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采购需求审批及供应商选择决策工具：适用情境与价值

在企业采购管理中，从需求提出到最终供应商确定的全流程涉及多部门协作、成本控制及合规性把控。本工具适用于各类企业（生产制造、服务提供、工程建设等）的常规采购场景，旨在通过标准化流程明确责任分工、规范审批节点、量化供应商评估指标，保证采购决策的科学性与透明度，同时降低采购风险、提升采购效率。无论是办公用品、原材料采购，还是设备采购、服务外包，均可基于此工具实现需求审批与供应商选择的规范化管理。

采购需求审批及供应商选择决策工具：操作流程详解

一、采购需求发起与初审

执行主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）

操作内容：

需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、需求用途、期望交货期及技术参数等核心信息，并附必要的需求说明（如新项目采购需附项目立项批复、替换采购需附旧品处置说明等）。

需求部门负责人（如经理）对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行初审，确认无误后在《采购需求申请表》上签字审批，并提交至采购部门。

输出成果：《采购需求申请表》（含需求部门负责人初审意见）。

二、采购需求复核与预算确认

执行主体：采购部门、财务部门

操作内容：

采购部门接收《采购需求申请表》后，重点审核采购内容是否符合企业采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标限额等）、规格参数是否清晰、需求描述是否完整，并核查历史采购记录（如有同类采购，参考过往价格及供应商表现）。

财务部门同步审核采购预算与申请金额的匹配性，确认预算是否充足、是否符合年度预算安排。若预算不足，需求部门需提交预算调整申请。

采购部门与财务部门联合出具《采购需求复核意见》，明确“同意采购”“需补充说明”或“不予采购”的结论，反馈至需求部门。

输出成果：《采购需求复核意见》。

三、供应商信息收集与初步筛选

执行主体：采购部门

操作内容：

根据采购需求类型，通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业推荐等方式收集至少3家潜在供应商信息，保证供应商来源的合规性与多样性。

对收集的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本资质要求的供应商（如未具备相关经营许可、过往合作存在严重质量问题等），形成《潜在供应商名单》。

输出成果：《潜在供应商名单》（含供应商名称、联系人、主营业务、资质文件概要等）。

四、供应商评估与方案比选

执行主体：采购部门、需求部门、技术部门（如涉及专业技术设备）

操作内容：

向《潜在供应商名单》中的供应商发出《供应商询价函》或《采购方案邀请函》，要求其在规定时间内提供详细报价单、产品/服务说明、资质证明、交付周期及售后保障方案等。

采购部门牵头组织评估小组（成员包括采购专员、需求部门代表、技术专家等），根据《供应商评估评分表》对供应商进行量化打分，评估维度可包括：

价格评分（如报价合理性、与预算偏差率，权重30%-40%）；

资质能力（如营业执照、行业认证、生产/经营许可，权重15%-20%）；

质量保障（如质量体系认证、过往质量合格率、售后响应速度，权重20%-30%）；

交付能力（如交货期准确性、供应链稳定性，权重10%-15%）；

服务支持（如技术培训、维保服务方案，权重5%-10%）。

汇总各供应商评分结果，形成《供应商评估报告》，明确推荐排序（如综合得分前2名）及推荐理由。

输出成果：《供应商评估报告》（含评分明细、推荐意见）。

五、审批决策与结果确认

执行主体：采购负责人、分管领导、总经理（根据采购金额及企业权限划分确定审批层级）

操作内容：

采购部门将《采购需求申请表》《采购需求复核意见》《供应商评估报告》等材料整理成《采购决策审批单》，按审批权限逐级提交：

日常小额采购（如金额≤1万元）：由采购负责人审批；

一般采购（如1万元＜金额≤5万元）：由分管采购的副总*审批；

重大采购（如金额＞5万元或战略物资采购）：由总经理*审批。

审批人重点核查采购需求的合规性、预算的合理性、供应商评估过程的客观性，签署审批意见。若审批未通过，需明确修改意见并退回重新办理。

输出成果：《采购决策审批单》（含各层级审批意见）。

六、结果执行与归档

执行主体：采购部门、需求部门

操作内容：

采购部门根据审批通过的《采购决策审批单》，向最终确定的供应商发出《中标通知书》或《采购订单》，明确采购细节（数量、价格、交付时间、付款方式等），并签订正式采购合同。

需求部门负责对接供应商履约，验收采购物品/服务质量，确认无误后签署《验收合格单》。

采购部门将采购全流程资料（需求申请、审批文件、供应商评估报告、合同、验收单等）整理归档，形成采购档案，以备后续查阅或审计。

输出成果：采购合同、《验收合格单》、采购档案。

采购需求审批及供应商选择决策工具：决策表模板结构

一、采购基本