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2026年高端私人影院建设公司供应链信息系统管理制度

第一章总则

第一条为规范公司高端私人影院供应链信息系统（以下简称“系统”）的使用与管理工作，保障系统稳定运行，提升供应链全流程信息化管理效率，确保采购、库存、供应商管理等数据真实、准确、安全，依据《数据安全法》《个人信息保护法》《企业信息系统管理规范》等相关法律法规及公司资产管理规定，结合私人影院影音设备采购、配件供应、供应商合作等业务特点，制定本制度。

第二条本制度所称供应链信息系统，特指公司用于管理供应商信息、采购计划提报、采购订单下达、库存数据管理、物流信息跟踪、结算对账等供应链全流程的信息化管理平台；管理工作涵盖系统账号权限、数据录入、流程审批、数据安全、系统维护、异常处理等全环节。

第三条本制度适用于公司采购部、仓储部、财务部、销售部及所有使用供应链信息系统的人员，外协供应商涉及系统数据对接的，参照本制度核心要求执行。

第四条系统管理遵循“权限可控、数据准确、流程闭环、安全保密”的原则，确保系统操作符合公司业务规范，数据不泄露、不篡改，供应链全流程信息可追溯。

第五条公司采购部牵头负责系统的日常运营管理、权限分配、业务流程配置；信息技术部负责系统的技术维护、故障处理、数据备份；仓储部负责库存数据的实时录入与更新；财务部负责结算数据的核对与录入；品质部负责系统数据准确性及流程合规性的监督核查。

第二章组织架构与职责分工

第六条采购部核心职责：

（一）制定系统操作标准化流程，组织开展系统使用培训，确保相关人员熟练掌握操作规范；

（二）负责供应商信息的录入、更新与维护，确保供应商资质、联系方式、合作品类等信息准确；

（三）根据销售部需求提报采购计划，在系统内完成采购订单的创建、审批、下达，跟踪订单执行进度；

（四）对接供应商完成系统内物流信息的同步，及时更新订单发货、在途、到货等状态；

（五）定期核查系统内采购数据，核对采购订单与实际到货的一致性，处理采购数据异常问题。

第七条信息技术部核心职责：

（一）负责系统的日常技术维护，包括服务器运行监控、系统漏洞修复、功能优化升级等，保障系统7×24小时稳定运行；

（二）根据各部门需求配置系统账号及操作权限，做好权限分配记录，定期复核权限合理性；

（三）建立系统数据备份机制，按约定频次完成全量数据备份，确保数据丢失后可快速恢复；

（四）及时响应系统故障报修，在约定时限内完成故障排查与修复，记录故障处理过程及结果；

（五）保障系统网络安全，设置防火墙、数据加密等防护措施，防止外部攻击及数据泄露。

第八条仓储部核心职责：

（一）到货验收完成后，在1个工作日内将设备/配件的入库信息录入系统，包括数量、规格、批次、存放位置等；

（二）设备/配件出库时，实时在系统内完成出库操作，确保系统库存数据与实际库存一致；

（三）定期开展系统库存数据与实际库存的盘点核对，差异部分在系统内标注原因并完成调整；

（四）及时在系统内反馈库存预警信息，对低于安全库存的物料提报补货提醒。

第九条财务部核心职责：

（一）在系统内核对采购订单、入库单、供应商发票的一致性，完成结算数据的录入与确认；

（二）通过系统完成供应商账款的审核与支付流程，记录支付状态及金额；

（三）定期导出系统内供应链财务数据，开展成本分析，为采购定价、供应商合作提供数据支撑；

（四）保障系统内财务数据的保密性，禁止无关人员查看或导出核心财务信息。

第十条品质部核心职责：

（一）抽查系统内采购数据、库存数据的准确性，核查录入信息与实际单据的匹配度；

（二）监督系统流程审批的合规性，核查是否存在越权审批、流程缺失等问题；

（三）针对系统管理中发现的问题，督促相关部门整改，形成闭环管理记录。

第三章系统基础管理规范

第十一条账号权限管理：

（一）系统账号实行“一人一号”管理，操作人员需设置复杂度符合要求的密码，每约定周期更换一次；

（二）新员工入职后，采购部提报权限申请，信息技术部在1个工作日内完成账号创建及权限配置；员工离职后，信息技术部在当日完成账号注销；

（三）权限配置遵循“最小必要”原则，禁止为操作人员配置与工作无关的权限，特殊权限需经部门负责人审批；

（四）操作人员禁止转借、共享账号，发现账号异常登录需立即上报信息技术部。

第十二条系统操作规范：

（一）操作人员需在公司授权的设备上登录系统，禁止在公共网络、非加密设备上操作；

（二）数据录入需做到“实时、准确、完整”，禁止录入虚假信息，录入错误需按流程申请修改并标注原因；

（三）流程审批需在约定时限内完成，禁止拖延审批或越权审批，审批意见需清晰明确；

（四）操作完成后及时退出系统，长时间离开工位需锁定操作设备，防止他人误操作。

第四章系统业务操作规范

第十三条供应商信息管理：

（一）采购部录入供应商信