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供应商管理流程搭建指导手册

引言

供应商管理是企业供应链体系的核心环节，规范的供应商管理流程有助于降低采购成本、保障供应稳定性、提升产品质量及控制运营风险。本手册旨在为企业提供一套系统化、可落地的供应商管理流程搭建方法，涵盖流程设计、工具应用及关键控制点，助力企业构建高效、透明的供应商管理体系。

一、适用范围与核心目标

（一）应用场景

本手册适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的供应商管理流程搭建，尤其适用于以下场景：

企业首次建立供应商管理体系，需从零搭建标准化流程；

现有供应商管理流程存在漏洞（如评估主观性强、退出机制不完善等），需优化升级；

企业业务扩张或品类增加，需拓展供应商管理范围；

为满足合规要求（如ISO9001、IATF16949等体系认证），需规范供应商全生命周期管理。

（二）核心目标

通过流程搭建实现以下目标：

规范化：统一供应商准入、评估、合作及退出的标准与动作；

透明化：保证供应商管理过程可追溯、结果可量化；

高效化：减少重复沟通，缩短供应商引入周期，提升采购效率；

风险可控：通过动态评估与分级管理，降低供应中断、质量等风险。

二、供应商管理流程搭建全步骤指引

（一）前期准备：明确基础与边界

明确搭建目标与范围

与采购、质量、生产、财务等核心部门沟通，确定供应商管理的核心目标（如“关键物料供应商准时交付率提升至98%”）；

定义管理范围：明确哪些类别的供应商纳入管理（如原材料供应商、服务外包商、设备供应商等），以及是否区分“战略供应商”“普通供应商”层级。

组建跨部门团队

团队成员需覆盖采购（主导）、质量（质量标准把控）、生产（供应需求对接）、财务（成本与付款审核）、法务（合同风险审查）等部门，指定项目负责人（如采购经理*）；

明确分工：采购部门负责流程统筹与执行，质量部门提供质量评估指标，生产部门反馈供应绩效等。

梳理现有资源与约束

盘点现有供应商基础数据（如供应商清单、历史合作记录）；

收集企业内部约束条件（如预算上限、采购系统功能、合规要求）；

研究行业最佳实践（如汽车行业的VDA6.3、电子行业的IPC-A-610等）。

（二）核心流程设计：构建全生命周期管理闭环

供应商管理流程需覆盖“准入-合作-评估-退出”全生命周期，各环节设计要点：

1.供应商准入流程：严控“入口关”

目标：保证引入的供应商具备满足企业要求的基本能力，从源头降低风险。

步骤：

步骤1：供应商信息收集

通过主动寻源（行业展会、招标平台、客户推荐等）或被动寻源（供应商自荐）收集潜在供应商信息；

要求供应商提供基础资料（如营业执照、相关资质证书、产品目录、生产能力说明等）。

步骤2：资质初审

由采购部门牵头，联合质量、法务部门对供应商资质进行审核，重点检查：

营业执照（经营范围是否匹配生产需求）；

行业资质（如ISO9001质量体系认证、环保许可证、3C认证等）；

特殊资质（如医疗器械行业的医疗器械生产许可证、食品行业的SC认证等）。

初审不通过的供应商终止流程；通过的进入下一环节。

步骤3：现场考察（必要时）

对高风险或关键物料供应商，组织跨部门现场考察（考察人员由采购经理、质量工程师、生产主管*组成），考察内容包括：

生产环境（是否符合行业规范，如洁净车间、防爆要求等）；

生产设备（设备先进性、维护状况、产能匹配度）；

质量体系（是否建立来料检验、过程控制、成品检验流程）；

交付能力（物流方案、库存管理、应急响应机制）。

填写《供应商现场考察记录表》（详见“三、配套工具模板”），形成考察结论。

步骤4：综合评估与审批

根据资质初审、现场考察结果，结合供应商报价、技术方案、过往业绩（如有）等，进行综合评分（评分维度可包括质量、成本、交付、服务等）；

评估通过的供应商，由采购部门提交《供应商准入申请表》，经采购总监、分管副总审批后，纳入《合格供应商名录》。

2.供应商合作执行流程：规范“合作中”

目标：保证合作过程可控，保障供应质量、交付与成本符合约定。

步骤：

步骤1：合同签订

与准入供应商签订正式采购合同，合同需明确：

产品/服务标准（技术参数、质量验收标准）；

交付要求（周期、地点、方式、包装规范）；

付款条件（账期、结算方式、发票要求）；

违约责任（质量不达标、延迟交付等的处理方式）；

保密条款与知识产权归属。

法务部门需审核合同合规性，避免法律风险。

步骤2：订单下达与执行

采购部门根据生产需求，通过采购系统或书面形式向供应商下达订单；

供应商确认订单后，按约定组织生产/备货，并反馈生产进度（关键节点需同步至采购部门）。

步骤3：质量检验与交付验收

来料检验（IQC）：质量部门按《进料检验规范》对到货物料进行检验，合格后方可入库；不合格物料按《不合格品控制程序》处理（退货、让步接收等）；

过程检验（