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2026年高端鲜花定制公司进口花材采购管理制度
第一章总则
第一条制度目的
为规范公司进口花材采购管理工作，保障高端鲜花定制所用进口花材的品质、合规性与供应稳定性，降低进口环节通关、检疫、保鲜等风险，优化进口花材采购成本结构，明确进口花材采购的范围、标准、流程及管控规则，防范采购环节合规违规、品质不达标、时效延误等问题，根据《中华人民共和国海关法》《进出境动植物检疫法》《中华人民共和国产品质量法》中关于进口鲜活产品通关、检疫、品质管控的相关规定，结合公司高端鲜花定制业务（进口花材采购、仓储保鲜、花艺制作等）实际特点，制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司所有进口鲜切花材的采购全流程管理，涵盖采购需求提报、供应商筛选、采购洽谈、通关检疫、验收入库、成本核算等环节；公司采购部、合规部（法务部）、仓储部、花艺制作部、财务部、门店运营部及所有参与进口花材采购的人员均需遵守本制度。
第三条基本原则
公司进口花材采购遵循以下原则：
合规优先原则：进口花材采购全程符合海关、检疫等监管部门规定，如实申报、规范通关，禁止采购无合法检疫证明、不合规的进口花材；
品质适配原则：进口花材品质需适配高端定制需求，优先选择新鲜度高、品相完好、符合定制造型要求的品类，禁止采购品质不达标的进口花材；
时效可控原则：结合进口花材保鲜周期，精准把控采购、通关、运输时效，缩短从到货到入库保鲜的间隔，降低运输过程中的损耗；
成本优化原则：在保障合规与品质的前提下，对比不同供应商报价、运输成本、通关费用，优化进口花材综合采购成本；
风险防范原则：提前预判通关延误、检疫不合格、物流损耗等风险，制定应急处置方案，保障进口花材供应不影响高端定制订单交付。
第四条管理职责分工
采购部是进口花材采购的归口管理部门，负责接收采购需求、筛选合格进口供应商、开展采购洽谈、对接通关代理机构、跟进通关检疫进度、协调到货验收，处理采购过程中的异常问题；采购专员负责记录采购全流程信息，留存通关、检疫、采购合同等文件。
合规部（法务部）负责审核进口采购合同合规性，核查供应商资质及进口花材检疫合规要求，提供通关、检疫合规指导，排查采购环节合规风险；花艺制作部负责提报进口花材采购需求，明确花材品类、品质标准、使用场景等要求，参与到货验收并反馈使用效果。
仓储部负责进口花材到货后的即时验收、分类保鲜入库，登记库存台账，管控入库后的保鲜环节，降低仓储损耗；财务部负责审核进口采购预算，核算通关、运输、采购等综合成本，管控付款流程，禁止无预算、超预算采购。
门店运营部负责反馈门店端进口花材的使用需求及损耗情况，协助花艺制作部提报精准的采购需求，保障进口花材匹配门店定制订单。
第二章采购范围与标准
第五条采购范围
进口花材采购严格限定于公司高端定制所需的合规鲜切花材品类，核心包括：
（一）高端核心花材：进口玫瑰、进口百合、进口郁金香、进口洋桔梗等常规高端定制用进口花材；
（二）稀缺特色花材：时令性进口花材、小众高端造型用进口花材、定制场景专属进口花材等；
（三）配花配叶类：进口尤加利叶、进口满天星、进口配花等辅助造型的进口配材；
（四）以上花材均为高端定制服务必需范围，且需具备合法进口检疫证明，禁止采购国家管制、无检疫资质的进口花材品类。
第六条采购标准
进口花材采购需符合以下核心标准：
（一）合规标准：进口花材需提供官方检疫证明、通关单等合法文件，供应商需具备进口花卉经营资质，通关申报信息与实际花材品类、数量一致；
（二）品质标准：花材新鲜度达标（茎部坚挺、花瓣无萎蔫、无病虫害），品相符合高端定制要求，运输损耗率控制在合理范围；
（三）供应商标准：筛选的供应商需具备稳定的进口渠道、完善的通关能力、良好的售后保障，可配合处理检疫、通关异常问题；
（四）时效标准：从供应商发货到公司仓储部入库的总时长，需控制在进口花材保鲜临界期内，确保入库时花材仍符合使用标准。
第三章采购流程规范
第七条需求提报
花艺制作部根据下月高端定制订单计划、门店需求，提前提报《进口花材采购需求单》，明确花材品类、数量、品质要求、预计到货时间，经花艺主管审核后提交采购部；
紧急采购需求（如节日订单临时增加）需注明紧急原因，经采购部负责人审批后优先处理，提报时需同步考虑通关、检疫的时效周期。
第八条供应商筛选与洽谈
采购部收到需求单后5个工作日内筛选至少3家合规进口供应商，核查供应商资质、进口渠道、检疫保障能力，形成《进口供应商筛选清单》；
采购专员与筛选后的供应商洽谈采购价格、运输方式、通关责任、品质保障、售后条款等，明确检疫不合格、运输损耗的处理方式，形成《采购洽谈记录》，经采购部负责人、合规部审核后确定合作供应商。
第九条通关与检疫管控
采购部对接专业通关代理机构，按海关要求如实申报进口花材信息，提前
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