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办公室文档分类归档标准模板

一、适用场景与背景说明

部门日常文件归档：如行政通知、会议纪要、工作计划等需长期保存的部门内部文档；

项目资料管理：从立项到结项的全流程文件，包括项目合同、进度报告、验收材料等；

审计与合规检查：为应对内外部审计，需规范整理财务、人事、合同等合规性文档；

新员工入职培训：作为新员工快速熟悉公司文档管理体系的工具，明确文档分类逻辑与归档要求；

跨部门协作文档交接：保证项目协作或部门调整时，文档信息完整、可追溯。

二、标准化操作流程指引

（一）第一步：明确归档范围与分类原则

操作要点：

归档范围：涵盖所有具有保存价值的办公文档，包括但不限于正式文件（红头文件、通知、函件）、会议材料（会议纪要、演示文稿）、业务文档（合同、订单、报表）、人事资料（员工档案、考勤记录）、项目资料（立项书、验收报告）及电子文档（邮件、扫描件、数据库记录）等。

分类原则：采用“部门-项目-时间-类型”四维分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。例如：“行政部-2024年-日常管理-会议纪要”“市场部-新产品上市项目-2024Q2-市场调研报告”。

（二）第二步：文档收集与初步整理

操作要点：

定期收集：各部门指定专人（如部门助理）于每月最后一个工作日收集本月需归档文档，保证无遗漏；

初步筛选：剔除重复、无效或临时性文档（如草稿、非正式通知），仅保留最终版本或具有审批流程的正式版本；

排序整理：按形成时间顺序对文档进行排序，同一类文档按“重要程度-文件编号”二次排序，便于后续登记。

（三）第三步：填写文档信息登记表

操作要点：

根据本模板“文档信息登记表”（见第三部分）逐项填写文档信息，保证内容完整、准确。重点字段说明：

文档编号：按“部门代码-年份-分类代码-流水号”规则编制（如“XZB-2024-GL-001”，其中“XZB”为行政部代码，“GL”为管理类文档代码）；

形成部门/人：明确文档所属部门及主要编制人（如“行政部-经理”）；

密级：分为“公开”“内部秘密”“机密”三级，根据公司保密制度标注；

存放位置：纸质文档需注明档案柜编号（如“A区-3层-5柜”），电子文档需注明服务器路径（如“\服务器\2024年”）。

（四）第四步：分类编码与贴标

操作要点：

分类编码：根据文档分类原则，为每份文档分配唯一分类代码（参考下表），并与文档编号关联；

一级分类（部门）

二级分类（类型）

三级分类（时间/项目）

XZB（行政部）

GL（管理类）

2024（年份）

SCB（生产部）

XM（项目类）

A001（项目编号）

HRB（人力资源部）

RS（人事类）

BG（员工档案）

贴标管理：纸质文档在首页右上角粘贴“归档标签”，标注文档编号、分类代码及归档日期；电子文档在文件名末尾添加“[归档日期]”标识（如“2024年行政工作计划”）。

（五）第五步：移交与归档存储

操作要点：

纸质文档移交：各部门于每月5日前将整理好的文档及《文档信息登记表》提交至档案管理部门，经档案管理员核对无误后，双方签字确认；

电子文档存储：将电子文档至公司指定服务器档案目录，同步在档案管理系统中录入文档信息，保证电子与纸质档案一致；

特殊文档处理：涉密文档需加密存储，纸质文档存入带锁档案柜，电子文档访问权限仅限授权人员。

（六）第六步：定期检查与动态维护

操作要点：

月度检查：档案管理部门每月抽查各部门归档文档，重点检查信息完整性、标签规范性及存储安全性；

年度清理：每年12月对超期保存文档（如超过保存期限的临时通知）进行鉴定，经部门负责人审批后统一销毁，并记录销毁清单；

更新优化：根据业务变化，每半年review分类原则与编码规则，保证文档管理体系适配实际需求。

三、文档信息登记表示例

文档编号

文档名称

分类代码

形成部门/人

形成日期

密级

存放位置（纸质/电子）

备注

XZB-2024-GL-001

2024年度行政工作计划

XZB-GL-2024

行政部-经理

2024-01-05

内部秘密

A区-3层-5柜/\服务器\2024

含附件3份

SCB-2024-XM-A001

新产品A生产线验收报告

SCB-XM-A001

生产部-工程师

2024-02-20

公开

B区-1层-2柜/\服务器\2024

验收日期HRB-2024-RS-BG001

员工（工号2024001）人事档案

HRB-RS-BG

人力资源部-主管

2024-03-10

机密

C区-4层-1柜（密码柜）/加密数据库

含劳动合同、学历证明

四、执行过程中的关键要点

1.及时性原则

文档需在完成审批或工作事项后3个工作日内启动归档流程，避免长期积压导致信息混乱；项目类文档需在项目结项后7个工作日内完成全部归档。

2.准确性要求

《文档信息登记表