

操作步骤：

出差审批：员工提前填写《出差审批单》，注明出差事由、时间、地点、交通工具及预算金额，经部门负责人→分管领导→总经理审批（出差超3天或跨省需总经理审批）。

费用发生：出差期间，员工优先选择公司协议酒店（如有），住宿费凭发票实报实销（标准参照公司《差旅费用标准表》）；交通费优先选择公共交通，特殊情况乘坐出租车需注明事由；伙食补助按出差天数包干发放，无需提供发票。

报销提交：出差返回3个工作日内，员工整理差旅发票（发票抬头需为公司全称、税号完整），填写《差旅费用报销单》，附出差审批单、发票、行程单等材料，按审批流程提交。

（三）业务接待费用管理

场景描述：因业务需要接待客户、合作伙伴等发生的餐饮、礼品等支出。

操作步骤：

事前申请：员工需提前1个工作日填写《业务接待申请表》，注明接待对象、事由、时间、地点、预估人数及费用，经部门负责人→分管领导审批（单次接待金额超2000元需总经理审批）。

接待执行：接待需在公司协议餐厅进行（特殊情况提前报备），费用原则上以转账方式支付（避免现金交易），并取得合规发票；礼品赠送需符合公司规定，单价不超过500元/份，且注明赠送事由。

报销核销：接待完成后，员工将发票、消费清单、接待申请单等材料提交财务部，财务部核对申请金额与实际支出，超预算部分需补签审批手续。

（四）部门采购支出管理

场景描述：部门因工作需要采购固定资产（如电脑、打印机）、低值易耗品（如打印机墨盒）或服务（如保洁、维修）等支出。

操作步骤：

预算编制：每年12月，各部门根据次年工作计划编制《年度采购预算表》，报财务部汇总后提交总经理办公会审批。

采购申请：采购前，部门填写《采购申请表》，注明物品/服务名称、规格、数量、预算金额、用途，经部门负责人→财务部→分管领导→总经理审批（单次采购金额超1万元需总经理审批）。

采购执行与验收：采购部根据审批后的申请表实施采购（固定资产采购需签订合同），物品/服务送达后，由需求部门、行政部、财务部共同验收，填写《验收单》。

付款与报销：验收合格后，采购部凭采购申请表、合同、发票、验收单等材料办理报销或付款手续，财务部核对无误后安排支付。

三、标准化模板示例

（一）日常费用报销单

报销部门

报销人

报销日期

费用类型（□办公费□差旅费□接待费□其他）

附件份数

金额（元）

费用项目

发票日期

发票号码

金额（元）

备注（事由、地点等）

审批签字：

部门负责人：__________财务审核：__________分管领导：__________总经理：__________

（二）出差审批单

员工姓名

部门

职位

出差地点

出差事由

出差时间

往返交通方式

□飞机□高铁□汽车□其他

预估交通费（元）

预估住宿费（元/天）

预估伙食补助（元/天）

预算总额（元）

备注说明

审批意见：

部门负责人：__________分管领导：__________总经理：__________

（三）业务接待申请表

接待部门

接待人

接待日期

接待对象（单位/姓名）

接待事由

接待地点

接待人数

预估费用（元）

费用来源

审批意见：

部门负责人：__________分管领导：__________总经理：__________

四、管理要点与风险提示

（一）预算控制管理

所有支出需纳入年度预算管理，超预算支出需提交《预算调整申请表》，说明调整原因，经总经理办公会审批后方可执行。

财务部每月汇总各部门预算执行情况，对超预算或预算执行异常的部门进行预警提醒。

（二）票据合规性要求

报销需提供合法、合规的发票，发票抬头需为公司全称（与营业执照一致），税号、项目名称、金额等信息完整无误，不得