公司办公设备管理制度.docxVIP

公司办公设备管理制度

为加强公司办公设备的管理，提高办公设备的使用效率，保障公司各项工作的正常开展，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有办公设备的采购、使用、维护、报废等管理工作。

采购管理

需求评估与申请

各部门根据实际工作需要，在每季度末填写《办公设备采购申请表》，详细说明所需办公设备的名称、型号、数量、用途及预算等信息。部门负责人对申请进行审核，确保申请的合理性和必要性。对于紧急采购需求，相关部门需填写《紧急办公设备采购申请表》，并经部门负责人和分管领导签字批准后，方可进行采购流程。

采购审批

《办公设备采购申请表》或《紧急办公设备采购申请表》提交至行政部门，行政部门对申请进行汇总和初步审核，核实是否有可调配的闲置办公设备。若无可调配设备，行政部门将申请表提交至财务部门，财务部门对预算进行审核，评估采购资金的可行性。最后，申请表需经公司总经理审批，审批通过后方可进行采购。

供应商选择与采购实施

行政部门负责收集办公设备供应商的信息，建立供应商数据库。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，通过招标、询价、比价等方式确定合适的供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确设备的规格、型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购人员按照合同约定进行采购，确保设备按时、按质、按量到货。

验收与入库

办公设备到货后，行政部门组织相关人员进行验收。验收内容包括设备的外观、数量、规格、型号、配件等是否与合同一致，设备是否能正常运行。验收合格后，填写《办公设备验收单》，由验收人员签字确认。验收合格的办公设备及时办理入库手续，登记《办公设备入库台账》，注明设备名称、型号、数量、采购日期、供应商等信息。

配置与发放管理

设备配置原则

根据各部门的工作性质、业务量和实际需求，合理配置办公设备。优先保障核心业务部门和关键岗位的设备需求，避免设备闲置和浪费。遵循标准化和兼容性原则，尽量选择同类型、同规格的办公设备，便于管理和维护。

设备发放流程

各部门根据工作需要，填写《办公设备领用申请表》，经部门负责人签字批准后，到行政部门办理领用手续。行政部门根据申请表和库存情况，发放相应的办公设备，并在《办公设备发放台账》上进行登记，注明设备名称、型号、数量、领用部门、领用人、领用日期等信息。领用人在领用办公设备时，应仔细检查设备的外观和性能，如有问题及时向行政部门反馈。

设备调配

当部门之间出现人员变动、业务调整等情况，导致办公设备需求发生变化时，行政部门可根据实际情况进行设备调配。调配设备时，需填写《办公设备调配申请表》，经调出部门和调入部门负责人签字批准后，办理设备交接手续。行政部门在《办公设备发放台账》上进行相应的变更登记。

使用管理

日常使用规范

办公设备的使用人员应严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备的设置和参数。保持设备的清洁和整齐，定期对设备进行擦拭和保养。不得将办公设备用于与工作无关的活动，严禁在办公设备上安装与工作无关的软件和游戏。

安全管理

办公设备使用人员应注意设备的安全，避免设备受到碰撞、挤压、潮湿、高温等损坏。定期对设备进行杀毒和安全检查，防止病毒感染和数据泄露。下班前，应关闭办公设备的电源，确保设备的安全。

设备借用

公司内部人员因工作需要借用办公设备时，需填写《办公设备借用申请表》，经部门负责人和行政部门负责人签字批准后，到行政部门办理借用手续。借用期限一般不超过7天，如需延长借用期限，需重新办理借用手续。借用人员在借用期间应妥善保管设备，如有损坏或丢失，应按照相关规定进行赔偿。

维护与保养管理

维护保养计划

行政部门负责制定办公设备的维护保养计划，明确维护保养的内容、周期和责任人。维护保养计划应根据设备的使用说明书和实际使用情况制定，确保设备的正常运行。

日常维护保养

办公设备使用人员应负责设备的日常维护保养工作，包括设备的清洁、检查、简单故障排除等。定期对设备进行清洁，清除设备表面的灰尘和污渍。在使用设备前，检查设备的外观和性能是否正常，如发现问题及时向行政部门报告。对于一些简单的故障，使用人员可按照设备的使用说明书进行排除。

专业维护保养

对于一些复杂的设备故障和定期的专业维护保养工作，行政部门应联系设备供应商或专业的维修服务机构进行处理。行政部门在联系维修服务机构时，应选择具有良好信誉和专业技术能力的机构，并签订维修服务合同。在设备维修保养过程中，行政部门应安排专人进行监督，确保维修保养工作的质量和进度。维修保养结束后，行政部门应组织相关人员进行验收，验收合格后填写《办公设备维修保养验收单》。

维护保养记录

行政部门应建立办公设备的维护保养记录档案，详细记录设备的维护保养情况，包括维护保养时间、内容、更换的零部件、维修费用等信息