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银行会议议事规则

为规范银行各类会议组织与议事流程，保障决策科学性、民主性与效率性，结合本行实际经营管理需求，制定本规则。本规则适用于董事会会议、行务会议、部门联席会议及专题工作会议（以下简称“各类会议”），具体内容如下：

一、会议组织规范

（一）会议分类及召集主体

1.董事会会议：由全体董事组成，负责审议重大战略、财务预决算、风险政策等事项，由董事长召集并主持；董事长不能履职时，由半数以上董事推举的董事召集主持。

2.行务会议：由行长、副行长、财务总监、风险总监等高级管理人员组成，负责落实董事会决议、审议日常经营管理事项（如业务指标分配、制度修订、重大项目审批等），由行长召集并主持；行长不能履职时，由行长指定的副行长召集主持。

3.部门联席会议：由两个及以上部门负责人参与，围绕跨部门协作事项（如系统升级、产品联合推广、客户服务流程优化等）展开讨论，由主办部门负责人提出申请，经分管行领导批准后召集并主持。

4.专题工作会议：针对特定业务或问题（如不良资产清收、监管检查整改、新业务试点）召开的专项会议，由分管该领域的行领导或主责部门负责人召集并主持。

（二）参会人员管理

1.固定成员：各类会议的法定或制度规定参与人员（如董事会成员、行务会高管）须全程参会，确因特殊原因无法出席的，应提前24小时向召集人提交书面请假申请并说明事由，董事会成员请假需经董事长批准，其他会议成员请假需经召集人批准。

2.列席人员：根据议题需要，可邀请相关部门负责人、业务骨干或外部专家列席，列席人员仅参与对应议题讨论，无表决权；列席名单由议题提出部门或召集人确定，需在会议通知中列明。

3.缺席处理：董事会会议需有2/3以上董事出席方可召开，否则应改期；行务会议、部门联席会议及专题会议原则上需有半数以上固定成员出席，若涉及重大决策（如超授权审批、制度修订），缺席人数超过1/3时应延期审议。

（三）会议通知要求

1.通知时限：董事会会议需提前10个工作日发送书面通知（含电子形式）；行务会议提前3个工作日；部门联席会议及专题会议至少提前1个工作日。紧急事项需临时召开会议的，应通过电话、即时通讯工具确认参会人员意向后，同步补发书面通知。

2.通知内容：须明确会议时间（具体到分钟）、地点（含线上会议链接及参会密码）、议程（按重要性排序）、参会人员名单（固定成员+列席人员）、材料提交要求（格式、截止时间）及联系人信息。

二、议题管理流程

（一）议题提出与审核

1.提案主体：董事会会议议题由董事长、1/3以上董事、监事会或管理层提出；行务会议议题由行长、副行长或各部门（经分管行领导同意）提出；部门联席会议议题由主办部门提出；专题会议议题由主责部门或分管行领导提出。

2.提案要求：所有议题须填写《会议议题申请表》，内容包括：议题名称、背景说明（现状、问题或机会）、建议方案（具体措施、资源需求）、风险评估（法律合规、操作、市场等维度）、决策依据（制度、监管要求或过往案例）及提请会议审议的具体事项（如“是否通过某制度修订”“是否批准某项目预算”）。

3.审核机制：董事会办公室负责审核董事会会议议题的合规性（是否符合公司章程及监管要求）、必要性（是否属董事会职权范围）及材料完整性；行长办公室负责审核行务会议议题的关联性（是否属经营管理范畴）、可行性（资源是否匹配）；部门联席会议及专题会议议题由召集人或其授权的综合管理部门审核，重点核查是否已通过部门间初步沟通（避免重复讨论）、是否需上会决策（可通过邮件、OA系统解决的事项不纳入会议）。

（二）材料准备与分发

1.材料要求：议题汇报材料需数据准确（注明来源及统计口径）、分析客观（正反两面论证）、结论明确（避免模糊表述）。涉及财务数据的，需经财务部门复核；涉及法律合规风险的，需附合规管理部或法律顾问意见；涉及业务创新的，需附风险管控方案。

2.材料提交：董事会会议材料需在会前5个工作日提交至董事会办公室；行务会议材料需在会前2个工作日提交至行长办公室；部门联席会议及专题会议材料需在会前1个工作日提交至召集人。材料提交后不得随意修改，确需调整的，需经召集人批准并重新分发。

3.材料分发：所有材料通过行内OA系统或加密邮件分发，敏感材料（如客户信息、未公开财务数据）需标注密级，仅限参会人员查阅，严禁转发。

三、议事与表决程序

（一）会议签到与开场

1.签到管理：参会人员需在会议开始前10分钟完成签到（线下会议签署纸质签到表，线上会议通过系统签到），迟到15分钟以上视为缺席，未签到且未请假的按缺席处理并通报批评。

2.开场环节：主持人宣布会议开始，重申会议议程及纪律要求（如关闭手机或调至静音、禁止录音