采购订单与供应商管理清单.docVIP

一、适用工作场景

在企业采购管理中，从供应商引入、订单到履约跟踪、绩效评估的全流程规范化管理需求中，本工具模板可帮助采购团队高效整合供应商信息、标准化订单流程、实时监控执行进度，并动态评估供应商合作质量，适用于中小型企业采购部门、项目采购组或供应链管理团队的日常办公场景。

二、标准化操作流程

第一步：供应商信息收集与建档

操作目标：建立合格供应商资源库，保证供应商资质合规。

具体步骤：

信息收集：通过供应商自荐、行业推荐、公开招标等方式，获取供应商基础信息（企业名称、统一社会信用代码、主营品类、联系人*经理及联系方式、注册资本、生产规模等）。

资质审核：要求供应商提供营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证等）、质量体系认证（ISO9001等）、过往合作案例证明（如有），审核文件真实性与有效期。

信息录入：将审核通过的供应商信息填入《供应商信息登记表》（见核心工具表格），分配唯一供应商编码，并同步录入企业采购管理系统（如有）。

分类归档：按物料/服务品类（如原材料、办公用品、服务外包等）对供应商进行分类，标注“合格”“考察中”“不合格”状态，定期更新合作历史记录。

第二步：采购订单创建与审批

操作目标：明确采购需求，规范订单与审批流程，避免订单信息遗漏或错误。

具体步骤：

需求确认：采购员对接需求部门（如生产部、行政部），确认采购物料/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、期望交货日期、预算金额等细节，获取《采购需求申请单》。

供应商匹配：根据需求品类、预算及过往合作评价，从合格供应商资源库中筛选1-3家候选供应商，进行询价（比价或议价），获取报价单。

订单编制：选定供应商后，编制《采购订单明细表》，包含订单编号（格式：PO-年月-流水号，如PO-202405-001）、供应商名称、物料/服务明细（名称、规格、单位、数量、单价、金额）、交货地点、运输方式、付款条件、验收标准等关键信息，经采购员核对无误后提交审批。

流程审批：按企业权限设置，依次由采购主管主管、部门经理经理审批（金额较大的订单需追加分管副总*副总审批），审批通过后加盖公司公章，同步将订单扫描件发送给供应商确认。

第三步：订单执行与沟通协调

操作目标：保证供应商按订单约定履约，及时处理执行中的异常问题。

具体步骤：

订单交付确认：供应商根据订单要求安排生产/备货，提前3-5个工作日告知采购员预计发货时间；采购员确认发货信息（物流单号、发货数量等）后，更新《订单执行跟踪表》状态为“已发货”。

到货验收：物料/服务送达后，需求部门联合质检部门（如有）按订单约定的质量标准、数量进行验收，填写《到货验收单》，标注“合格”“不合格”或“特采”（需经需求部门负责人签字确认）。

异常处理：若验收不合格或延迟到货，采购员需第一时间与供应商沟通，明确原因（如质量问题、物流延误、生产故障等），要求供应商在24小时内提供整改方案（如补货、换货、延期交货说明等），并跟踪方案落实情况，同步更新《订单执行跟踪表》中的“异常情况及处理措施”栏。

付款申请：验收合格后，采购员收集订单、验收单、发票（需与订单信息一致）等材料，提交财务部门申请付款，按合同约定账期完成支付。

第四步：供应商绩效评估与反馈

操作目标：量化供应商合作表现，优化供应商结构，提升采购效率与质量。

具体步骤：

数据收集：每季度/半年度，采购员汇总与供应商的合作数据，包括：订单交付准时率、验收合格率、质量问题响应速度、价格稳定性、服务配合度（如售后支持、沟通效率）等。

绩效评分：根据《供应商绩效评估表》中的评估维度（质量交期、价格水平、服务响应、合作稳定性）及权重（如质量交期40%、价格30%、服务20%、合作稳定性10%），对供应商进行1-5分评分（5分最高），计算综合得分。

评级与反馈：综合得分≥4.5分为“优秀”，3.5-4.4分为“合格”，＜3.5分为“待改进”；对“优秀”供应商优先分配订单，给予付款优惠；对“待改进”供应商发出《整改通知书》，明确改进项及时限，连续两次评估仍不达标则暂停合作。

档案更新：将评估结果、评级记录、整改报告等归入供应商档案，作为后续合作准入的重要依据。

三、核心工具表格

表1：供应商信息登记表

序号

供应商全称

统一社会信用代码

主营品类

联系人（*经理）

联系方式（固话）

资质文件（营业执照/许可证等）

合作状态

历史合作次数

备注

1

科技有限公司电子元器件

张*

010-

营业执照、ISO9001认证

合格

5

交期稳定

2

YY办公用品商贸公司办公耗材

李*

022-

营业执照、食品经营许可证（如适用）

考察中

0

待审核

表2：采购订单明细表

订单编号

采购日期

供应商名称

物料/服务名称

规格型号

单位

数量

单价（元）