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2026年高端鲜花定制公司发票管理制度

第一章总则

第一条为规范公司发票的申领、开具、保管、取得、认证及核销全流程管理，确保发票管理符合《中华人民共和国发票管理办法》《增值税专用发票使用规定》等相关法律法规要求，防范发票管理风险，结合高端鲜花定制行业（零售订单、定制订单、节日批量订单、线上线下交易）实际经营特点，制定本制度。

第二条本制度所称发票，包括增值税专用发票、增值税普通发票（纸质版、电子版）、定额发票等各类法定发票，涵盖公司对外开具的销售发票、采购鲜花原料/包装材料/服务取得的进项发票。

第三条发票管理遵循“合法合规、真实完整、票款一致、全程可溯”的基本原则，严禁虚开、代开、倒卖发票，严禁开具与实际经营业务不符的发票，确保发票开具准确率100%、发票保管完好率100%。

第四条本制度适用于公司所有发票管理环节，涉及财务部、销售部、采购部、门店运营组及所有开票人员、领票人员、保管人员、审核人员。

第五条各部门发票管理职责明确划分：财务部为发票管理主责部门，负责发票申领、保管、开具审核、进项发票认证抵扣、发票存档核销；销售部负责收集客户开票信息、确认开票需求、交付已开具发票；采购部负责及时取得采购环节合规发票并提交财务部；门店运营组负责门店零售订单开票信息核对、空白发票日常保管；全体相关人员需严格遵守发票管理规范，发现发票异常立即上报财务部。

第二章发票申领与保管

第六条发票申领流程：财务部指定专人作为发票管理员，根据公司经营需求（月度订单量、节日订单峰值）向税务机关申领发票，申领前核对库存发票数量，填写《发票领用申请表》经财务负责人审批，携带税控设备、经办人身份证等资料办理申领手续，申领后当场核对发票份数、代码、号码，确认无误后登记《发票领用登记簿》。

第七条发票保管要求：空白发票存放于财务部专用保险柜内，保险柜钥匙由发票管理员专人保管，密码定期更换；门店备用空白发票存放于门店带锁文件柜，由门店店长专人保管，每日下班前核对发票数量并上锁；发票保管环境需干燥、防火、防潮，避免发票损毁、丢失。

第八条空白发票使用管控：领用空白发票需由开票人员填写领用单，注明领用份数、发票代码/号码，经财务负责人签字后领取，领用后需在3个工作日内开具并核销，未使用的空白发票需当日退回财务部；严禁转借、转让、涂改空白发票，严禁携带空白发票外出（除税务机关指定场景外）。

第九条作废空白发票处理：发现空白发票污损、打印错误、代码号码不符等情况，需全部联次完整保存，标注“作废”字样，由发票管理员登记后按税务机关要求定期核销，严禁擅自销毁作废空白发票。

第三章发票开具规范

第十条发票开具条件：仅对实际发生的鲜花定制销售业务开具发票，需满足“货已交付/服务已完成、款项已收取（或约定收款时间）、客户开票信息完整准确”三个条件，严禁无真实交易开具发票，严禁为未发生的业务提前开具发票。

第十一条不同场景发票开具要求：

零售订单：个人客户购买鲜花可开具增值税普通发票（电子/纸质），开票信息填写客户姓名，货物名称统一标注“鲜花定制”“鲜切花”“花艺礼盒”等，税率按现行政策执行，开票金额与实际收款金额一致；

企业定制订单：企业客户需提供完整开票信息（名称、税号、地址电话、开户行及账号），按客户要求开具增值税专用发票或普通发票，货物名称需与订单明细一致（如“高端花艺定制服务”“节日鲜花礼盒定制”），备注栏可填写订单编号、配送地址；

预收款订单：客户支付定金的，暂不开具发票，待尾款结清、鲜花交付后统一开具全额发票；客户要求定金单独开票的，需在备注栏注明“鲜花定制定金，尾款开具剩余金额发票”，尾款开票时备注“结清XX定金发票尾款”；

线上订单：电商平台/小程序订单优先开具电子普通发票，开票信息以客户下单时填写的信息为准，开票后通过短信/邮箱发送至客户，电子发票PDF文件留存财务部。

第十二条发票开具信息核对：开票人员开具发票前，需核对销售订单、收款凭证、客户开票信息，确保发票抬头、税号、金额、货物名称等信息准确无误；开具后再次核对票面信息，发现错误立即作废重开（当月发票）或开具红字发票（跨月发票），作废发票需全部联次留存，红字发票需按税务机关流程办理。

第十三条发票开具时限：零售订单需在客户付款、鲜花交付当日开具发票；企业定制订单需在鲜花交付、客户确认验收后3个工作日内开具；节日批量订单（情人节、母亲节等）需在订单完成后5个工作日内完成全部开票，确保开票及时率100%。

第四章发票交付与存档

第十四条发票交付方式：纸质发票可通过门店当面交付、快递邮寄（顺丰到付/公司付费）、配送鲜花时随同交付，邮寄发票需登记快递单号，留存邮寄凭证；电子发票通过短信、邮箱、企业微信等方式发送给客户，提醒客户查收并保存。

第十五条发票交付确认：销售部需跟踪